Conceptos básicos de administración de recursos empresariales

Conocer a detalle la definición correcta de las herramientas empresariales es muy relevante, ya que son soluciones que se utilizan diariamente en el entorno de las organizaciones. Por ello Intelisis, empresa mexicana de desarrollo de TI, definió los términos más relevantes de estas herramientas fundamentales.

“Conforme el mundo empresarial va creciendo, los procesos operativos y administrativos dentro de las organizaciones se vuelven complejos y, por consiguiente, es recomendable optimizarlos adecuadamente para facilitar una buena toma de decisiones”, comentó Julio Olmos, director de producto de Intelisis.

La empresa organizó algunos de estos conceptos en un glosario:

• Recursos empresariales: Son aquellos recursos materiales, financieros, humanos y tecnológicos con que la empresa cuenta y con los que diariamente opera.
• Software: Término informático que hace referencia a un programa o conjunto de programas, instrucciones y reglas de cómputo que  permiten ejecutar diferentes tareas incluyendo datos, procedimientos y pautas, para realizar tareas dentro de un sistema de informática.
• Base de datos: Es el conjunto de datos organizados que contiene información referente a una temática categorizada de distintas formas, vinculándose entre sí, y que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto.
• Control de calidad: El control de la gestión de calidad es una de las principales políticas a seguir por las empresas que deseen crecer organizada y controladamente, haciéndolas de esta manera más competitivas y rentables.
• Software ERP: Enterprise Resource Planning en inglés, o Planeación de los Recursos Empresariales, es el software de gestión de negocios que permite automatizar y conectar los procesos entre las áreas de negocio que interactúan entre sí. Áreas como la financiera, administrativa, operación, inventario, producción, ventas, así como el resto de la empresa, podrán estar conectadas para el intercambio ágil de la información.
• Software CRM: Software de gestión de servicio a clientes que mejora el control y administración para retener al cliente y obtener referencias positivas dentro del negocio. Además, proporciona los datos que se requieren de cada uno de los contactos para dar seguimiento a sus respectivas tareas y fijar objetivos en relaciones a largo plazo para posteriormente fidelizarlo. En inglés, se llama Customer Service Management.
• Bussiness Intelligence: Herramienta que permite tener visibilidad completa y detallada para la toma de decisiones en el momento en que se requiera, con información útil y confiable mostrada en tableros (dashboards), que integran reportes, proyecciones y estimaciones para conocer los indicadores de rendimiento de mayor importancia para la empresa. Entre los cuatro principales beneficios de estas soluciones están: contar con acceso total y en tiempo real a la información, facilitar el análisis y la interpretación de resultados, detectar tendencias y aumentar márgenes de utilidad, rentabilidad y liquidez al coordinar cada área de la organización. En español, se llama Inteligencia de negocios.
• Tableros o Dashboards: Aplicaciones de inteligencia de negocios que permiten visualizar la información más importante para monitorear, analizar y administrar el desempeño del negocio de manera más efectiva. Deben ser vistos más que como una pantalla con gráficas atractivas, como un sistema de información que ayuda a las organizaciones a optimizar su desempeño y alcanzar sus objetivos estratégicos.
• Trazabilidad de actividades: Se define como la integración empresarial y conexión a través del sistema ERP, logrando una comunicación natural que reducirá tanto los costos como los tiempos de respuesta de clientes. Se cuenta con toda la información en el mismo formato de registro donde se inscriben los datos generales y los resultados logrados.
• Kiosco de facturación: Es el servicio de automatización de facturación, que puede funcionar desde un móvil para hacer más eficientes los procesos fiscales de la empresa.
• Aplicación de gastos: Programa para mantener un control de gastos y ayudar a hacer más eficiente el flujo monetario destinado a recursos de viáticos por parte de la empresa.