Cómo renegociar su contrato ERP durante una pandemia

Comiencen una conversación con su proveedor

Marcus Harris: Deberían tener una conversación con su proveedor si no cumplen con las obligaciones contractuales o si tienen problemas para brindar servicios. Hablen con los responsables de la toma de decisiones para averiguar qué está sucediendo y utilicen su incapacidad para actuar como palanca para renegociar los términos onerosos en ese acuerdo. No hablen con su ejecutivo de ventas, que tiene el incentivo de venderle servicios adicionales o productos de software; suban al nivel directivo. Tengan una conversación sincera con un ejecutivo de negocios para analizar sus opciones y el grado en que sus disposiciones contractuales le afectan negativamente.

Marcus Harris

Por ejemplo, es posible que tengan una enorme cantidad de inventario en estantes ahora. Debido a que han despedido a la mitad de sus empleados, tiene que haber algo de alivio. Trabajen con el proveedor y encuentren soluciones creativas, pero háblenlo prácticamente desde una perspectiva comercial. Luego, asegúrense de que cualquier concesión que obtenga sea revisada por su abogado e incorporada en una enmienda a ese contrato. Si están en medio de la compra de servicios o software adicionales, tienen mucho más apalancamiento de lo que creen que tienen, por lo que pueden presionar para obtener algunos buenos términos contractuales. Este período de incertidumbre puede ser una oportunidad [para renegociar su contrato ERP] y, si puede obtener mejores condiciones, debe hacerlo.

Hacer una declaración de trabajo

Harris: La declaración de trabajo [statement of work, o SOW] es el documento que gestiona el proyecto, y ustedes tienen que incluir tantos detalles como sea posible. Su objetivo con estos documentos contractuales es administrar cuidadosamente su relación con ese proveedor de software, idealmente para el ciclo de vida de un proyecto, pero también el ciclo de vida de cuánto tiempo usará ese producto. El objetivo es poder sacar un contrato bien redactado, que piense en todas estas contingencias y las tenga en su lugar. Deberían poder decir [al vendedor]: 'Entiendo que no estás de acuerdo con que tienes que hacer esto, pero esto es lo que dice el contrato y aquí hay tres puntos que debes hacer cuando esto pasa.' Si usted tuvo un asesor legal razonablemente competente para negociar sus contratos, muchas de estas contingencias deberían tenerse en cuenta, pero a menudo no lo son. Esta es una excelente oportunidad para entrar y empujar la necesidad de un orden de cambio y renegociar porque las circunstancias han cambiado fundamentalmente.

Examinen acuerdos para la entrega de servicios SaaS

Harris: También existe un riesgo asociado con la entrega de servicios en la nube. Si actualmente no están en un proyecto, pero tienen un acuerdo en la nube con un proveedor, también deben tener en cuenta la interrupción. Es probable que no se cumplan los niveles de servicio que han negociado con ese proveedor, por lo que desean mantener los pies del proveedor en el suelo y examinar las obligaciones que el proveedor tiene si no cumple con sus niveles de servicio. A veces no se tienen muy buenas opciones, porque los vendedores son expertos en [convertir] esas obligaciones en "algo agradable para tener" en lugar de obligaciones contractuales. En la medida en que esté redactado su contrato, es posible que no tengan suerte y se den cuenta de que las posibilidades de obtener un crédito de nivel de servicio en este entorno han disminuido significativamente.

Usen la cláusula de fuerza mayor

Harris: Este es un escenario sin precedentes, y hay algo en los contratos llamado cláusula de fuerza mayor, que permite a los vendedores y clientes salir de las obligaciones contractuales por 'Actos de Dios'. Es muy probable que, si hay una violación potencial causada por el COVID, esa violación podría ser excusada por la cláusula de fuerza mayor. Ya sea que se trate de una verdadera excusa o no, es muy intensivo en hechos y tienen que contratar a un abogado para que revise esa disposición y vean si se aplica a ese escenario.

Encuentren problemas para renegociar

Harris: En el escenario del COVID, tengan en cuenta que hay cosas para renegociar, como los módulos no utilizados. Si tienen la mitad de su fuerza laboral suspendida, y ese software ahora está solo en el estante, busquen una solución creativa con su proveedor para cambiar eso por algo que realmente usarán. Una de las fuentes de ingresos continuas para la mayoría de las compañías de software, particularmente SAP, es el mantenimiento. En este momento es oportuno: si están tratando de reducir su costo, es realmente un buen momento para tratar de renegociar o crear algún tipo de contrato de mantenimiento con SAP.

Definir el software

Harris: Asegúrense de que la definición de software sea precisa y fácil de entender. El software es una cosa dinámica; es un poco abstracto y no tiene mucho sentido para las personas, por lo que es muy importante tener una definición finita de lo que realmente se está otorgando. Tiene que ser integral. Por ejemplo, definan si están recibiendo actualizaciones y correcciones de errores. Cuantos más detalles pongan en esto, mejor será.

Sean específicos sobre los aumentos de precios

Harris: Tienen que ponerlo en manos del vendedor para que les expliquen exactamente a qué tipo de aumentos de precios van a someterlos, y tienen que poner algunos parámetros alrededor de eso. Si van a reducir su recuento de usuarios, desean tener una disposición en el contrato que les permita reducir su recuento de usuarios y la cantidad de dinero que están gastando en esos usuarios no utilizados.

Sepan cómo salir

Harris: No firmen un contrato del que no puedan salir. Deben tener un lenguaje que detalle cómo van a salir del contrato. Si no tienen eso, no tienen suerte. Desean detallar con la mayor exactitud posible cuáles son los honorarios de rescisión del contrato, el proceso de rescisión, los riesgos asociados y lo que el proveedor puede hacerle si termina antes de tiempo. Todo eso tiene que explicarse de forma específica.