Wie man das richtige Dokumentenmanagement-System auswählt

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Dokumentenmanagementsysteme helfen Teams dabei, papiergestützte Arbeitsabläufe durch digitale Prozesse zu ersetzen oder diese zu ergänzen. Außerdem bieten sie eine strukturiertere Alternative zu einfachen Dateiverwaltungssystemen, die die Sicherheit, gemeinsame Nutzung und Konnektivität zwischen Workflows und Anwendungen verbessern.

Ein Dokument ist die universelle Schnittstelle für den Austausch von Geschäftsinformationen. Jedes Geschäftsdokument, einschließlich Rechnungen, Verträge, Stücklisten und Bestellungen, wird in den meisten Fällen manuell auf Papier gedruckt. Dokumentenmanagementsysteme bringen Ordnung und Konsistenz in diese manuellen Prozesse.

Warum braucht ein Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem?

Die Bedürfnisse jedes Unternehmens sind unterschiedlich. Kleinere Unternehmen schätzen unter Umständen die Möglichkeit, manuelle und physische Prozesse zu digitalisieren. Größere Firmen schätzen die neuen Möglichkeiten zur Integration von Dokumentendaten in verschiedene Kunden-, Finanz-, Rechts- und Compliance-Workflows, die effizienter und mit höherer Granularität ablaufen.

Und diese anspruchsvolleren Funktionen werden dank Verbesserungen in den Bereichen künstlicher Intelligenz (KI), robotergestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) und Cloud Computing immer leichter zugänglich und kostengünstiger.

Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein entscheidender Schritt bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Das Beratungsunternehmen Timeshatter setzt zum Beispiel ein Dokumentenmanagementsystem ein, um komplexe Arbeitsabläufe rund um Timesharing-Verträge zu verbessern.

Laut Brian Donovan, CEO von Timeshatter, konnten durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems menschliche Fehler verringert werden. Außerdem wurde der Zugriff auf die Dokumente verbessert und die Zeit, die mit dem Durchsuchen von Aktenschränken verbracht wurde, reduziert.

Unternehmen mit einem hohen Aufkommen an wichtigen Dokumenten werden wahrscheinlich den größten Nutzen aus dem Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems ziehen.

Technologie treibt die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen voran

Intelligente Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP) ist eine relativ neue Funktion zur weiteren Automatisierung von DMS-Funktionen. Die wichtigsten IDP-Verbesserungen nutzen optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) zur Identifizierung von Text, KI zur Interpretation des Layouts und der Bedeutung des Textes, sowie RPA zur Automatisierung von Dokumenten-Workflows. Darüber hinaus verbessert die Cloud die Dokumenten-Workflows und den Datenaustausch mit anderen Anwendungen durch ausgefeilte APIs.

Die Kombination aus IDP und Cloud kann Unternehmen helfen, anspruchsvollere KI- und Machine-Learning-Modelle zu entwickeln. Beispielsweise können Finanzunternehmen IDP nutzen, um automatisch detailliertere Daten aus Kontoauszügen, Gehaltsabrechnungen, Steuerunterlagen und anderen wichtigen Dokumenten zu extrahieren. „Diese Fähigkeit führt zu genaueren Modellen zur Vorhersage von Kreditrisiken, zur Erkennung von Betrug und zur Verbesserung der Planung“, sagt Sam Bobley, CEO und Mitbegründer von Ocrolus, einer Plattform zur Automatisierung von Finanzdokumenten.

Acht Merkmale eines geeigneten Dokumentenmanagementsystems

Um festzustellen, ob eine Plattform die richtige Wahl ist, ist es wichtig, auf bestimmte Werkzeuge des Dokumentenmanagementsystems zu achten.

1. Cloud-Zugang und Berechtigungen

Der Cloud-Zugang ist von entscheidender Bedeutung, da er es den Nutzern ermöglicht, von jedem Gerät aus auf alle Dokumente zuzugreifen. Er trägt auch dazu bei, das Risiko zu mindern, dass Daten nicht verloren gehen oder gelöscht werden können, während Berechtigungen eine gute Möglichkeit sind, den Dokumentenzugriff für verschiedene Personen zu ermöglichen oder einzuschränken.

2. Eingabe von Dokumenten aus mehreren Quellen

Es sollte verschiedene Möglichkeiten geben, Dokumente in die Plattform einzubringen. Man sollte sicherstellen, dass ein Dokumentenmanagementsystem die Eingabe von Dokumenten über verschiedene Quellen wie E-Mail, Scanner, Apps und Massen-Uploads ermöglicht. Und wenn es sich um eine wesentliche Quelle in einem Unternehmen handelt, sollte ein Unternehmen untersuchen, wie nahtlos es mit den erforderlichen Arbeitsabläufen funktioniert. Erfordert beispielsweise der E-Mail-Upload einen zusätzlichen Schritt, oder kann das Debitorenbuchhaltungsteam einen Rechnungszahlungsprozess mit einem einzigen Klick – oder besser noch ohne Klicks – starten?

3. Dokumentenkontrolle über Version, Autor und Zeit

Funktionen zur Versionskontrolle von Dokumenten können Teams dabei helfen, Änderungen zu koordinieren, um über komplexe Produkte zu kommunizieren, insbesondere in der Fertigung. So können Teams beispielsweise an verschiedenen Dokumenten arbeiten, wie einer Stückliste oder einer Beschaffungsanfrage. Robuste Versionskontrollfunktionen helfen, Kommunikationsprobleme zu erkennen und zu vermeiden, wenn Dokumente aus dem Takt geraten.

4. Sicherheit

Die Sicherheit sollte bei jeder neu integrierten Software oder Technologie oberste Priorität haben. Zu den Dingen, auf die man achten sollte, gehören Verschlüsselung während der Übertragung des Dokuments und im Ruhezustand, Unterstützung für rollenbasierten Zugriff, umfassende Prüfprotokolle und die Möglichkeit der Revisionsindizierung. All diese Punkte sind für sich selbst und zur Vereinfachung der Einhaltung von Vorschriften wichtig.

5. Intelligente Organisation

Je mehr Dokumente die Benutzer der Datenbank hinzufügen, desto komplexer wird theoretisch auch deren Verwaltung. Achten Sie genau auf die Funktionen zur Kennzeichnung, Bewertung und sonstigen Kategorisierung, da diese den Benutzern helfen, die benötigten Dateien effizienter zu finden.

6. Erweiterte Indizierung

Informieren Sie sich über die erweiterten Indizierungsfunktionen der Tools. Eine ordnungsgemäße Indizierung von Dokumenten verbessert das Auffinden von Dokumenten, die Zugriffskontrolle und die Berichterstattung. Zu den beliebtesten DMS-Funktionen für die Indizierung von Dokumenten gehören die Indizierung von Metadaten, die Erkennung und Indizierung von Inhalten, die Indizierung von Versionen und Revisionen sowie die automatische Nummerierung von Dokumenten.

7. Pull Printing

Streng regulierte Unternehmen sollten auch die Unterstützung des Pull Printing in Betracht ziehen, bei dem Dokumente erst dann gedruckt werden, wenn sich der Benutzer am Gerät authentifiziert hat. Auf diese Weise wird verhindert, dass Dokumente von Unbefugten entwendet werden, und es können größere Menschenansammlungen um das Gerät herum vermieden werden, so dass sich die Mitarbeiter nach der Pandemie wohler fühlen, wenn sie ins Büro zurückkehren.

8. Hyper-Automatisierungsfunktionen

RPA kann bei der Automatisierung von DMS-Workflows helfen, aber jemand muss die RPA-Bots manuell erstellen. Hyper-Automatisierung ist eine aufkommende Fähigkeit zur Automatisierung des Prozesses der Erstellung von Automatisierung. Halten Sie Ausschau nach Human-in-the-Loop-Funktionen, die beobachten können, wie Menschen Dokumente verarbeiten. Dies kann die Bemühungen beschleunigen, die Vorteile von KI, RPA und Cloud-Initiativen zu kombinieren.