Wie Projektmanager mit PPM-Software Projekte überwachen
PPM-Software liefert Unternehmen einen besseren Einblick in Projekte. Entscheidungsträger können damit Projekte verwalten und Ressourcen optimal zuweisen.
Software für das Projektportfoliomanagement (PPM) ist ein wichtiges Instrument für jedes Unternehmen. Verantwortliche können damit Projekte besser bewerten und priorisieren und auf diese Weise den Umgang mit Projekten optimieren.
Davon können auch Initiativen für die Softwareentwicklung profitieren. Was aber müssen Unternehmen bei der Evaluierung von PPM-Software beachten? Um die potenziellen Vorteile von PPM-Software zu nutzen sollten zunächst die grundlegenden Funktionen analysiert werden.
PPM-Funktionalität
PPM-Systeme leisten grundsätzlich Folgendes:
Projekte lassen sich auf den potenziellen Unternehmenswert analysieren
Mit der PPM-Software können Unternehmen Projekte anhand von Daten und Metriken bewerten. So lässt sich der potenzielle betriebliche Nutzen eines Projekts ermitteln. Unternehmen können dann Projekte entsprechend ihrer Relevanz priorisieren. PPM kann auch verwendet werden, um den Wert von Projekten in Bezug auf die strategischen Ziele zu demonstrieren.
PPM liefert die Übersicht und Transparenz, um mehrere Projekte zu überwachen, Abhängigkeiten zu identifizieren und Projekte zu verbinden
PPM bietet Einblick in praktisch alle Aspekte von Projekten - einschließlich Budgetmanagement, Risiken, Zeitpläne, Ressourcen und Status. Manager können auch Abhängigkeiten zwischen den Projekten einsehen, so dass Ressourcen gemeinsam genutzt werden können. Sie sehen auch, wie der Fortschritt oder die Verzögerung eines Projekts ein anderes begünstigen oder behindern. PPM gibt zudem Aufschluss darüber, warum das Management ein Projekt gegenüber einem anderen priorisieren sollte.
Mit PPM lassen sich Ressourcen und Projekte priorisieren – basierend auf aktuellen und zukünftigen Anforderungen
Ein Unternehmen bewertet Projekte und Ressourcen nicht im luftleeren Raum, sondern im Kontext sich ändernder Anforderungen und Ressourcen. Prioritäten verschieben sich – was heute wichtig ist, steht in sechs Monaten möglicherweise nicht mehr im Fokus. Zum Beispiel kann die Prognose für die Nachfrage nach einer bestimmten Anwendung sprunghaft ansteigen. Dies kann die Manager dazu veranlassen, dem Entwicklungsprojekt eine höhere Priorität einzuräumen und mehr Ressourcen für dieses Vorhaben bereitzustellen.
Nicht alle Projekte sind hinsichtlich des potenziellen Werts gleich, und hier kommen weitere Vorteile von PPM ins Spiel: Die Verringerung der Relevanz von Projekten mit geringem Wert und manchmal sogar die Eliminierung von Projekten mit geringem Wert.
PPM stellt sicher, dass die Projekte im Budget und in der Zeit bleiben
Mit PPM-Tools können Unternehmen wichtige Aspekte von Projekten verfolgen – Kosten, Ressourcen und Zeitpläne. Einige PPM-Programme verfügen über ein Pipeline-Management. Mit dessen Unterstützung sind Unternehmen in der Lage festzulegen, wie sie eine Reihe von Projekten in einem Portfolio innerhalb einer bestimmten Zeit ausführen sollten, wenn die verfügbaren Ressourcen zur Verfügung stehen. Das Ressourcenmanagement ist eine weitere PPM-Funktion. Damit sind die Ressourcen nachverfolgbar, so dass das Budget von Projekten eingehalten werden kann.
PPM eliminiert das Rätselraten bei der Projektplanung
Mit PPM-Plattformen müssen Manager nicht mehr raten, ob es sich lohnt, eine Reihe von Projekten fortzuführen und ob sie die Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abschließen werden. Sie müssen auch nicht mehr raten, wenn es um die Priorisierung von Projekten geht – etwas, das besonders für Unternehmen mit stark begrenzten Ressourcen wichtig ist.
Mögliche Vorteile von PPM-Software
Der Nutzen von PPM-Software erstreckt sich über die gesamte Organisation. Einer dieser PPM-Vorteile ist die Reduzierung der Fehlerraten für Projekte. PPM-Tools allein können angesichts der vielen Variablen nicht garantieren, dass Projekte letztendlich erfolgreich sein werden. Aber sie können sicherstellen, dass die Projektmanager das bekommen, was sie brauchen: nämlich die Ressourcen, die sie benötigen, um die Erfolgswahrscheinlichkeit zu erhöhen. Die Software kann dabei helfen, Probleme wie das Fehlen eines angemessenen Budgets, Projektverzögerungen, schlecht verwaltete Ressourcen und die mangelnde Ausrichtung von Projekten an den Unternehmensstrategien zu lösen.
Ein weiterer potenzieller Vorteil von PPM-Software betrifft die Kostenkontrolle. Die Kostenkontrolle umfasst Prozesse, die sich auf Planung, Schätzung, Budgetierung, Finanzierung und Verwaltung konzentrieren. Diese gehören zu den Bereichen, die von PPM-Tools überwacht und gesteuert werden.
Die Reduzierung der Durchlaufzeiten von Projekten ist ein weiterer Nutzwert. PPM kann diese Durchlaufzeiten verkürzen, indem die Arbeit im Zeitplan gehalten und eine effektivere Ressourcenzuweisung sichergestellt wird. Mit einer kürzeren Zeit bis zur Projektfertigstellung können Unternehmen Werte schneller realisieren.
Nicht alle Projekte sind hinsichtlich des potenziellen Werts gleich, und hier kommen weitere Vorteile von PPM ins Spiel: Die Verringerung der Relevanz von Projekten mit geringem Wert und manchmal sogar die Eliminierung von Projekten mit geringem Wert. Einer der wichtigsten Punkte bei einem Portfolio ist, dass das Unternehmen die wichtigsten Projekte priorisieren kann, damit es die benötigten Ressourcen erhält.
Schließlich bietet PPM auch Automatisierungsfunktionen, die den Zeitaufwand für die Projektverwaltung und -überwachung reduzieren. Einige PPM-Tools verfügen zum Beispiel über automatisierte Berichts- und Visualisierungsfunktionen. Diese ermöglichen es Anwendern, Ergebnisse zu präsentieren und auf Dashboards für Entscheidungsträger bereitzustellen.
Manager können die Portfolio-Performance visualisieren und analysieren, um Probleme zu finden, und eine visuelle Darstellung von Trends und Daten erhalten. Letzteres unterstützt sie bei der Entscheidungsfindung und bei der Priorisierung von Projekten.
