14 consejos para el éxito de la transformación digital

¿Qué hace que la transformación digital tenga éxito?

La realización de estos beneficios empresariales no se produce de la noche a la mañana y depende de muchos factores, desde la implicación dedicada de los líderes empresariales, hasta una sólida comprensión de cómo se pueden utilizar las herramientas digitales y las tecnologías avanzadas, como la IA y el aprendizaje automático.

Los siguientes consejos proporcionan una hoja de ruta para una iniciativa de transformación digital exitosa.

1. Realice una investigación sobre la transformación digital

La transformación digital del negocio es una empresa compleja para la mayoría de las organizaciones. Comience el proceso aprendiendo tanto como sea posible sobre la transformación digital y los sistemas y tecnologías bajo el paraguas de DX. La búsqueda en internet puede producir una gran cantidad de datos sobre DX: qué es, cómo planificarla, los proveedores que ofrecen productos DX y cómo desarrollar planes de proyecto. Las tecnologías DX incluyen, por ejemplo, las siguientes:

• La tecnología en la nube, que admite una amplia variedad de servicios gestionados avanzados, como SaaS y PaaS;
• la IA y el aprendizaje automático, que facilitan el desarrollo de aplicaciones sofisticadas que amplían y mejoran las capacidades humanas;
• la analítica de datos, que utiliza sofisticados algoritmos para generar información adicional procesable a partir de los datos; y
• IoT, que permite la integración de una amplia variedad de dispositivos inteligentes a través de internet en un conjunto de componentes que soportan los requisitos de DX.

2. Identifique y analice las formas específicas en que DX podría mejorar el negocio

Analice cómo funciona actualmente el negocio. Por ejemplo, examinar la interfaz entre los clientes y la empresa: ¿Qué tipo de información sobre los clientes se recoge actualmente? ¿Cómo se formatean los datos, por ejemplo, notas escritas, hojas de cálculo? ¿Qué hace la empresa con esta información? ¿Qué mejoras podrían introducirse para mejorar la experiencia del cliente?

Si los objetivos son mejorar la colaboración y la productividad, su equipo de DX tendrá que observar cómo interactúan actualmente los empleados entre sí y cómo esto afecta a su productividad. Examine y trace cuidadosamente los flujos de trabajo, y analice cómo la tecnología existente facilita –o dificulta– los flujos de trabajo. A continuación, identifique los cambios en estas actividades que dan lugar a una mejora de la colaboración y la productividad.

Los líderes de las unidades de negocio y la alta dirección aportarán sus conocimientos sobre estos cambios en las operaciones empresariales. El análisis se utilizará para establecer un nuevo conjunto de métricas y para identificar nuevas tecnologías y/o mejoras en las tecnologías existentes que ayudarán a la organización a planificar su iniciativa de transformación digital.

3. Informe a la alta dirección sobre los resultados de la investigación inicial

Una vez que haya reunido y analizado la investigación sobre las tecnologías DX y los problemas de rendimiento empresarial, informe a la alta dirección para asegurarse de que comprende el alcance de la empresa, incluyendo lo siguiente:

• las oportunidades y los riesgos del negocio;
• las estrategias para alcanzar los objetivos deseados;
• las inversiones que probablemente se necesiten;
• el tiempo necesario para completar la transformación del negocio;
• el impacto de estas actividades de DX en los empleados y la cultura de la empresa; y
• cómo se van a desplegar los nuevos enfoques a los clientes y a las principales partes interesadas.

4. Obtenga el apoyo de la alta dirección para preparar el presupuesto y el plan estratégico

El siguiente paso es obtener la autorización de la alta dirección para preparar una estrategia, un presupuesto y un plan de implantación de un programa de transformación empresarial. Considere un horizonte de planificación de tres a cinco años como parte de la estrategia general.

5. Colabore con las principales partes interesadas para crear una estrategia y una visión de DX

Se necesitan muchos actores para crear una estrategia y una visión de DX:

• La alta dirección puede identificar los objetivos de la empresa que la iniciativa de DX debe alcanzar.
• Los líderes de las unidades de negocio son los que más saben cómo sus organizaciones apoyan los objetivos de la empresa. También pueden identificar a los miembros de sus equipos de liderazgo que conocen íntimamente los procesos empresariales y que pueden identificar formas de mejorarlos.
• El CIO, el CTO y sus equipos suelen ser los principales actores en la implementación de la iniciativa de DX. Los directores digitales, un cargo relativamente nuevo, pueden identificar los sistemas y tecnologías necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto de DX.

Una declaración de visión de DX describe las aspiraciones de su proyecto de transformación, por ejemplo: «Convertirse en la principal fuente de tecnología X del país». Conocer el objetivo final servirá como punto de encuentro para los empleados. La estrategia de DX recoge numerosas actividades específicas y las orienta hacia un objetivo final que, a su vez, cumple la declaración de visión. La estrategia se basará en el trabajo de investigación realizado por el equipo DX y en la información del CIO y el CTO sobre las tecnologías de DX disponibles y cómo pueden introducirse en la organización. Este último punto es crítico: al desarrollar una estrategia de DX, es importante considerar el impacto del nuevo entorno en los empleados.

6. Cree un plan de proyecto y un presupuesto que se adapte a los cambios de las actividades empresariales

Recuerde que la empresa no deja de funcionar mientras se despliega la tecnología de nueva generación. El plan de proyecto ideal reconoce los matices de los procesos empresariales y no los afecta negativamente durante la migración. Si surgen costos imprevistos, como la necesidad de componentes adicionales y software actualizado, asegúrese de que el presupuesto puede ajustarse según sea necesario, y asegúrese de que la alta dirección es rápidamente informada de cualquier cambio no planificado.

7. Elija tecnologías que se alineen con los profesionales de la empresa

Habrá que examinar y evaluar muchos sistemas, aplicaciones y recursos de red diferentes antes de hacer una recomendación a la alta dirección para un programa de DX. Una iniciativa de transformación empresarial no es una actividad del tipo «probar y ver». La diligencia debida debe realizarse con mucha antelación para poder aplicar la mejor solución posible. Es importante implementar una tecnología que:

• ayude a la empresa a alcanzar sus objetivos empresariales;
• proporcione la mejor experiencia posible a empleados y clientes;
• se adapte a los requisitos empresariales actuales y futuros; y
• haga uso de las tecnologías de IA y aprendizaje automático para proporcionar la inteligencia empresarial necesaria para tomar decisiones inteligentes.

8. Consiga el apoyo de los empleados como parte del proceso de colaboración

Si bien es cierto que la transformación digital requiere el apoyo de la alta dirección, el apoyo de los empleados y la aceptación cultural del programa de transformación empresarial son igual de importantes, ya que los empleados utilizarán los nuevos recursos de DX para mejorar la experiencia del cliente, entre otras muchas actividades. Se convierte en un esfuerzo conjunto de todas las partes de la empresa. Prepárese para demostrar cómo los sistemas de nueva generación facilitarán la asistencia a los clientes por parte de los empleados, se adaptarán rápidamente a las necesidades cambiantes de los clientes y proporcionarán mayor valor a los clientes que los métodos anteriores.

9. Desarrolle métodos de seguimiento y validación del rendimiento

Tenga en cuenta aspectos como las posibles inversiones, el tiempo necesario para la implantación, los impactos culturales, los cambios operativos y las respuestas de los clientes a la hora de desarrollar métricas para analizar diversos aspectos del rendimiento de DX y demostrar su valor para la empresa. La simple implantación de un sistema avanzado de CRM, por ejemplo, sin las actividades de apoyo necesarias –por ejemplo, la formación de los empleados, las pruebas del sistema, la documentación, la medición del rendimiento, el análisis de datos, el apoyo de la dirección y las actividades de respuesta a emergencias– es una receta para el fracaso.

10. Formar, formar, formar

El apoyo de los empleados durante una transformación empresarial puede facilitarse con muchas actividades de formación y concienciación. Lleve a cabo una formación en persona –y a distancia, dependiendo del impacto de la pandemia– para todos los empleados, incluidos los altos directivos y otros que podrían ser los usuarios de primera línea de la nueva tecnología. Esto garantiza que los empleados se sientan cómodos con los sistemas de DX e incluso estén ansiosos por empezar a utilizarlos. Desde una perspectiva cultural, la aceptación de la tecnología es igual al éxito.

11. Probar, probar, probar

Antes de que los nuevos sistemas se pongan oficialmente en producción, pruébelos exhaustivamente para asegurarse de que se identifican y solucionan todos los posibles fallos. Haga que los empleados participen en las actividades de prueba, ya que van a utilizar los sistemas. Si es posible, invite a los clientes clave a participar en las pruebas, ya que sus aportaciones podrían ser importantes.

12. Prepárese para los eventos imprevistos

Al igual que con cualquier tecnología, es esencial contar con planes de emergencia y recuperación de desastres para minimizar cualquier interrupción del negocio causada por un corte de la tecnología. Trabaje con el proveedor o proveedores de DX para asegurarse de que sus sistemas están debidamente protegidos, los servicios de red están disponibles y los componentes de copia de seguridad están disponibles. Si los nuevos sistemas se basan en la nube, asegúrese de que todos los sistemas y datos pueden ser respaldados y almacenados de forma segura para su uso en caso de emergencia.

13. Realice ajustes en los nuevos sistemas en función de las aportaciones de los usuarios

Los empleados que utilizan los nuevos sistemas son los mejores recursos para garantizar que los sistemas funcionan correctamente e identificar los cambios que mejorarán el rendimiento del sistema y las experiencias de los clientes.

14. Revise periódicamente el rendimiento del sistema con respecto a los objetivos empresariales de la empresa

Una vez completado su programa de transformación digital, el trabajo acaba de empezar. Analice todos los datos financieros y de rendimiento disponibles de los sistemas frente a las métricas de rendimiento establecidas, e informe de esos resultados a la alta dirección. Asegúrese también de informar regularmente sobre el rendimiento y los éxitos del sistema a los empleados como forma de reforzar el valor del sistema y, lo que es más importante, su propio valor.