Cómo la migración de contenido hacia la nube lleva a la transformación digital

Beneficios de la migración a la nube

Para beneficiar a las organizaciones, un sistema de gestión de contenidos (CMS) en la nube eficiente debe ofrecer lo siguiente:

• Fuente única de verdad. Todos los datos consolidados en un solo lugar simplifican la búsqueda de lo que se necesita.
• Colaboración. El sistema debe ofrecer una fácil colaboración interna y externa.
• Automatización del flujo de trabajo. Un CMS en la nube debe incluir una herramienta de automatización del flujo de trabajo que elimine las tareas tediosas y automatice los procesos complejos.
• Seguridad y cumplimiento. Aunque la seguridad de una organización varía según el sector, un CMS en la nube debe proteger los datos, gestionar las infracciones e incluir servicios de auditoría, descubrimiento electrónico y retención legal, así como análisis forense digital.

Desafíos de la migración a la nube

A medida que las organizaciones migran a entornos en la nube, deben prepararse para los posibles problemas que surjan en el camino. Entre los principales retos se encuentran la resistencia al cambio y los costos.

Resistencia al cambio. Las personas suelen resistirse a los cambios en las rutinas y los flujos de trabajo diarios. Para mitigar la resistencia de los empleados, las organizaciones deben elaborar cuidadosamente planes de gestión del cambio. Una planificación cuidadosa de la migración, como la preparación de muchas migraciones pequeñas en lugar de una migración importante, puede ayudar a conseguir la aceptación de los empleados.

Las organizaciones también pueden esforzarse por encontrar el equilibrio adecuado de los cambios. La migración a la nube debe corregir los problemas, pero no hacer cambios innecesarios. Los cambios en el flujo de trabajo deben complementar la forma de trabajar de los empleados y ayudar a aumentar la productividad.

Costos. Las organizaciones también pueden tener problemas para calcular los costos de las migraciones a la nube. Algunos de los costos que hay que evaluar son el mantenimiento del hardware obsoleto y los flujos de trabajo manuales. Las organizaciones pueden comparar estos costos con los beneficios potenciales de un entorno en la nube, que pueden justificar la inversión.

Qué hay que tener en cuenta antes de migrar

Antes de que una organización migre a un entorno en la nube, debería analizar las siguientes cuestiones:

• ¿A qué puntos de dolor se enfrentan los usuarios? Las migraciones deben abordar y corregir los problemas del flujo de trabajo.
• ¿Puede la organización llevar a cabo un programa piloto con usuarios expertos en contenidos? La participación activa de los compañeros puede promover la aceptación en otros empleados.
• ¿Cómo debe migrar la organización? Las migraciones exitosas se realizan en segundo plano, con una participación mínima de los usuarios. Es más probable que los empleados acepten los cambios que no son perturbadores.
• ¿Cómo debe medir la organización el éxito? Las organizaciones deben probar sus migraciones de forma rigurosa. Los KPI de la migración y las inspecciones aleatorias del flujo de trabajo por parte de supervisores o clientes pueden ayudar a medir el éxito.

Pasos de la migración a la nube

Para que la migración a la nube tenga éxito, las organizaciones deben seguir los siguientes pasos:

Paso 1. Crear un equipo de migración a la nube. Asigne los roles del equipo de la nube, como un gerente de proyecto, un arquitecto de la nube, un desarrollador de la nube, un ingeniero de DevOps y un experto en seguridad de la información.

Paso 2. Identificar los puntos débiles y las oportunidades. Resista el impulso de cambiar todo o nada. Demasiados cambios suponen un riesgo de falta de apoyo a la adopción, mientras que muy pocos cambios pueden automatizar prácticas de flujo de trabajo deficientes.

Paso 3. Encuentre ganancias rápidas. La migración de pequeños grupos de contenido ayudará a mejorar la aceptación y la adopción por parte de los usuarios y permitirá saber qué cambios del flujo de trabajo funcionan y cuáles no.

Paso 4. Minimizar el efecto sobre los usuarios. Evite los cambios bruscos y drásticos en los flujos de trabajo. Las migraciones exitosas parecen ser perfectas para los usuarios.

Paso 5. Repetir. Ejecute la migración como una serie de tareas que se van ampliando a medida que el equipo adquiere experiencia hasta completar la migración.

Conozca los cinco pasos para una exitosa migración a la nube

Las migraciones a la nube y la transformación digital ofrecen flujos de trabajo móviles e integrados que pueden simplificar la gestión de contenidos, aumentar la productividad de los empleados y eliminar los costos de mantenimiento en las instalaciones. Las organizaciones que no migran a entornos en la nube pueden acabar perdiendo clientes en favor de la competencia.