Cómo negociar un acuerdo justo de colocación de centro de datos

Conozca los objetivos y las necesidades de su organización

El primer paso para negociar una tarifa favorable para un espacio de colocación es asegurarse de conocer los objetivos y necesidades de su organización. Después de todo, es casi imposible negociar mucho si ni siquiera comprende completamente qué es lo que necesita. Por lo tanto, es fundamental evaluar completamente los objetivos y requisitos de su organización antes de comenzar a comunicarse con los proveedores de colocación.

Algunas de las preguntas que debería hacerse incluyen las siguientes:

• ¿Cuánto espacio necesito?
• ¿Es probable que mis requisitos de espacio cambien con el tiempo?
• ¿Con qué plazo del contrato (duración del arrendamiento) me siento cómodo comprometiéndome?
• ¿Cuál es mi presupuesto total para la colocación del centro de datos?
• ¿Es probable que se reduzca el presupuesto de TI el próximo año y, de ser así, qué efecto tendrá eso en el alquiler de la coubicación?
• Idealmente, ¿qué tarifa me gustaría pagar por la instalación de colocación?
• ¿Hay algún servicio especial que deba proporcionar el proveedor de colocación?
• ¿Mi organización necesitará acceso físico a la instalación de colocación o es suficiente con las manos remotas?
• Si mi organización no puede obtener todo lo que desea de un contrato de proveedor de servicios, ¿cuáles son mis tres prioridades más importantes?
• ¿Qué acuerdos de nivel de servicio estoy obligado a mantener y cómo afectará el proceso de selección de la instalación de coubicación mi capacidad para cumplir con los acuerdos de nivel de servicio (SLAs) requeridos?
• ¿Cuáles son mis requisitos de seguridad para una instalación de colocación?
• ¿El uso de una instalación de colocación dificultará el cumplimiento normativo?
• ¿Ofrece el proveedor de servicios algún tipo de informes relacionados con el cumplimiento?

Esta no es de ninguna manera una lista completa, pero estas son algunas preguntas importantes que debe considerar al comenzar a evaluar la posibilidad de arrendar espacio en una instalación de colocación.

Descubra qué es negociable y qué no

Cuando se trata de precios, las instalaciones de colocación no son tan diferentes de los concesionarios de automóviles. Muchos concesionarios le permiten negociar el precio de un automóvil, pero hay algunos que utilizan tarifas fijas y precios no negociables. Al evaluar un proveedor de colocación, es importante preguntar por adelantado si el precio es negociable.

Incluso si un proveedor de colocación es firme en sus precios y no negocia el costo del arrendamiento, es posible que haya otros elementos que pueda negociar. Es como comprar un auto modelo básico en un concesionario que no negocia el precio, pero se logra que el concesionario agregue tintado en las ventanas como una concesión.

Cuando se trata de negociar un arrendamiento de centro de datos de colocación con un proveedor que no negocia los montos del arrendamiento, existen muchas otras áreas en las que las negociaciones podrían ser posibles. Sin embargo, tenga en cuenta que su capacidad para negociar el contrato de servicio principal dependerá en gran medida de la cantidad de dinero que esté gastando y de la duración del contrato de arrendamiento. Obviamente, está en una mejor posición de negociación si está gastando mucho dinero, pero incluso las organizaciones que están haciendo una inversión relativamente modesta aún podrían negociar.

Siempre es posible que un proveedor de colocación ofrezca una concesión solo porque usted la solicitó. Esto es especialmente cierto en este momento, dado el estado de la economía, ya que los proveedores de colocación pueden estar ansiosos por llenar el espacio no utilizado en sus centros de datos. Si no puede obtener lo que desea con solo pedirlo, entonces podría considerar solicitar una concesión a cambio de pagar por adelantado una parte del contrato de arrendamiento.

Algunos de los elementos que podría negociar incluyen:

• Energía facturada a una tarifa reducida, si el costo de la energía no está incluido
• Asistencia gratuita o de coste reducido
• Costo de ancho de banda reducido
• Una conexión cruzada gratuita o de costo reducido

Comprender el monto total de los costos de ocupación

Aunque hay algunos proveedores de centros de datos de colocación que ofrecen precios con todo incluido, estos proveedores son raros. En la mayoría de los casos, los costos de arrendamiento de colocación solo representan una fracción del costo total de ocupación. Puede haber costos adicionales significativos tanto iniciales como continuos.

Identificar NRCs

Cuando una organización alquila un espacio con una instalación de coubicación, puede haber cualquier cantidad de costos no recurrentes (NRC). A veces, estos costos están asociados con la firma inicial del contrato de arrendamiento. Por ejemplo, un proveedor de colocación podría cobrar a los posibles inquilinos una tarifa de solicitud. Asimismo, existen proveedores de coubicación que requieren que sus clientes compren una unidad de distribución de energía antes de instalar cualquier hardware de centro de datos.

Es importante tener en cuenta que las NRC también pueden ocurrir en un momento posterior. Por ejemplo, muchas instalaciones de coubicación ofrecen varios tipos de soporte de pago por incidente. Un incidente de soporte podría considerarse un NRC, ya que tales incidentes no ocurren con ningún tipo de regularidad.

Otro ejemplo de un NRC podría ser el costo relacionado con el traslado del hardware de su centro de datos a la instalación de coubicación. Si su organización está manejando la mudanza por sí misma, esto podría significar que habrá costos asociados con el alquiler de un camión y el pago de horas extras al personal de TI para mover el hardware al nuevo espacio del centro de datos.

Si, por otro lado, la instalación de coubicación se va a utilizar para alojar hardware asociado con una carga de trabajo nueva, es posible que deba considerar los costos de adquisición de hardware. Lo más probable es que el hardware se envíe directamente a la instalación de colocación, pero incluso entonces, será necesario instalarlo, lo que inevitablemente requerirá una cantidad significativa de horas de personal.

Vale la pena señalar que algunas instalaciones de colocación no permiten que los clientes tengan acceso físico al centro de datos. En este tipo de entornos, las instalaciones de hardware se manejan a través de un programa de manos remotas y, generalmente, se facturan a una tarifa por hora.

Evaluar todos los MRC

Así como existen cargos únicos y no recurrentes asociados con el uso de un espacio de colocación, también hay cargos recurrentes que ocurren mensualmente. El más obvio de estos cargos es el arrendamiento del centro de datos en sí, pero puede haber varios otros cargos mensuales recurrentes (MRC) y, en conjunto, estos cargos pueden aumentar significativamente el costo total de ocupación.

Uno de esos cargos es el poder. La mayoría de las instalaciones de colocación facturan a sus clientes en función de la energía que utilizan. Algunas instalaciones simplemente miden el consumo de energía del equipo del centro de datos y luego envían una factura al cliente a fin de mes. Sin embargo, otras instalaciones diferencian las formas en que se utiliza la energía. Por ejemplo, una instalación de colocación podría analizar la cantidad total de energía que se consume para cosas como luces y refrigeración, y luego dividir el costo entre sus clientes en función de la cantidad de espacio que cada cliente alquila. En otras palabras, los costos de cada cliente son proporcionales a su huella en el centro de datos. En tales casos, la energía consumida por el hardware del centro de datos se factura por separado cliente por cliente.

Otro MRC que probablemente encontrará es el consumo de ancho de banda. En la mayoría de los casos, las instalaciones de colocación no incluyen el ancho de banda de internet en el costo del arrendamiento. Lo mismo puede decirse de las conexiones cruzadas, que generalmente también incurren en un MRC, además de un posible cargo de configuración único.

Algunas instalaciones de colocación también cobran a sus clientes por un contrato de soporte obligatorio. Los contratos de soporte tienden a facturarse mensualmente o anualmente y están diseñados para compensar el costo de usar personal del centro de datos para abordar los problemas técnicos del cliente.

Una vez más, cada proveedor de colocación tiene su propia forma de hacer las cosas. Vale la pena señalarlo. Sin embargo, los contratos de servicio obligatorios no garantizan necesariamente un soporte técnico ilimitado. En algunos casos, un centro de datos puede cobrar una tarifa de soporte anual que cubre el costo del soporte de manos remotas, pero luego factura el soporte de manos inteligentes según el pago por incidente. En este tipo de situaciones, el soporte de manos remotas cubriría solo los problemas de soporte más básicos, como apagar y encender un servidor o verificar el estado de una luz indicadora en una pieza de hardware. Las solicitudes de soporte más avanzadas, generalmente cualquier cosa que requiera experiencia en TI, serían soporte de manos inteligentes.

Examine de cerca el SLA

Al negociar un acuerdo de colocación de un centro de datos, es extremadamente importante tener en cuenta el acuerdo de nivel de servicio (SLA) que ofrece el proveedor de colocación. Los proveedores de coubicación generalmente definen su SLA de dos formas.

La primera forma en que un proveedor de coubicación podría definir un SLA es clasificando el centro de datos según el nivel. Hay cuatro niveles de centros de datos diferentes, cada uno con su propio nivel de resistencia:

• Nivel 1. Sin redundancia ofrecida por el centro de datos.
• Nivel 2. Al menos algún nivel mínimo de redundancia para energía y enfriamiento.
• Nivel 3. Redundancia suficiente para mantener el centro de datos operativo durante 72 horas en caso de un corte de energía.
• Nivel 4. Redundancia total con la capacidad de permanecer en línea durante 96 horas o más después de un corte de energía.

La otra forma en que los SLA se expresan a menudo es mediante una serie de nueves. Por ejemplo, muchos centros de datos anuncian cinco nueves de disponibilidad, lo que significa que los servicios del centro de datos están disponibles el 99,999% del tiempo. Algunos proveedores ofrecen SLAs aún más estrictos de seis (99,9999%) o incluso siete nueves (99,99999%) de disponibilidad.

Independientemente del método que utilice un proveedor de colocación para transmitir su SLA, es extremadamente importante observar lo que cubre el SLA. Algunos proveedores de colocación ofrecen SLAs que cubren todos sus servicios de centro de datos. Esto significa que el proveedor garantiza un cierto nivel de disponibilidad para cosas como energía, refrigeración, conectividad a internet y, posiblemente, incluso, soporte técnico. Otros proveedores de colocación ofrecen acuerdos de nivel de servicio que solo se aplican a la disponibilidad de energía. Es posible que estos proveedores no ofrezcan ninguna garantía sobre la disponibilidad de otros servicios del centro de datos.

Si está evaluando varias instalaciones de colocación para determinar cuál es la que mejor se adapta a sus necesidades, entonces es importante realizar una comparación en paralelo del SLA de cada proveedor. Puede encontrar que, incluso si dos proveedores diferentes ofrecen cinco nueves de disponibilidad, uno de los SLA del proveedor puede ser muy diferente del otro en términos del alcance de la cobertura.

Ya sea que esté buscando arrendar una instalación de colocación para fines de recuperación de desastres o porque está superando su propio centro de datos, es importante obtener los términos de arrendamiento más favorables que pueda. Una de las mejores formas de lograrlo es comprender que el costo del arrendamiento normalmente solo representa una fracción de lo que terminará pagando. Los gastos mensuales totales que paga de su bolsillo pueden fácilmente duplicar el costo del arrendamiento.

Asegúrese de leer detenidamente el contrato de servicio principal para que pueda averiguar lo que se le facturará. Una vez que sepa cuáles son los costos, puede tener una idea de dónde enfocar sus esfuerzos de negociación. Recuerde, el costo del arrendamiento no importa tanto como sus gastos mensuales totales. Por lo tanto, podría no ser tan importante negociar el contrato de arrendamiento como lo sería negociar términos más favorables para los costos auxiliares.