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Características clave del software de gestión de proyectos y carteras
¿En la nube o en las instalaciones? ¿Tiene las características de colaboración adecuadas? ¿Qué tal el acceso móvil? Cuando compran software PPM, estas son solo algunas de las preguntas que deben hacer las empresas.
Las organizaciones deben considerar numerosos factores al evaluar el software de gestión de proyectos y carteras, todo dentro del contexto de obtener beneficios de PPM y más valor de los proyectos. Las características deben estar correlacionadas con los requisitos del negocio, los detalles del negocio y los objetivos comerciales establecidos. Si bien algunas decisiones y consideraciones de características son obvias y se basan en los límites de la arquitectura de TI o los requisitos de cumplimiento, otras requieren una deliberación significativa y una evaluación franca del crecimiento esperado de la empresa. En resumen, los responsables de la toma de decisiones deben mirar hacia adentro a la empresa antes de mirar hacia afuera a los productos.
Software PPM local vs. en la nube
Esta es la pregunta que enfrentan las empresas con muchas compras importantes de sistemas: ¿en la nube o en las instalaciones?
En la nube, ¿el software PPM está disponible a través de una nube privada o está alojado como parte de un servicio de nube pública?
Algunas empresas se están moviendo a entornos totalmente en la nube, por lo que la disponibilidad del software de gestión de cartera y proyectos en la nube es una prioridad alta. Otros mantienen ciertas aplicaciones comerciales en las instalaciones, a menudo por razones de seguridad, por lo que un modelo de entrega solo en la nube está fuera de discusión.
Con las ofertas en la nube, incluido SaaS, los factores de costo como las suscripciones, las tarifas de mantenimiento, los módulos de expansión y la capacitación son importantes. También es importante tener en cuenta los niveles de servicio y soporte del proveedor y las disposiciones de seguridad cibernética del proveedor de alojamiento.
Para las ofertas locales, los factores de costo incluyen posibles requisitos de hardware, licencias, mantenimiento, implementación, capacitación, servicio y soporte. Las compañías también deben ver el sistema PPM y su calendario de lanzamiento para cualquier actualización potencial que pueda requerir inversiones adicionales.
Características de colaboración
Las características de colaboración representan una importante consideración de compra. La gestión de proyectos y carteras es un esfuerzo de equipo, por lo que colaborar y compartir documentos es vital. Esto incluye características que permiten a los usuarios hacer preguntas y resolver problemas relacionados con proyectos, tareas, recursos, programas y otros problemas.
¿Las capacidades de colaboración del software PPM permiten que los gerentes y los miembros del equipo trabajen juntos fácilmente en la priorización, la asignación de recursos y el flujo de procesos? ¿Puede el equipo profundizar en un proyecto, recurso o tarea específica al colaborar? ¿Están disponibles las capacidades de redes sociales empresariales, la mensajería instantánea y otras herramientas de colaboración fáciles de usar?
Capacidades globales y móviles
Muchas empresas ejecutan múltiples proyectos en todo el mundo, por lo que es importante la capacidad del software de gestión de cartera y proyectos para respaldar las operaciones internacionales. Esto podría incluir una función de conversión de moneda, así como soporte en múltiples idiomas.
Muchas organizaciones también tienen una gran fuerza de trabajo móvil, por lo que la capacidad de admitir el acceso móvil a las funciones PPM es clave. El acceso móvil al software de gestión de proyectos y carteras permite a los usuarios aprovechar las características, independientemente del lugar desde el que trabajan, y puede ayudar a fomentar una mejor colaboración.
Soporte de datos y gobierno
Los beneficios de PPM se alcanzan cuando los sistemas obtienen datos sobre todos los aspectos del proyecto para ejecutivos y gerentes de proyectos, de modo que puedan tomar decisiones sobre priorización, recursos, presupuestos y cronogramas. Por lo tanto, tiene sentido que la importancia de una plataforma sea compatible con la recopilación, el análisis y el intercambio de datos.
Es posible que los datos provengan de sistemas financieros, de recursos humanos y otros sistemas, por lo que el software de administración de cartera y proyectos necesita automatización y flujo de datos. ¿La plataforma admite la exportación de datos en los formatos de archivo más comunes de la industria, tanto de fuentes internas como externas?
La gobernabilidad de los datos, incluida la calidad y seguridad de los datos, es otra consideración. Esto incluye la capacidad de eliminar el ingreso de datos redundantes, así como identificar y corregir datos que violan los criterios de reglas de negocios preconfigurados, que las organizaciones pueden modificar según sea necesario.
Las capacidades de seguridad incluyen controles de acceso a datos, como la capacidad de establecer permisos basados en roles.
Expansibilidad, escalabilidad, flexibilidad
Para las empresas en crecimiento, la capacidad de una plataforma para expandirse y escalarse para satisfacer la creciente demanda de los usuarios, así como para respaldar un número creciente de proyectos, es vital. ¿La plataforma PPM incluye módulos que brindan flexibilidad y permiten una fácil expansión específica del proyecto? ¿Permite a los usuarios activar y desactivar las funciones según sus necesidades en un momento dado?
Integración con otros sistemas
El software deberá trabajar en conjunto con otros sistemas para que la organización pueda obtener importantes beneficios del software de gestión de carteras y proyectos. Esto permite a los usuarios realizar una variedad de tareas relacionadas con el análisis del proyecto.
Estos pueden incluir sistemas financieros, gestión de servicios/aplicaciones de cronometraje, sistemas de gestión de proyectos, plataformas de inteligencia empresarial y plataformas ERP.
