Warum ein Archivierungsplan für Daten wichtig ist

Genauso wie ein Backup-Plan für die Daten ein wesentlicher Bestandteil jeder IT-Organisation ist, trifft dies auch auf einen Archivierungsplan für Daten zu – besonders wenn man eine große Ansammlung von elektronischen und anderen Dokumenten zu schützen hat.

Obwohl sich ein Datenschutz- und Management-Plan mit dem Schutz und der Sicherheit der Daten und dem Zugang zu ihnen befasst, stellt er beim Zusammengehen mit einem Archivierungsplan auch Speicherfähigkeiten zur Verfügung, die man über längere Zeiträume hinweg benutzen kann.

Zu den Gründen für die Archivierung von Daten gehören:

• Richtlinien der Unternehmen;
• behördliche Anforderungen;
• gesetzliche Anforderungen wie zum Beispiel E-Discovery;
• zukünftige Buchprüfungen;
• Aufbewahrung von Geschäftsdaten des Unternehmens;
• Schutz von verschiedenen Datentypen.

Ein Plan für die Archivierung von Daten stellt bestimmte Regeln, Standards und Richtlinien für die folgenden Punkte zur Verfügung:

• Die allgemeine Strategie der Datenarchivierung;
• zu archivierende Datentypen;
• Zeiträume der Datenaufbewahrung;
• für die Archivierung benutzte Technologien wie zum Beispiel Deduplizierung;
• Methodologien für Suche und Zugriff;
• Genehmigungen für den Zugang;
• Security-Anforderungen;
• Schutz der Datenintegrität;
• Storage-Ressourcen;
• Techniken des Daten- und Dokumenten-Managements;
• Spezifizierungen für die Archivierungssoftware;
• Auf E-Discovery- und Audit-Anfragen reagieren.

Wenn man einen Plan für die Datenarchivierung vorbereitet, sollte man einen Prozess in vier Schritten berücksichtigen. Erstens sollte man als Ausgangspunkte bestehende Pläne für Backup- und Datenmanagement nehmen. Zweitens muss das Unternehmen die Typen von Daten und Informationen analysieren, die man in längerfristige Speichersysteme verschieben muss. Drittens muss man Kriterien für die Aufbewahrung, den Zugriff und andere Aktivitäten definieren. Und viertens sollte man Experten und das Management in seinem Unternehmen konsultieren, um die nötigen Daten auszuwählen und um die Archivierungsanforderungen zu erfüllen.

Abgesehen von Daten, die man abhängig von den eigenen Regeln für mehrere Jahre speichern muss, sollte man auch weitere nicht-elektronische Informationen für bestimmte Zeiträume aufbewahren. Man sollte die Speicheroptionen für solche Archive sorgfältig studieren.

Beispiele von nicht-elektronischen Sachen sind in der folgenden Grafik aufgelistet.

Man kann sicher bestimmte Sachen scannen und zum Speichern digitalisieren, und die Unternehmen sollten außerdem Originaldokumente für gesetzliche und behördliche Zwecke behalten. Originale Inhalte wie zum Beispiel Gemälde und andere Kunstwerke eignen sich womöglich nicht für eine digitale Speicherung. Für die Langzeitarchivierung sind in diesen Fällen besondere Umweltbedingungen wie Temperatur und andere äußere Faktoren zu berücksichtigen.

Schaffung und Erhaltung von Metadaten sind ebenfalls ein wichtiger Gesichtspunkt bei der Archivierung von Daten. Die Erhaltung von Metadaten muss bei der Entwicklung eines Plans für die Datenarchivierung mitberücksichtigt werden.