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Wie man einen hybriden Konferenzraum plant
Konferenzräume müssen sich weiterentwickeln, da die Mitarbeiter auch dort die gleiche umfassende virtuelle Meeting-Erfahrung verlangen, die sie auch am Desktop haben.
Die Definition eines idealen Konferenzraums hat sich mit der hybriden Arbeit verändert. Früher bestand die Herausforderung darin, Kameras zu finden, die den Besprechungstisch vollständig erfassen konnten, und Mikrofone, die die Stimme aller im Raum befindlichen Personen klar erfassten.
Die gute Nachricht ist: Die heutigen Kameras haben ein großes Sichtfeld und die Mikrofone haben eine ausgezeichnete Reichweite, sie verfügen außerdem über fortschrittliche Funktionen wie die Eliminierung von Hintergrundgeräuschen.
Doch Unternehmen wollen heute mehr. Sie haben ein ausgezeichnetes Benutzererlebnis für Heim-Desktop-Mitarbeiter erreicht und möchten die Teilnehmer von Besprechungsräumen auf das gleiche Niveau bringen. Sowohl Unternehmen als auch Nutzer wünschen sich echte Gleichwertigkeit bei Meetings, was bei den meisten hybriden Konferenzräumen teuer oder kompliziert sein kann.
Wenn Unternehmen verstehen, was die ideale Konfiguration eines hybriden Konferenzraums ausmacht, können sie die Gleichwertigkeit von Meetings eher erreichen. Zu diesem Zweck müssen Firmen die folgenden fünf Faktoren bewerten:
- eingehendes Video
- ausgehendes Video
- eingehendes Audio
- ausgehendes Audio
- Chat
Untersuchen wir Desktop-Meetings auf diese Faktoren hin und überlegen, was getan werden kann, um das Benutzererlebnis im Besprechungsraum annähernd so gut zu gestalten.
1. Eingehendes Video
Bei einer virtuellen Besprechung im Home-Office sitzen die Teilnehmer in der Regel direkt vor ihrem Monitor. In einem Konferenzraum müssen die Teilnehmer unter Umständen ihren Hals zur Seite neigen, um einen an der Wand hängenden Bildschirm zu sehen.
In einem idealen hybriden Konferenzraum wären an jeder Wand Monitore angebracht, so dass jede Person im Raum direkt nach vorne schauen könnte, um die anderen Teilnehmer zu sehen. Für die meisten Konferenzräume wäre dies jedoch eine komplexe und kostspielige Investition, so dass der nächste Schritt darin bestünde, die Monitore mit Blick auf die Konferenzplattformen zu positionieren.
So könnte der Monitor beispielsweise an einer Wand angebracht werden, die parallel zur Seite eines Konferenztisches verläuft, anstatt ganz am Ende des Tisches. So können die Teilnehmer im Raum in die gleiche Richtung zur Kamera und zum Monitor blicken, ohne sich umdrehen zu müssen. Fernteilnehmer hätten außerdem eine bessere Sicht auf die Teilnehmer im Raum.
2. Ausgehendes Video
Besprechungsteilnehmer, die sich von ihrem Heimbüro aus per Desktop-Video einwählen, sind in der Regel perfekt eingerahmt, wie ein Nachrichtensprecher. Eine Konferenzraumkamera hingegen nimmt den gesamten Raum auf. Anstatt dass die Teilnehmer im Raum ihren eigenen perfekten Rahmen haben, teilen sie sich alle eine Kamera. Das führt dazu, dass jede Person klein und schwer zu sehen ist.
Die Teilnehmer der Besprechungsplattformen im Konferenzraum sind nicht so präsent wie die Teammitglieder, die sich von ihren Heimbüros aus verbinden. Dies ist in der Regel der am meisten diskutierte Aspekt der Konferenzgleichwertigkeit. Sowohl die Anbieter von Videohardware als auch die Dienstleister arbeiten daran, dieses Problem mit einer Vielzahl von Ansätzen zu lösen.
Einige verwenden Sprach- oder Gesichtsverfolgung, um den aktiven Sprecher heranzuzoomen, während andere das größere Bild des Raums in kleinere Bilder der einzelnen Teilnehmer aufteilen. Der Markt hat sich noch nicht für den besten Ansatz entschieden, daher sollten IT-Teams einige Optionen ausprobieren, um zu sehen, was für ihre Meetings am besten geeignet ist.
3. Eingehendes Audio
Remote-Teilnehmer verwenden in der Regel Headsets oder das Audiosystem ihres Computers für Konferenzen. In Heimbüros ist es selten ein Problem, die Gegenseite eines Videoanrufs zu hören. In einem Konferenzraum kann die Audioübertragung weitaus schwieriger sein. Headsets sind keine Option, daher müssen IT-Teams sicherstellen, dass die Videoanlage über ein hochwertiges Lautsprechersystem verfügt. Wenn der Raum so groß ist, dass dies erforderlich wird, sollten externe Lautsprechersysteme in Betracht gezogen werden.
4. Ausgehendes Audio
Headset-Mikrofone und Tischmikrofone haben beide den gleichen Vorteil. Der Mund des Sprechers befindet sich in der Regel nur wenige Zentimeter vom Mikrofon entfernt, so dass es viel einfacher ist, den Ton sauber aufzunehmen. In einem Besprechungsraum tragen wir nicht gerne Headsets, und es ist teuer und umständlich, an jedem Sitzplatz ein Tischmikrofon aufzustellen.
Glücklicherweise verfügen die heutigen Videosysteme über Mikrofone mit hervorragender Tonaufnahme. Die heutige Generation von Video-Bars und Videokonferenz-Audiosystemen kann jeden Redner in akzeptabler Qualität aufnehmen, selbst in einem kleinen bis mittelgroßen Konferenzraum. Für größere Räume sind externe Mikrofonpods oder fortschrittlichere Beamforming-Array-Mikrofone empfehlenswert.
5. Chat
Der Chat kann ein wichtiges Produktivitätsinstrument in Besprechungen sein. Während der Besprechung tauschen die Teilnehmer oft Links und Dateien per Chat aus oder führen sogar Nebengespräche. Es gibt jedoch keine perfekte Methode, um im Besprechungsraum einen Chat zu ermöglichen.
Einige Anbieter von Videohardware unterstützen einen integrierten Chat in ihren Tabletop-Displays. Ein zusätzlicher Monitor an der Wand könnte auch den Chat für die Teilnehmer im Raum anzeigen, aber das ermöglicht ihnen nicht die volle Beteiligung.
Die Teilnehmer könnten von ihren Laptops aus eine Verbindung zur Besprechung herstellen, um den Chat zu nutzen, aber das macht die Durchführung von Besprechungen nur noch komplizierter. Auch wenn dieses Problem bei der Gestaltung des Raums nicht leicht zu lösen ist, sollte man es im Hinterkopf behalten, damit man sich zumindest bewusst ist, dass den Teilnehmern im Konferenzraum möglicherweise einige Informationen entgehen.
Fazit
Auch wenn der ideale hybride Konferenzraum für die meisten Unternehmen weder praktikabel noch realisierbar ist, haben die Home-Offices einen Weg aufgezeigt. Hier wurde ein nahezu ideales Videokonferenzerlebnis geschaffen, wenn die Teilnehmer an ihren Schreibtischen sitzen. Je mehr IT-Teams das Benutzererlebnis im Besprechungsraum mit dem im Home Office vergleichbar machen können, desto besser. Wenn alle Teilnehmer die gleichen Video-, Audio- und Chat-Erfahrungen machen, haben wir echte Meeting-Gleichwertigkeit erreicht.
