Vorlage für einen Abschlussbericht für bessere DR-Planung

Gute Gründe für eine Vorlage eines Abschlussberichts

Im Allgemeinen konzentrieren sich AARs auf „gelernte Lektionen“ – was die Organisation richtig gemacht hat und was verbessert werden muss. Die Organisation, die einen Bericht anlegt, kann diese Lehren dann in Schulungen und Richtlinien einfließen lassen, um die Notfallreaktion für künftige Katastrophenereignisse mitzugestalten.

Es geht nicht nur darum, festzustellen, was schiefgelaufen ist. Wie ähnliche Übungen, zum Beispiel eine Business-Impact-Analyse (BIA) oder eine Risikobewertung, kann ein AAR Lücken in Planung, Technologie und Verantwortungsbereichen aufdecken.

Eine der Aufgaben des AAR ist es, die Aufmerksamkeit auf diese organisatorischen Lücken zu lenken – auf die Dinge, die modifiziert werden müssen – und dann umsetzbare Empfehlungen zu geben. Zur Unterstützung dieses Schrittes empfiehlt es sich, die Probleme in eine Matrix zu packen, in der die verantwortlichen Parteien und eine Frist für die Lösung des Problems aufgeführt sind.

Beim ersten Entwurf einer Vorlage für einen Bericht sollten Unternehmen Standardarbeitsanweisungen überdenken, einschlägige Regierungsvorschriften und Vereinbarungen auf Dienstleistungsebene oder Leistungskennzahlen erarbeiten, um zu bestimmen, was das Dokument überwachen oder messen sollte.

Diese Fragen sollte ein Abschlussbericht beantworten

Ein AAR hilft Organisationen, ihre Reaktionen auf verschiedene Situationen zu evaluieren. Das hilft bei der Feststellung, ob eine Reaktion wirksam war, ob sie erneut eingesetzt werden sollte oder ob sie verbessert werden muss.

Wenn zum Beispiel Hardware falsch eingerichtet wurde und ausfiel und dieser Ausfall eine Netzwerkausfallzeit verursachte, die das Unternehmen Geld kostete, kann ein AAR beurteilen, was falsch gelaufen ist und was hätte passieren müssen.

Ein Bericht kann auch darlegen, wie etwas korrigiert wurde und wie Änderungen vorgenommen werden können, die verhindern, dass das gleiche Problem weiter besteht. Je detaillierter ein Nachbericht ist, desto hilfreicher wird er in Zukunft sein.

Diese Fragen sollte ein Bericht beantworten:

• Was sollte geschehen?

• Was ist tatsächlich geschehen?

• Warum gab es Unstimmigkeiten?

• Welche Aspekte Ihrer Antwort haben funktioniert?

• Was hat nicht funktioniert und warum?

• Was sollte für das nächste Mal geändert werden?

Die ersten drei Fragen stellen sicher, dass sich alle Teammitglieder darüber einig sind, was während des Szenarios oder Projekts hätte geschehen sollen und was tatsächlich geschehen ist. Die letzten drei Fragen geben dem Team Gelegenheit zum Nachdenken und Lernen und letztlich zur Entscheidung, wie der Prozess in Zukunft verbessert werden kann.

Was ein Nachbericht umfassen sollte

Die derzeitige Pandemie hat viele Unternehmen zusätzlich in neue Krisen geführt. Beispielsweise sahen sich Firmen Finanzierungengpässen gegenüber, wenn es um die Erweiterung der und den Wechsel zu Fernarbeitsmaßnahmen ging. Das konnte durchaus zu Unterbrechungen der Arbeitsprozesse führen.

Bei jedem Abschlussbericht ist es wichtig, konkret das Problem zu benennen. Es kann hilfreich sein, mehrere Perspektiven in Betracht zu ziehen und ein Problem aus verschiedenen Blickwinkeln anzusehen und zu beschreiben. Anfangs kann der Schwerpunkt durchaus nur auf der Beobachtung und dem Versuch liegen, herauszufinden, was passiert ist, und nicht auf der Bereitstellung einer Lösung.

Ist das Problem im Detail erklärt, können Unternehmen aufschlüsseln, was versucht wurde, es zu lösen. Dabei sollte man beachten, dass es darum geht, die damals beabsichtigten und anvisierten Ergebnisse zu verstehen, ob diese erreicht wurden und wenn nicht, warum. Dadurch lässt sich herausfinden, ob eine eingesetzte Lösung letztlich hilfreich war und zum gewünschten Ergebnis führte.

Die Lösung zu kritisieren und zu versuchen, festzustellen, ob eine bessere Lösung hätte erreicht werden können, ist ein wichtiger nächster Schritt. Dabei betrachtet man die positiven und negativen Aspekte einer bestimmten Lösung und wie das Problem künftig angegangen werden kann.

Einer der wohl wichtigsten Aspekte des AAR-Prozesses besteht darin, die besseren Optionen zu identifizieren und zu versuchen, sie in ein Verfahrensdokument wie eine Vorlage für einen Nachbericht einzubetten, so dass Firmen wissen, was zu tun ist, wenn ein ähnliches Problem auftritt.

Ähnlich wie eine BIA oder eine Risikobewertung sollte der AAR ein sich ständig veränderndes Dokument sein, das die notwendigen Anpassungen und Kritiken erhält, wenn Zwischenfälle oder Tests auftreten.

Auswirkungen der COVID-19-Pandemie auf den Prozess

Häufig leisten Organisationen keine gute Arbeit bei der Durchführung von Abschlussberichten nach größeren Zwischenfällen, was sehr nachteilig sein kann, wenn sich der gleiche Vorfall wiederholt. Anstatt aus ihren Erfahrungen zu lernen und einen Plan zu haben, sind diese Organisationen auf eine Krise unvorbereitet und leiden immer wieder unter den gleichen Rückschlägen, was sie Zeit und Geld kostet.

Die aktuelle COVID-19-Pandemie hat viele Arbeitsplatzszenarien verändert, was bedeutet, dass selbst dann, wenn eine Organisation zuvor einen Nachbericht abgeschlossen hat, die geplante Reaktion überflüssig werden könnte. Oftmals werden die Aufrechterhaltung von Plänen und Schulungen für die Geschäftskontinuität vernachlässigt.

Ein kluges, proaktives Projekt für IT-Fachleute besteht heute darin, eine Bestandsaufnahme ihrer aktuellen AARs zu machen, sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand sind, und zu beurteilen, welche Teile davon an aktuelle Ereignisse angepasst werden müssen, zum Beispiel Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, oder eine insgesamt schlankere Personalzusammenstellung.

Anstatt frühere Reaktionen vollständig durch von der Pandemie informierte Reaktionen zu ersetzen, sollten die Resilienzteams diese neuen Strategien und Überlegungen neben den bestehenden Strategien und Überlegungen hinzufügen. Das gibt eine Vielzahl von Optionen, aus denen Verantwortliche je nach Situation wählen können.

Natürlich besteht eine der ständigen Herausforderungen bei der Entwicklung von AARs darin, sicherzustellen, dass Unternehmen für alle potenziellen Katastrophen planen, auch für solche, die unwahrscheinlich erscheinen.

Die Entwicklung eines Abschlussberichtes nach einem Notfall sollten Firmen so ernst wie möglich nehmen. Selbst wenn eine bestimmte Katastrophe unwahrscheinlich erscheint, ist eine Organisation bestens auf das Schlimmste vorbereitet, wenn man es als unausweichlich betrachtet und in die Planung einbezieht.