¿Cuáles son los pasos para elegir un buen proveedor de ERP?

Criterios financieros, técnicos y legales a considerar

El tiempo de toma de decisión para conocer los costos es algo que hace que los proyectos de implementación se alarguen. Helbert Bello considera que los clientes mexicanos y latinoamericanos necesitan más tiempo para tomar una decisión, ya que “la parte de retorno de inversión (ROI) es importante, y debemos asegurar un presupuesto con base en un análisis total de propiedad, por lo que recomendamos hacer un análisis de costo total de propiedad (TCO) y una visión a cinco años. Es importante que los clientes entiendan que esta decisión afectará los próximos 5 a 10 años y que hay que pensar en un proveedor a largo plazo.”

El siguiente paso es recopilar los requerimientos y evaluar a los proveedores, así como identificar las soluciones que mejor se ajusten a los requerimientos del proyecto. “Es importante verificar que los proveedores tengan la experiencia necesaria en el mercado y evaluar todo esto para llegar a una lista corta de dos o tres proveedores. Para esto, utilizamos un proceso de RFP (Request for Proposal) que nos permite obtener información detallada sobre los costos de implementación, los precios de los servicios, los costos de suscripción o licenciamiento, entre otros aspectos importantes.”

Este proceso es crucial ya que los proveedores están muy ocupados con muchos proyectos y clientes en el mercado actual. Por lo tanto, es preferible trabajar solo con 2 o 3 proveedores para asegurarnos de que los proveedores estén comprometidos y tengan una buena oportunidad de cerrar el contrato.

“Una vez que hemos reducido la lista de proveedores, es importante considerar el análisis de costo-valor para determinar cuál es la mejor solución. A veces, puede haber proveedores que ofrecen soluciones similares, pero con diferentes características, como hosting y nube. Por lo tanto, es importante evaluar cuidadosamente estas opciones y determinar cuál es la mejor para nuestra empresa en términos de costo, capacidad y funcionalidad.”

Por otra parte, hay que analizar el costo de uso de la nube y todas sus ventajas, sin embargo, hay diferentes maneras de analizar el costo y el valor, ya que en un caso tendrán un costo de hosting –y tal vez la compra de licencias para tener este sistema en hosting– mientras que, en el otro caso, el costo será una suscripción mensual. “Esto significa que hay una inversión diferente, donde en un caso es más gasto operativo y en el otro es más inversión de capital. Por lo tanto, es necesario hacer un análisis justo del costo y el valor, y demostrar este análisis a la junta directiva para tomar una decisión”, explicó Bello.

En cuanto al tema legal y de cumplimiento, para nadie es un secreto que el proceso de revisar contratos y negociar es un lío terrible que la mayoría de los clientes no disfrutan. “Normalmente se lo pasan a un abogado, quien revisa la parte legal, pero no verifica si el alcance del proyecto está en el contrato. El contratista puede encargarse de la revisión de los contratos y asegurarse de que el alcance esté reflejado en el contrato, y que coincida con lo que están viendo en las propuestas de planes de implantación, licencias, suscripciones, y en la negociación de costos.”

Seguir una ruta predefinida para no perder la meta

¿Cómo podemos superar los desafíos antes mencionados?

De acuerdo con el ejecutivo de Technology Evaluation Centers, calquier persona podría hacerlo si tiene tiempo, pero hoy en día lo más difícil es tener tiempo. Por lo tanto, es importante utilizar una metodología con pasos sencillos para cubrir estos problemas. Comenzar por entrevistar a los usuarios e involucrarlos en el proceso, no solo para recopilar requisitos, sino también para que tengan una voz y puedan participar en la toma de decisiones. Es necesario poner estos requisitos de manera organizada para que los proveedores puedan entenderlos fácilmente.

Helbert Bello aconseja que, antes de pedir precios, se compararen los sistemas para asegurarse de que se ajusten a los requisitos. “No se debe comprar basándose solo en el precio, sino en el valor y en si el sistema es adecuado para las necesidades del negocio.”

Es importante también involucrar a la alta dirección y explicarles la importancia del proyecto, el ROI y el análisis de costo en valor. “La dirección debe estar en contra de retrasar el proyecto y estar siempre presente en el proceso, recibiendo informes y actualizaciones para asegurarse de que el proyecto tenga éxito”, dijo.

Agregó que “los proyectos más exitosos son aquellos en los que la dirección está comprometida con el proyecto y recibe informes regulares sobre su progreso; por ello, no se debe dejar todo en manos del personal financiero que, en la mayoría de los casos, son los que contratan el proyecto.”

Definir una lista de proveedores más corta es una decisión sencilla una vez que se tiene toda la información acerca de los sistemas. “No hay problema en cortar a aquellos que no cumplen con los requisitos. Como pueden ver en este ejemplo, uno de los sistemas tiene un 100% de cobertura, otro un 78% y otro un 96%. Por lo tanto, seleccionaremos los dos primeros con un 96% y 100% de cobertura para realizar el ERP.”

Ya que no sólo se trata del precio, “también pediremos a los proveedores que identifiquen al mejor implementador y que esté involucrado en la implementación. Si no nos gusta el implementador, revisaremos el plan de proyecto y veremos los puntos de integración y qué sistemas se integrarán. Todo esto debe estar incluido en el ERP. Además de los precios, el sistema nos permitirá crear un análisis de costo y valor.”

Otro de los pasos importantes es la evaluación antes seleccionar al proveedor: “hay que realizar demos con los usuarios para que puedan evaluar las herramientas. Esto nos permitirá tener una mejor visión y entender cómo califican las herramientas. Es importante involucrar a los usuarios, ya que ellos son los que utilizarán las herramientas a diario.”

Finalmente, con base en todas las recomendaciones anteriores, haremos un análisis de TCO y de ROI. “Esto nos permitirá entender cuánto invertiremos en el proyecto y cuánto tiempo tomará recuperar la inversión. Este no es un proyecto que se realice a corto plazo, sino que es una inversión que nos traerá ventajas y mejoras en el largo plazo. La junta directiva debe comprender esto y entender que no sólo se trata de comprar una herramienta bonita, sino de invertir en algo que nos brindará beneficios a largo plazo.”

Para esto, es importante tener en cuenta que hay diferentes propuestas de proveedores, con diferentes sistemas de cobro. Por lo tanto, es difícil comparar todos ellos. Sin embargo, realizando un análisis detallado, podemos comprender mejor los costos de licenciamiento o de suscripción, así como otros costos asociados a la implementación.