Was sind die Vor- und Nachteile von Microsoft Universal Print?

Was ist Microsoft Universal Print?

Universal Print ist ein Azure-basiertes Produkt, das das Drucken für Benutzer und Administratoren vereinfachen soll. Da Microsoft Universal Print Cloud-basiert ist, müssen Administratoren nicht länger eine Sammlung von Druckservern vor Ort verwalten. Stattdessen stellt Microsoft die Druckserver innerhalb der Azure-Cloud bereit.

Bei der Verlagerung der Druckinfrastruktur in die Cloud geht es nicht nur um eine Abkehr von der lokalen Infrastruktur. Es gibt auch einen praktischen Grund für den Wechsel. Benutzer, deren Rechner für die Arbeit an entfernten Standorten optimiert wurden, haben unter Umständen Schwierigkeiten, die Drucker eines Unternehmens zu finden, aber Microsoft Universal Print übernimmt Druckaufträge für das Unternehmen, um die technische Barriere zu beseitigen.

Microsoft Universal Print wurde auch entwickelt, um eine zentrale Verwaltung und Skalierbarkeit für Netzwerkdrucker zu ermöglichen. Die Anzahl der Drucker, die eine Organisation in Microsoft Universal Print registrieren kann, ist theoretisch unbegrenzt.

Außerdem können sich diese Drucker an mehreren Standorten befinden. Ein Unternehmen mit mehreren Standorten kann alle seine Drucker über eine einzige Konsole verwalten, selbst wenn die Drucker über ein großes geografisches Gebiet verteilt sind.

Was sind die Vorteile von Microsoft Universal Print?

Die Verwendung von Microsoft Universal Print bietet mehrere Vorteile. Einer der Hauptvorteile ist die zentrale Verwaltung des Netzwerkdrucks mit bekannten Tools wie Microsoft Entra ID – früher Azure Active Directory – und Microsoft Intune.

Microsoft Universal Print ist Cloud-basiert, wodurch die Notwendigkeit einer Support-Infrastruktur vor Ort weitgehend entfällt. Es gibt jedoch einen wichtigen Vorbehalt: Sie können Ihre Druckserver nur dann abschaffen, wenn die Drucker Ihres Unternehmens – oder Druckgeräte, wie Microsoft sie gerne nennt – nativ mit Microsoft Universal Print kompatibel sind. Für Drucker ohne integrierte Unterstützung für Microsoft Universal Print ist ein Windows-Gerät erforderlich, das als Universal-Print-Connector konfiguriert ist. Wie jedes andere Windows-Gerät muss auch der Universal Print Connector gewartet werden.

Microsoft Universal Print basiert auf Entra ID. Jeder Benutzer mit einem Entra-ID-Konto kann Microsoft Universal Print verwenden, wenn er über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.

Mit Microsoft Universal Print entfällt die Notwendigkeit, Gerätetreiber manuell auf PCs und anderen Endgeräten zu installieren. Mit Universal Print kann ein Benutzer von Geräten aus drucken, auf denen verschiedene Betriebssysteme laufen, darunter Windows, macOS, iOS und Android, und der Administrator muss keine Sammlung von Treibern für die verschiedenen Drucker und Geräte pflegen.

Microsoft Universal Print bietet Drucksicherheitsfunktionen. So kann ein Benutzer beispielsweise ein Dokument an einen Drucker senden und es in einer Warteschlange halten, bis er sich entscheidet, es mit einer PIN oder einem QR-Code freizugeben. Andernfalls verfällt das Dokument in der Warteschlange nach ein paar Tagen. Dieser Druckfreigabeprozess verringert das Risiko, dass jemand versehentlich ein sensibles Dokument sieht, bevor der Besitzer es aus dem Drucker abrufen kann.

Was sind die Nachteile von Microsoft Universal Print?

Wie bei jeder anderen Technologie gibt es auch bei Microsoft Universal Print einige potenzielle Nachteile.

Das neue Kostenmodell ist ein Nachteil. Benutzer benötigen eine Lizenz, um Microsoft Universal Print nutzen zu können. Microsoft bietet eigenständige Universal Print-Lizenzen an.

Microsoft bietet außerdem Universal-Print-Lizenzen für Commercial, Education und Government Windows 10/11 Enterprise und Microsoft 365 an, unter anderem die folgenden:

• Microsoft 365 Enterprise F3, E3, E5
• Windows 10/11 Enterprise E3, E5
• Microsoft 365 Business Premium

Ein weiterer potenzieller Nachteil ist die Begrenzung der Anzahl der Druckaufträge. Für Organisationen mit einer Lizenz für Microsoft 365 E3, E5 oder Business Premium fügt jeder lizenzierte Benutzer 100 Druckaufträge pro Monat zu einem Pool hinzu. Ein Unternehmen mit 50 lizenzierten Benutzern erhält beispielsweise 5.000 Druckaufträge pro Monat.

Bei einigen anderen Lizenztypen ist der Druckauftragspool deutlich kleiner. Die folgenden Abonnements erhalten fünf Druckaufträge pro Monat: Microsoft 365 F3, Windows 10 Enterprise E3 und E5. Die Einzellizenz für Universal Print bietet ebenfalls nur fünf Druckaufträge.

Ein weiterer potenzieller Nachteil ist der Migrationsprozess zum Microsoft-Universal-Print-Dienst. Dazu müssen die Drucker bei Universal Print registriert werden. Ein Drucker, der Universal Print nicht von Haus aus unterstützt, muss den Universal Print Connector verwenden. Außerdem müssen die Geräte in Microsoft Entra ID registriert sein, um drucken zu können. Hybride Umgebungen werden unterstützt, sofern sie mit Entra ID verbunden sind.

Sofern ein Unternehmen nicht über relativ neue Drucker verfügt, ist es unwahrscheinlich, dass diese über eine native Universal-Print-Unterstützung verfügen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass einige Hersteller über Firmware-Updates Universal-Print-Unterstützung hinzufügen. Viele Unternehmen werden höchstwahrscheinlich den Universal Print Connector benötigen und dann nach und nach davon abrücken, wenn sie im Rahmen des Hardwareaktualisierungszyklus veraltete Drucker durch neuere ersetzen.