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Welche Funktionen und Merkmale sollte PPM-Software haben
Cloud oder On-Premises? Sind Collaboration-Funktionen vorhanden? Wie steht es mit dem Mobile-Zugang? Beim Kauf von PPM-Software gibt es viele Fragen.
Um die Vorteile von Projekt- und Portfoliomanagementsoftware (PPM-Software) voll auszureizen und mehr Nutzen aus ihren Projekten zu ziehen, sollten Unternehmen bei deren Bewertung mehrere Faktoren berücksichtigen. Diese Faktoren sollten mit den Geschäftsanforderungen, den Geschäftsdaten und den erklärten Geschäftszielen korrelieren.
Während einige Entscheidungen und Überlegungen zu diesen Funktionen offensichtlich sind und auf den Grenzen der IT-Architektur oder den Compliance-Anforderungen basieren, erfordern andere aufwendigere Überlegungen und eine ehrliche Einschätzung des erwarteten Unternehmenswachstums. Kurz gesagt: Bevor Entscheidungsträger von außen auf die Produkte schauen, sollten sie zunächst einen Blick nach innen auf ihr Unternehmen werfen.
Cloud- versus On-Premises-PPM-Software
Die Frage, mit der Unternehmen heute bei vielen wichtigen Systemanschaffungen konfrontiert sind, ist: Soll die Software in der Cloud laufen oder vor Ort installiert sein? Wenn die Entscheidung pro Cloud fällt, stellt sich eine weitere Frage: Soll die PPM-Software in einer Private Cloud betrieben werden? Oder soll sie als Teil eines Public-Cloud-Dienstes gehostet werden?
Einige Unternehmen stellen heute auf reine Cloud-Umgebungen um, so dass die Verfügbarkeit von Projekt- und Portfoliomanagementsoftware in der Cloud eine hohe Priorität hat. Andere behalten bestimmte Geschäftsanwendungen häufig aus Sicherheitsgründen vor Ort, so dass ein reines Cloud-Bereitstellungsmodell nicht in Frage kommt.
Bei Cloud-Angeboten, einschließlich Software as a Service (SaaS), sind Kostenfaktoren wie Abonnements, Wartungsgebühren, Erweiterungsmodule und Schulungen von zentraler Bedeutung. Es ist auch wichtig, die Service- und Support-Levels der Anbieter sowie die Bestimmungen des Hosting-Anbieters zur Cybersicherheit zu berücksichtigen.
Bei den lokalen On-Premises-Angeboten gehören zu den Kostenfaktoren potenzielle Hardwareanforderungen, Lizenzierung, Wartung, Implementierung, Schulung, Service und Support. Unternehmen sollten auch das PPM-System und seinen Release-Plan auf mögliche Upgrades prüfen, die zusätzliche Investitionen erfordern könnten.
Funktionen für die Zusammenarbeit
Funktionen für die Zusammenarbeit sind bei PPM-Software ein wichtiges Kaufkriterium. Schließlich ist Management von Projekten und Portfolios eine Teamleistung. Daher ist die einfache Zusammenarbeit und der Austausch von Dokumenten von entscheidender Bedeutung. Collaboration umfasst Funktionen, mit denen Benutzer Fragen stellen und Probleme im Zusammenhang mit Projekten, Aufgaben, Ressourcen, Zeitplänen und anderen Schwierigkeiten lösen können.
Fragen, die Sie bei der Auswahl von PPM-Software stellen sollten, sind zum Beispiel: Erlauben es die Collaboration-Funktionen, dass Manager und Teammitglieder bei der Priorisierung, Ressourcenzuweisung und dem Prozessfluss auf einfache Weise zusammenarbeiten können? Kann das Team bei der Zusammenarbeit ein bestimmtes Projekt, eine Ressource oder eine Aufgabe einsehen? Sind Social-Media-Funktionen, Instant Messaging und andere einfach zu bedienende Tools für die Zusammenarbeit verfügbar?
Globale und mobile Funktionen
Durch den mobilen Zugriff auf Projekt- und Portfoliomanagementsoftware können Benutzer Funktionen unabhängig von ihrem Arbeitsplatz nutzen und eine bessere Zusammenarbeit fördern.
Viele Unternehmen führen mehrere Projekte auf der ganzen Welt durch. Daher ist die Fähigkeit der Projekt- und Portfolio-Management-Software, internationale Operationen zu unterstützen, wichtig. Dies kann zum Beispiel eine Funktion für die Währungsumrechnung sein oder die Unterstützung mehrerer Sprachen.
Viele Unternehmen verfügen auch über Mitarbeiter, die öfter unterwegs sind. Daher kann die Fähigkeit, den mobilen Zugriff auf PPM-Funktionen zu unterstützen, von entscheidender Bedeutung sein. Der mobile Zugriff auf PPM-Software ermöglicht es Anwendern, die Vorteile ihrer Funktionen zu nutzen, unabhängig davon, wo sie gerade arbeiten, und kann zu einer besseren Zusammenarbeit beitragen.
Datenunterstützung und Governance
Die Vorteile von PPM kommen erst voll zum Tragen, wenn die Systeme den Führungskräften und Projektmanagern Daten zu allen Aspekten der Projekte zur Verfügung stellen. Diese können dann besser Entscheidungen über Priorisierungen, Ressourcen, Budgets und Zeitpläne treffen. Daher ist es wichtig, wie gut eine Plattform die Sammlung, Analyse und gemeinsame Nutzung von Daten unterstützt.
Daten müssen möglicherweise aus Personal-, Finanz- und anderen Systemen stammen, so dass die Projekt- und Portfoliomanagementsoftware Funktionen für die Automatisierung und den Datenfluss benötigt. Unterstützt etwa die Plattform den Datenexport in den gängigsten Dateiformaten der Branche, sowohl aus internen als auch externen Quellen?
Data Governance, einschließlich Datenqualität und -sicherheit, ist eine weiteres Kriterium. Dies umfasst die Möglichkeit, redundante Dateneingaben zu vermeiden sowie Daten zu identifizieren und zu korrigieren, die gegen vorkonfigurierte Geschäftsregeln verstoßen und die Unternehmen bei Bedarf ändern können.
Zu den Sicherheitsfunktionen gehören Zugriffskontrollen auf Daten, wie zum Beispiel die Möglichkeit, rollenbasierte Berechtigungen festzulegen.
Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit, Flexibilität
Für wachsende Unternehmen sind Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit und Flexibilität einer Plattform von entscheidender Bedeutung. Diese Eigenschaften sind erforderlich, um der wachsenden Nachfrage der Benutzer gerecht zu werden und eine zunehmende Zahl von Projekten zu unterstützen. Folgende Fragen sollten deshalb geprüft werden: Enthält die PPM-Plattform Module, die Flexibilität bieten und eine einfache projektspezifische Erweiterung ermöglichen? Erlaubt sie es Benutzern, Funktionen je nach Bedarf zu einem bestimmten Zeitpunkt ein- und auszuschalten?
Die Software muss außerdem mit anderen Systemen zusammenarbeiten, damit die Organisation Vorteile aus der Nutzung von PPM-Software erzielen kann. Auf diese Weise können Benutzer eine Vielzahl von Aufgaben im Zusammenhang mit der Projektanalyse ausführen.
Zu den kooperierenden Softwarelösungen können Finanzsysteme, Servicemanagement-/Zeiterfassung, Projektmanagement-Systeme, Business-Intelligence-Plattformen und ERP-Systeme gehören.
