Cinco capacidades clave de Microsoft Teams para soportar el trabajo remoto

Hoy, muchas empresas están experimentando algunos desafíos comerciales inusuales que están probando su capacidad de recuperación comercial general, derivada de la pandemia de COVID-19. Muchas compañías requieren que los empleados eviten la oficina y trabajen desde casa para reducir la exposición potencial al virus.

Trabajar de forma remota ha sido una tendencia creciente durante algún tiempo. Según la firma consultora Global Workplace Analytics, más de 4.3 millones de empleados trabajaron desde su hogar en 2018, o aproximadamente el 3.2% de la fuerza laboral total.

Dado el estado actual del mundo, el número de empleados en todo el mundo que trabajan de forma remota ha aumentado dramáticamente. Como resultado, muchos ejecutivos están buscando formas de usar las tecnologías existentes para mantener cierto nivel de productividad de los empleados, incluso cuando no están en la oficina.

Desafortunadamente, no todas las empresas están equipadas con las herramientas adecuadas para apoyar a los trabajadores remotos que necesitan acceso a los datos de la empresa y las herramientas de comunicación. Las organizaciones que usan Microsoft Teams activamente tienen más probabilidades de ser compatibles con los requisitos de trabajo remoto de forma inmediata que aquellas compañías que no lo hacen.

A medida que los ejecutivos de la compañía instruyen a sus empleados para que trabajen desde casa, encontrarán cinco capacidades clave de Microsoft Teams especialmente valiosas.

1. Comunicaciones de emergencia y entrega de recursos relevantes

Los equipos de recursos humanos y respuesta a crisis encontrarán que la mensajería y el intercambio de recursos casi en tiempo real de Microsoft Teams son útiles para las comunicaciones de emergencia. Una empresa puede crear un grupo en equipos donde todos los usuarios activos pueden recibir avisos en tiempo real. Esta característica es especialmente crítica cuando los empleados necesitan recibir comunicaciones relevantes de la administración a través de chat o anuncios publicados en conversaciones de Teams y pestañas de SharePoint.

Los empleados también pueden usar los equipos para acceder a archivos relevantes que podrían ser recursos valiosos durante una pandemia en curso, incluidas las políticas de emergencia, las ubicaciones de las clínicas, las guías de seguridad y las políticas de BYOD, que deben compartirse lo más rápido posible.

2. Acceso a los archivos de trabajo con la pestaña Archivo

Para los empleados que trabajan desde casa que necesitan acceder a los archivos electrónicos con los que normalmente interactúan en la oficina, Microsoft Teams proporciona una pestaña de archivo para cargar documentos y hacerlos accesibles a cualquier usuario con el acceso y la membresía adecuados.

Esta capacidad de Teams para admitir el intercambio y el almacenamiento de archivos brinda una valiosa flexibilidad a los empleados. Ya no están restringidos a la red de la oficina, ya que pueden acceder a los datos almacenados en la nube a través de Teams sin el uso de una red privada virtual (VPN).

3. Usar la computadora como teléfono de oficina

No todas las empresas tienen sistemas de voz sobre IP (VoIP) que admiten el acceso remoto al correo de voz y los números comerciales desde el hogar o la oficina remota. Pero las compañías que ya cuentan con Microsoft Teams pueden recibir llamadas directamente en sus computadoras y teléfonos móviles como si estuvieran en la oficina.

Algunas compañías que ya usan Microsoft Teams para sus necesidades de VoIP encontrarán esta capacidad bastante valiosa. Cuando los usuarios trabajen desde casa, recibirán llamadas en Teams cuando un compañero de trabajo o un cliente marque su línea directa. Esta característica es conveniente para los empleados, ya que no se les pedirá que compartan sus números de teléfono personales. Para las empresas que no usan VoIP, los equipos de Microsoft pueden ayudar a los empleados a comunicarse entre sí mediante capacidades de audio y video.

4. Las reuniones virtuales apoyan la colaboración

La capacidad de organizar o asistir a reuniones de equipo es una parte importante del trabajo y la comunicación sobre proyectos y otros temas relacionados con los negocios. Pero, cuando los empleados ya no pueden reunirse en la misma sala de conferencias, tener una plataforma que pueda soportar las interacciones visuales y el intercambio de contenido se vuelve crítico para su éxito. Las reuniones virtuales de Microsoft Teams permiten a las empresas organizar reuniones con soporte de video completo, pizarras para compartir ideas y capacidades para compartir pantallas.

5. Mantener el trabajo remoto seguro

Ofrecer flexibilidad para que los empleados trabajen desde casa puede venir con su propio conjunto de riesgos de seguridad. Las computadoras domésticas de los empleados pueden no cumplir con las protecciones de la empresa si se utilizan para acceder a los datos empresariales. Este es especialmente el caso de las compañías que alientan a los empleados a trabajar desde casa sin suministrarles dispositivos de propiedad corporativa.

Pero, con Microsoft Teams, esos riesgos se mitigan ya que los empleados pueden usar un navegador web para interactuar con los datos de la empresa sin arriesgarse a conectarse a la red corporativa. Microsoft Teams también ofrece salvaguardas a través del cumplimiento y la seguridad de Office 365 que pueden detectar fugas de datos y otras amenazas en el sistema. Por ejemplo, el sistema bloqueará a un usuario si se detecta un robo de identidad.

Es probable que las organizaciones con flexibilidades que permiten a los empleados trabajar desde casa ya tengan una infraestructura para soportar el trabajo remoto. En esos casos, TI generalmente puede monitorear y controlar remotamente el acceso remoto y la conectividad a sus datos para garantizar su seguridad.

Pero, para las empresas sin políticas de trabajo remotas, el uso de estas capacidades de Microsoft Teams puede ayudar a establecer procesos y procedimientos para garantizar que sus empleados estén capacitados y sean productivos mientras trabajan desde casa.