Cinco mejores prácticas de reuniones híbridas para una experiencia de gran calidad

El lugar de trabajo no será como antes de la pandemia de COVID-19, ya que solo el 12 % de las organizaciones planea volver a la oficina a tiempo completo, según el estudio global «Workplace Collaboration: 2021-22» de Metrigy, realizado sobre más de 475 organizaciones. Menos de una cuarta parte de las organizaciones tiene previsto que los empleados vuelvan a utilizar las salas de reuniones como lo hacían antes de la pandemia.

El lugar de trabajo híbrido es el futuro. Para lograr el éxito en este nuevo entorno, los líderes empresariales y de TI deben planificar un futuro en el que las reuniones híbridas, compuestas por aquellos dentro y fuera de la oficina, sean la norma y no la excepción. A continuación, se presentan cinco mejores prácticas de reuniones híbridas para garantizar el éxito.

1. Videoconferencia omnipresente en todos los espacios de reunión. Ya no es aceptable que los asistentes remotos solo tengan acceso a las audioconferencias, en las que no pueden ver a los demás participantes ni lo que se escribe en las pizarras y están en gran medida en modo de escucha. Para garantizar que todos los participantes puedan interactuar entre sí, independientemente de su ubicación, las empresas deben invertir en asegurar que todos los espacios de reunión estén equipados con sistemas de videoconferencia de alta calidad. Lo ideal es que estos sistemas sean compatibles con múltiples aplicaciones de reuniones, tanto internas como externas.

La investigación de Metrigy demostró que el 61,2 % de las organizaciones con el mayor retorno de la inversión o beneficios de productividad por sus inversiones en colaboración están aumentando la implementación de sistemas de salas de videoconferencia, mientras que menos de la mitad de las organizaciones con bajos o nulos beneficios de inversión en colaboración medidos planean hacer lo mismo.

2. Ir más allá del video. Las videoconferencias son excelentes para garantizar que todos los participantes de la reunión puedan verse, pero no abordan la necesidad de idear durante las reuniones ni sustituyen la pizarra física de la sala. Para ofrecer estas capacidades adicionales de las reuniones híbridas, las organizaciones deben invertir en herramientas de pizarra virtual de proveedores como Bluescape, Hoylu, Lucidworks, Miro y Mural.

Estas aplicaciones están diseñadas para permitir a los participantes en las reuniones capturar y compartir ideas y contenidos, no solo durante la reunión, sino también antes y después, para proporcionar un lienzo continuo para la ideación. Muchas de estas herramientas también se integran con las aplicaciones de colaboración de reuniones y equipos para ofrecer una experiencia de reunión y colaboración más fluida en el contexto de los canales de equipo persistentes.

3. Abordar la fatiga de las reuniones. Aproximadamente el 34 % de los participantes en la investigación afirmaron que sus empleados experimentan fatiga en las reuniones debido al gran número de videollamadas. A diferencia de las conferencias de audio, el video requiere una participación más activa y que los participantes permanezcan en una posición fija durante la duración de la reunión. Algunos de los enfoques que las empresas están utilizando para combatir la fatiga de las reuniones son acortarlas de una hora a 45 minutos, fomentar la programación de reuniones más cortas, permitir a los participantes apagar las cámaras, limitar el número de reuniones diarias, exigir descansos entre reuniones e implementar días sin reuniones.

4. Mejorar la experiencia del personal. En el último año se han visto nuevas capacidades para mejorar las experiencias de audio y video, a menudo impulsadas por la IA. Proveedores como Cisco, Logitech y Poly han introducido dispositivos diseñados para escritorios domésticos o de oficina que compensan la luz de fondo, reducen el ruido y encuadran mejor a los participantes en las reuniones. Menos de la mitad de los participantes en la investigación afirmaron que las capacidades integradas en las computadoras portátiles son suficientes para lograr experiencias de alta calidad en las reuniones, por lo que la implantación de estos dispositivos puede mejorar la calidad del audio y el video.

5. Invertir en gestión y análisis. Para lograr una experiencia de alta calidad en las reuniones híbridas se necesita visibilidad del rendimiento de audio y video, así como la capacidad de identificar y abordar los problemas de rendimiento tanto en casa como en la oficina. También requiere análisis que midan la participación en las reuniones para identificar los problemas que afectan negativamente a las experiencias de las reuniones. Mientras que los proveedores de reuniones y puntos finales ofrecen sus propias herramientas de análisis, las capacidades proporcionadas por las empresas de gestión del rendimiento de terceros pueden integrar los informes del rendimiento de la red y de las aplicaciones para obtener una visión más holística.

La realidad, de cara al futuro, es que las reuniones híbridas serán la norma y no la excepción. Planifique ahora de forma proactiva para mejorar las experiencias de video, permitir la ideación, abordar la fatiga de las reuniones e implementar la gestión y el análisis para lograr reuniones atractivas y exitosas para todos los participantes.