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Construya un esquema completo para el presupuesto de su centro de datos
Incluir todos los gastos necesarios del centro de datos durante la planificación del presupuesto puede ser desalentador. Los administradores de TI pueden comenzar con los costos de las licencias de software, las actualizaciones de hardware y la migración a la nube.
La planificación del presupuesto del centro de datos puede ser una tarea masiva. A menudo implica que la gestión de TI colabore con ejecutivos, proveedores, proveedores de servicios y administradores de centros de datos. La clave para un presupuesto integral, y para que sea aprobado, es incluir los costos actuales, futuros y de emergencia, y justificar cada gasto.
Las organizaciones pueden dividir el gasto en tres áreas principales: Licencias de software, expansión de hardware y contratos de mantenimiento de centros de datos.
Un elemento presupuestario importante son las actualizaciones de software. Durante los últimos 20 años, la industria del software se ha movido hacia modelos de licencias basados en suscripciones, que requieren renovación una vez al año como mínimo.
El principal beneficio de un modelo basado en suscripción es el costo predecible. Pero es importante tener en cuenta que la organización nunca posee realmente el software. Además, con el tiempo, los costos a largo plazo pueden ser más altos que una compra directa. Durante el presupuesto, verifique si el proveedor o el revendedor planea cambiar los términos o el precio de la suscripción.
La mayoría de las organizaciones también tienen aplicaciones instaladas bajo una licencia de software perpetua. Para estas aplicaciones, las organizaciones deben verificar cuándo se lanzarán nuevas versiones, si las nuevas versiones serán beneficiosas para la organización y cuánto costará la actualización.
Otra parte de los presupuestos de software es la planificación del cumplimiento de licencias. Se trata de confirmar que la organización tiene el número correcto de licencias legalmente requeridas para el software que utiliza.
Durante este proceso, los gerentes deben reevaluar la cantidad de asientos que necesitan para un software especializado, volver a verificar cuántos asientos están pagando y si el costo por asiento cambiará durante el próximo año.
Adquisición y escalado de hardware
Debido a que las organizaciones deben reemplazar constantemente el hardware obsoleto, los costos de adquisición de hardware son parte de casi cualquier presupuesto anual del centro de datos. También es muy probable que la empresa traiga nuevas cargas de trabajo en línea durante el próximo año y necesite la infraestructura del centro de datos para soportar las crecientes necesidades de procesamiento, tanto en las instalaciones como en la nube.
La adopción de una estrategia en la nube puede hacer que la adquisición de hardware sea algo compleja porque ahora las organizaciones necesitan invertir en más hardware local. Sin embargo, el uso de la tecnología en la nube está impulsando los hábitos de gasto en infraestructura del centro de datos.
«Ahora estamos viendo un crecimiento razonablemente sólido en el gasto de infraestructura del centro de datos empresarial, con los principales catalizadores siendo cargas de trabajo más complejas, requisitos de nube híbrida, mayor funcionalidad de servidor y mayores costos de componentes. No estamos viendo un gran crecimiento del volumen de unidades en la empresa, pero los proveedores se están beneficiando de precios de venta promedio sustancialmente más altos», dijo John Dinsdale, analista jefe de Synergy Research Group.
Durante una evaluación del presupuesto del centro de datos, determine qué cargas de trabajo continuarán ejecutándose internamente y si alguna de esas cargas de trabajo necesita hardware nuevo o ampliado. Si una carga de trabajo se está moviendo a la nube, entonces los administradores de TI deben presupuestar el costo de ejecutar la carga de trabajo en la nube e incluir cualquier licencia o tarifa de suscripción.
Actualización y mantenimiento del hardware
La mayoría de las organizaciones tienen una política de actualización de hardware de larga data. Estas pautas dictan con qué frecuencia se reemplaza el hardware. Esto podría significar que los servidores se reemplazan cada cinco años o que las baterías de la fuente de alimentación ininterrumpida se reemplazan cada dos años. En cualquier caso, los administradores de TI pueden usar la política de actualización de su organización para justificar el gasto en hardware.
Otra consideración es los costos de actualización de discos duros. Algunas organizaciones tienen la política de reemplazar los discos duros cada tres a cinco años. Si una organización se involucra en esta práctica, entonces el costo debe incluirse en el presupuesto de mantenimiento; los administradores deben proporcionar a la gerencia una estimación de cuántos discos duros desean reemplazar, el costo de las nuevas opciones de almacenamiento y los costos de servicio asociados.
Mantenimiento obligatorio
Los costos de mantenimiento son difíciles de planificar porque pueden cambiar año tras año, pero son una parte esencial de las operaciones del centro de datos.
El costo de mantenimiento más obvio son los acuerdos de nivel de servicio del proveedor, especialmente si la organización subcontrata el mantenimiento de las instalaciones o la administración del hardware. Los proveedores de almacenamiento, los proveedores de servidores y los revendedores de valor agregado a menudo requieren la adquisición de un contrato de mantenimiento anual. El precio de estos contratos tiende a cambiar de un año a otro, por lo que es importante confirmar cualquier aumento de costos o cambios en el servicio.
Las organizaciones también deben reservar algo de dinero en el presupuesto de mantenimiento para reparaciones inesperadas, como un fallo de la unidad de refrigeración o conectores de alimentación defectuosos.
Gastos inteligentes con planificación de capacidad
Independientemente de lo que incluya el presupuesto del centro de datos, existe la posibilidad de que se solicite a los administradores de TI que justifiquen su plan de gastos.
Aproveche las herramientas de planificación de capacidad, como eG Enterprise y Turbonomic, o el software de administración de infraestructura de centros de datos. Estas aplicaciones rastrean el crecimiento y el consumo de recursos y pueden ayudar a las organizaciones a asignar con mayor precisión el gasto en recursos de TI. Los gerentes pueden usar los datos de planificación de capacidad para mostrar que sus números no fueron sacados de la nada, sino que se basaron en análisis de consumo válidos.
Los datos de planificación de capacidad brindan información a los ejecutivos de la gerencia para justificar cualquier gasto futuro y también ayudan a la organización a evitar el gasto excesivo en componentes innecesarios del centro de datos o la escasez de recursos.
