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Was nach einer Exchange-Online-Migration zu beachten ist
Die Umstellung auf Exchange Online ist eine Gelegenheit, die Arbeit der Benutzer mit anderen Microsoft-365-Diensten zu optimieren. Was die IT-Abteilung hierbei beachten muss.
Nach Abschluss der technischen Arbeiten für die Migration einer älteren Exchange Server-Plattform zu Exchange Online wird Ihre Arbeit fortgesetzt, allerdings auf andere Weise.
Während einige der Arbeiten, die mit der Wartung einer lokalen Plattform verbunden sind, nicht mehr relevant sind, wie zum Beispiel das Patchen von Sicherheitslücken, müssen Sie sich anpassen und lernen, wie Sie mit Backups, Security und Compliance umgehen. Als Administrator dieses Systems müssen Sie auch die Benutzer mit der neuen E-Mail-Plattform vertraut machen. Sie sollten auch darüber nachdenken, wie Sie Benutzer schulen, um die Anzahl der Helpdesk-Tickets zu reduzieren und Exchange Online optimieren, damit sich die Investition Ihres Unternehmens auszahlt.
Schritte nach der Exchange-Online-Migration
Sie haben die harte Arbeit des Umzugs Ihrer Exchange Server hinter sich gebracht. Es ist jedoch unerlässlich, den Prozess bis zum Ende zu verfolgen und zu überprüfen, ob alle Aspekte der Migration vollständig sind. Führen Sie Kontrollen durch, um sicherzustellen, dass Exchange Online wie erwartet funktioniert. Das Exchange Admin Center liefert beispielsweise Statistiken über den E-Mail-Verkehr und gibt Aufschluss über bestimmte Konfigurationen, die Probleme verursachen können.
Schließen Sie den Dokumentationsteil ab und archivieren oder entsorgen Sie alle nicht benötigten Projektdaten. Dieses Projekt ist ein wertvoller Lernprozess, also nehmen Sie sich die Zeit, eine Analyse nach der Migration durchzuführen. Sehen Sie sich die Ziele an und messen Sie die Ergebnisse an den Erfolgskriterien, die Sie zu Beginn festgelegt haben. Die Analyse nach der Migration wird Ihnen zeigen, welche Lektionen Sie gelernt haben und in welchen Bereichen Sie Verbesserungen vornehmen können, um zukünftige Initiativen einfacher zu gestalten. Teilen Sie die Ergebnisse zudem mit den Projektbeteiligten.
Beziehen Sie Benutzer mit ein
Benachrichtigen Sie Ihre Benutzer, wenn die Umstellung auf Exchange Online abgeschlossen ist. Es ist immer eine gute Praxis, ihnen für ihre Zusammenarbeit und Geduld zu danken. Trotz aller Bemühungen verläuft eine Migration nicht immer reibungslos. Ihre Benutzer werden Probleme und Bedenken haben, auf die Sie eingehen müssen, während sie sich mit der Exchange Online-E-Mail-Plattform vertraut machen.
Eine Möglichkeit, die Interaktion zu fördern und Schulungen durchzuführen, ist die Ernennung von Abteilungs-Champions, an die sich Ihre Kollegen wenden können, wenn sie Fragen haben. Dies fördert die Kollegialität unter den Mitarbeitern und lenkt kleinere Probleme vom IT-Support-Team ab. Sie können auch FAQs und Online-Ressourcen für den Self-Service-Support bereitstellen.
Neben der Schulung im Umgang mit der E-Mail-Plattform sollten Sie auch Unterweisungen zum Sicherheitsbewusstsein durchführen. Der Schlüssel zum Schutz des Unternehmens beginnt bei den Mitarbeitern, die Exchange Online nutzen. Durch diese Schulungen können alle über moderne Phishing-Techniken und deren Vermeidung informiert werden.
Feinabstimmung von Exchange Online in Schlüsselbereichen
Es ist wichtig, dafür zu sorgen, dass die Exchange-Online-Umgebung reibungslos funktioniert und den Anforderungen Ihrer Benutzer gerecht wird.
Wenn Sie sich noch in der Phase der Stilllegung der lokalen Exchange-Systeme befinden, stellen Sie sicher, dass dies rechtzeitig und auf angemessene Weise geschieht. Dies kann Aufgaben wie die Migration aller verbleibenden Postfächer oder Daten, die Archivierung von Daten für Compliance-Zwecke und die Außerbetriebnahme von Servern und anderer Hardware umfassen.
Stellen Sie sicher, dass Sie einen Backup- und Disaster-Recovery-Plan für Exchange Online haben, für den Fall eines Datenverlusts oder anderer unerwarteter Ereignisse. Dies kann die Einrichtung regelmäßiger Backups, das Testen des Wiederherstellungsprozesses und die Erstellung eines Disaster-Recovery-Plans beinhalten. Microsoft bietet als Teil der Plattform Sicherungs- und Wiederherstellungsdienste an, aber viele Unternehmen entscheiden sich dafür, dies durch Sicherungen von Drittanbietern und/oder On-Premises zu ergänzen.
Überprüfen und optimieren Sie Exchange Online in regelmäßigen Abständen, um die von Ihrem Unternehmen benötigten Funktionen zu erhalten. Sie können die Nutzungsmuster auswerten, verbesserungswürdige Bereiche identifizieren und bei Bedarf Richtlinien oder Konfigurationen anpassen.
Insgesamt ist die Verwaltung von Exchange Online in der Regel weniger komplex und erfordert weniger Wartung und Verwaltung als die Verwaltung einer Exchange-Server-Umgebung. Dennoch ist es wichtig, auch in Exchange Online Benutzerkonten, Richtlinien und Konfigurationen zu verwalten, um die richtigen Anpassungen vorzunehmen und eine sichere und konforme Umgebung zu schaffen.
Verwalten Sie den täglichen Betrieb und die Administration
Die regelmäßige Verwaltung und Administration von Exchange Online umfasst Aufgaben, die sicherstellen, dass der Dienst reibungslos läuft und die wesentlichen Dienste bereitstellt. Diese Aufgaben können durch eine Kombination aus Ihrem Exchange Management Server, Office 365 Admin Center und Exchange Admin Center erledigt werden.
Sie sollten sich mit den üblichen Aktivitäten zur Verwaltung der Plattform vertraut machen:
Verzeichnis-Synchronisierung. Synchronisieren Sie Änderungen in Ihrem lokalen Active Directory mit Azure Active Directory über Azure AD Connect.
Verwaltung von Benutzern und Postfächern. Verwalten Sie Benutzerkonten und Postfächer, einschließlich der Erstellung und Löschung von Konten, der Verwaltung von Berechtigungen und dem Zurücksetzen von Kennwörtern.
E-Mail-Schutz und Sicherheit. Überwachen und verwalten Sie die Einstellungen für E-Mail-Sicherheit und -Schutz, zum Beispiel Spam-Filter, Malware-Schutz und Richtlinien zum Schutz vor Datenverlust.
Überwachung und Berichterstattung. Überprüfen Sie Exchange Online auf Probleme oder Anomalien und erstellen Sie Berichte über Postfachnutzung, Leistung und andere Metriken.
Verwenden Sie Archivpostfächer. Um die Verwendung von Personal Storage Table-Dateien (PST-Dateien) zu vermeiden, bietet Exchange Online ein Archivierungspostfach für jedes Postfach, um ältere Daten auf einem kostengünstigeren Speicher zu speichern.
Verwaltung von Mobilgeräten. Verwalten Sie den Zugriff von Mobilgeräten auf Exchange Online, indem Sie Sicherheitsrichtlinien durchsetzen und bei Bedarf Remote-Löschungen durchführen.
Schulung und Support. Helfen Sie Endbenutzern bei der Konfiguration des E-Mail-Clients, bei der Behebung von Problemen und bei der Verwaltung ihrer Postfächer.
Bleiben Sie auf dem Laufenden, damit Exchange Online relevant bleibt
Als Cloud-Dienst entwickelt sich Exchange Online ständig weiter. Als Administrator der E-Mail-Plattform müssen Sie bei der Planung der Exchange-Online-Strategien Ihres Unternehmens mehrere Aspekte berücksichtigen:
Kontinuierliche Verbesserungen bei Sicherheit und Compliance. Der Hauptgrund für viele Unternehmen, in die Cloud zu wechseln, ist die Sicherheit. Unternehmen können mit kontinuierlichen Verbesserungen und zusätzlichen Funktionen in den Bereichen Sicherheit und Compliance von Exchange Online rechnen, wie zum Beispiel Richtlinien zum Schutz vor Datenverlust.
Integration mit anderen Microsoft-Diensten. Exchange Online ist Teil des umfassenderen Microsoft 365 Ökosystems. Microsoft wird die Integration und Interoperabilität mit anderen Microsoft-Diensten, insbesondere Microsoft Teams, SharePoint Online und OneDrive, weiter ausbauen.
Aktuelle Exchange Management Shell. Exchange 2010-Hybridkonfigurationen funktionieren mit Exchange Management Shell-Versionen bis zu Exchange 2016. Sobald Sie die alten Exchange Server-Server vor Ort entfernt haben, sollten Sie den Rat von Microsoft an seine Kunden befolgen: Aktualisieren Sie den Verwaltungsserver auf Exchange 2019.
Fortschritte bei KI und maschinellem Lernen. Microsoft investiert stark in künstliche Intelligenz (KI) sowie maschinelles Lernen, und Exchange Online wird von diesen Fortschritten profitieren. So hat Microsoft beispielsweise Funktionen eingeführt, die Benutzer auffordern, anhand bestimmter Kriterien in einer E-Mail eine Folgenachricht zu senden oder eine Aufgabe zu starten.
Fortgesetzter Fokus auf die Benutzerfreundlichkeit. Microsoft wird auch weiterhin die Benutzerfreundlichkeit von Exchange Online verbessern, wobei Verbesserungen bei der Leistung, der Benutzerfreundlichkeit und der Zugänglichkeit erwartet werden.
Wenn Sie diese zukünftigen Überlegungen im Hinterkopf behalten, können Sie Ihr Unternehmen unterstützen, indem Sie sich über die Roadmap von Microsoft für Exchange Online auf dem Laufenden halten, damit die Messaging-Plattform für den Endbenutzer relevant und effektiv bleibt.
