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Wie Dokumentenmanagement hybride Arbeitsgruppen unterstützt
Dokumentenmanagement spielt eine Schlüsselrolle für hybride Arbeitsgruppen. Unternehmen müssen daher eine Strategie für eine sichere hybride Zusammenarbeit ermöglichen.
Für Unternehmen, die ihre Prozesse vor der COVID-19-Pandemie digitalisiert haben, ist die digitale Arbeit – einschließlich der Arbeit mit elektronischen Dokumenten – nicht länger ein Ziel, das es zu erreichen galt, sondern der primäre Weg, Geschäfte zu machen.
Viele Unternehmen mussten allerdings schnell lernen, den Betrieb aufrechtzuerhalten, wenn viele bestehende Prozesse von persönlichen Mitarbeitern an einem Standort abhingen. Da sich hybride Arbeitsumgebungen immer mehr durchsetzen, profitieren zahlreiche Unternehmen von einem verbesserten, dezentralen Dokumentenmanagement.
Dokumentenmanagement in hybriden Arbeitsumgebungen ist von großer Bedeutung, da die neue Normalität eine Mischung aus Fern- und Präsenzmitarbeitern sein wird. Unternehmen müssen die Vorteile geeigneter Dokumentenmanagementstrategien in hybriden Arbeitsumgebungen und Dokumentenmanagementsysteme, die ihren Anforderungen am besten entsprechen, bewerten.
Wie die Pandemie das Dokumentenmanagement verändert
Zu Beginn der COVID-19-Pandemie gab es weniger Auswirkungen auf Unternehmen, die bereits über Remote-Arbeitskräfte oder digitale Arbeitsstrategien verfügten. Unternehmen, die vor der Pandemie noch nicht vollständig remote arbeiteten, entdeckten unzählige Schwachstellen bei der Zusammenarbeit.
Selbst wenn einige Unternehmen zu Beginn der Pandemie noch Tools für die gemeinsame Nutzung von Dateien im Netzwerk verwendeten, waren die meisten nicht bereit, dass ihre gesamte Belegschaft gleichzeitig VPNs nutzen sollte. Dies führte dazu, dass viele Unternehmen ECM-Dienste (Enterprise Content Management) einsetzten, die eher den unmittelbaren Anforderungen an das Dokumentenmanagement als den langfristigen Vorteilen entsprachen. Jeder Dokumentenmanagementdienst mit Remote-Funktionen – auch wenn er nicht optimal für das Unternehmen geeignet war – konnte dazu beitragen, unmittelbare Anforderungen zu erfüllen.
Fünf Vorteile des Dokumentenmanagements für hybride Arbeit
In dem Maße, in dem Unternehmen zu hybriden Arbeitsumgebungen übergehen, erkennen sie, dass ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement viele Vorteile bietet. Viele Vorteile galten auch schon vor der Pandemie, aber die Unternehmen haben ihnen keine Priorität eingeräumt.
Das Dokumentenmanagement in hybriden Arbeitsumgebungen kommt unter anderem folgenden Geschäftsbereichen zugute:
- Workflow-Management. Unternehmen haben ihre Geschäftsprozesse in den letzten Jahrzehnten digitalisiert. Ein Dienst, der Dokumente an einem zentralen Ort verwaltet, kann es Benutzern ermöglichen, unabhängig von ihrem Standort zu arbeiten und zusammenzuarbeiten.
- Collaboration. Diskussionen und Prozesse, die im gleichen Kontext wie das Dokument stattfinden, können dazu beitragen, die Zusammenarbeit zu erweitern und die Kommunikation zwischen entfernten Mitarbeitern zu erhalten.
- Geschäftskontinuität. Zu Beginn der Pandemie war die Geschäftskontinuität ausschlaggebend für das Dokumentenmanagement, da E-Mails schnell zu einer Herausforderung für die Erstellung, Überprüfung und Verwaltung verschiedener Arten von Inhalten wurden. Unternehmen benötigen Dienste, mit denen Benutzer – unabhängig vom Standort – Dokumente finden und bearbeiten können.
- Auffindbarkeit. Ein gutes Dokumentenmanagementsystem macht Dateien auffindbar. Kein System ist perfekt, aber ein guter Dienst kann die Produktivität steigern und den Zeitaufwand für die Suche nach bestimmten Dokumenten verringern.
- Sicherheit. Dokumente können wertvolle und einzigartige Informationen enthalten. Unternehmen benötigen Dokumentenmanagementsysteme, die wertvolle Dokumente vor Diebstahl schützen und sie sicher aufbewahren.
Lösungen für Dokumentenmanagement
Um ein Dokumentenmanagementsystem effizient zu integrieren, müssen Unternehmen ein System finden, das die Arbeitsweise ihrer Mitarbeiter ergänzt. Die folgenden Optionen bieten Online-Angebote und verschiedene Stufen der Desktop-Synchronisierung, die es Unternehmen ermöglichen, schnell mit dem Dienst zu beginnen.
Darüber hinaus muss ein Unternehmen Informationsmanagement betreiben, bevor es die Technologie für seine gesamte Belegschaft einsetzt, da es sonst vor neuen Herausforderungen steht.
Zu den Dokumentenmanagementsystemen gehören unter anderem:
- Microsoft Teams. Teams hat während der Pandemie stark an Bedeutung gewonnen. Ursprünglich eine Slack-Alternative in Microsoft-IT-Umgebungen, wuchs die Nutzung von Teams stetig an. Mittlerweile bietet das Tool wichtige Funktionen für die Dokumentenverwaltung. Seine größte Stärke sind die verschiedenen Funktionen, die IT-Abteilungen schnell einsetzen können.
- Microsoft 365. Microsoft 365 ist ein Rebranding von Office 365. Es bietet einen anderen Ansatz für das Dokumentenmanagement als Teams. Zwar nutzen beide die SharePoint-Technologie, doch Microsoft 365 bietet einen traditionelleren, projektorientierten Ansatz und konzentriert sich auf die Informationsstruktur. Microsoft 365 eignet sich besser für Unternehmen, die sich für den Anbieter entschieden haben, aber bereits ein Collaboration-Tool wie zum Beispiel Slack verwenden.
- Box. Box hat sich seit seiner Gründung auf das Dokumentenmanagement konzentriert. Seine Plattform ist für Unternehmen geeignet, die in erster Linie Desktop-Synchronisierung und Unterstützung für digitale Geschäftsprozesse benötigen. Der Anbieter bietet eine leistungsstarke API, die die Integration von Dokumenten in andere Systeme vereinfacht. Box verfügt über weniger integrierte Funktionen für die Zusammenarbeit als seine Konkurrenten; Unternehmen mit gemischten Softwareumgebungen können jedoch am meisten von diesem Anbieter profitieren.
- Google Docs. Diese Option wird von Unternehmen oft übersehen. Google Docs ermöglicht die Zusammenarbeit und eine enge Integration für Unternehmen, die Google Mail verwenden. Diese Option hat einige UX-Herausforderungen für die Zusammenarbeit mit externen Parteien. Unternehmen müssen auch das Inhaltsformat genau im Auge behalten, da die Benutzer leicht zu den Google-Äquivalenten für Microsoft Word, Excel und PowerPoint wechseln können.
- Alfresco Content Services von Hyland. Jedes Hyland-Produkt hat unterschiedliche Stärken und eine lange Geschichte im ECM-Bereich. Das Alfresco Content Management System bietet Funktionen für die Zusammenarbeit und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Sie ist Open Source und ermöglicht eine einfachere Konfiguration und Anpassung, wenn ein Unternehmen den Service in seiner Cloud-Umgebung anstelle einer Alfresco-Plattform einsetzt. Um die Möglichkeiten von Alfresco Content-Services voll auszuschöpfen, muss ein Unternehmen in die Ressourcen des Anbieters investieren.
Gartner, Forrester und andere Analystenfirmen befassen sich mit diesen Anbietern und anderen Optionen. Wie bei der obigen Liste liegt der Schwerpunkt auf den größeren Anbietern, so dass ein kleinerer Anbieter möglicherweise übersehen wird. Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems sollten Sie sich vor allem folgende Fragen stellen:
- Unterstützt die Benutzeroberfläche die Arbeitsweise der Mitarbeiter?
- Kann das Unternehmen Inhalte ordnungsgemäß organisieren und kontrollieren, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen?
- Kann das Unternehmen das System in Cloud-Umgebungen einsetzen und je nach Bedarf auf- oder abwärts skalieren?
Wenn ein Anbieter diese Fragen erfolgreich beantwortet, kann eine Organisation Vertrauen in seine Auswahl haben.
