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Vor- und Nachteile von Hot Desking im hybriden Büro
Informieren Sie sich über die Vor- und Nachteile von Hot Desking, um festzustellen, ob dies die richtige Strategie für die Verwaltung von Arbeitsplätzen in einem Hybridbüro ist.
Hot Desking wurde 2022 unter IT-Führungskräften ein heißes Thema, da sie nach der besten Strategie zur Unterstützung von Hybridarbeit suchten. Einige Unternehmen reduzieren ihre Büroflächen, um Immobilienkosten zu sparen, während andere ihre bestehenden Büros umgestalten, um sich mehr auf Zusammenarbeit und Besprechungsräume zu konzentrieren. Mit Hot Desking können Mitarbeiter, die ins Büro kommen, Arbeitsbereiche und IT-Ressourcen reservieren nach dem Prinzip Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.
Von den mehr als 900 Unternehmen, die im Rahmen der Metrigy-Studie Workplace Collaboration MetriCast 2022 befragt wurden, haben etwa 27 Prozent eine Hot-Desking-Strategie zur Unterstützung von Hybridarbeit eingeführt. Diejenigen, die überlegen, wie sie ihre Mitarbeiter an einem hybriden Arbeitsplatz unterstützen können, müssen die Vor- und Nachteile von Hot Desking abwägen, um festzustellen, ob dies die richtige Strategie für ihr Büro ist.
Die Vorteile von Hot Desking
1. Optimieren Sie den Raum
Hot Desking ermöglicht es Mitarbeitern, die sich in Teilzeit im Büro aufhalten, sich einen Arbeitsplatz zu teilen. Dadurch verringert sich die Notwendigkeit, jedem Mitarbeiter einen eigenen Arbeitsbereich zuzuweisen. Heutzutage sind etwa 65 Prozent der typischen Bürofläche für Einzelarbeit vorgesehen. Da die Mitarbeiter jedoch nur an wenigen Tagen in der Woche für Besprechungen und gelegentliche Einzelarbeit ins Büro kommen müssen, ermöglicht die Einführung von Hot Desking den Unternehmen, ihre Arbeitsbereiche zu ändern und mehr Besprechungsräume und Gemeinschaftsbereiche zu schaffen.
2. Besser informierte Mitarbeiter
Dieser Vorteil gilt nur für Unternehmen, die in Hot-Desking-Management-Apps investieren, mit denen die Mitarbeiter sehen, wer ins Büro kommt, und einen Platz in der Nähe von Teamkollegen anfordern können. Die Verwendung dieser Apps vermeidet auch das Risiko, dass jemand ins Büro kommt und dann feststellt, dass es keine freien Arbeitsplätze gibt oder dass sich die verfügbaren Plätze an ungünstigen Orten befinden.
Die Nachteile von Hot Desking
1. Hot Desking erfordert Verwaltung
Damit Hot Desking erfolgreich sein kann, müssen Unternehmen über einen Managementplan verfügen. Etwa die Hälfte der Unternehmen gibt an, dass sie eine App zur Verwaltung gemeinsam genutzter Arbeitsbereiche gekauft haben. Diese Art von Apps gibt es sowohl von eigenständigen Unternehmen wie Envoy, OfficeSpace Software, Robin und Wisp by Gensler als auch von Anbietern von Collaboration-Lösungen wie Microsoft, Cisco und Zoom.
Die Apps können auch die Reservierung von Besprechungsräumen unterstützen und Funktionen enthalten, die einen Raum automatisch freigeben, wenn jemand seinen reservierten Termin nicht wahrnimmt. Apps von Collaboration-Anbietern lassen sich in Desktop-Geräte integrieren, zum Beispiel in Telefone oder All-in-One-Displays, die über eine Kamera, ein Mikrofon und eine integrierte Collaboration-Software verfügen.
2. Potenzielle Geräteverdopplung
In der heutigen hybriden Arbeitsumgebung nehmen Mitarbeiter, die im Büro sitzen, dennoch an virtuellen Meetings teil. Das bedeutet, dass sie sowohl im Büro als auch zu Hause eine hochwertige Kamera und ein Headset benötigen.
Dies erfordert eine Richtlinie, die Arbeitsbereiche mit Webcams ausstattet und verlangt, dass Remote-Mitarbeiter ihre Headsets mit ins Büro bringen oder zu Hause und im Büro über Headsets verfügen, um das Risiko einer Beschädigung während des Pendelns auszuschließen oder ein Szenario zu vermeiden, in dem ein Mitarbeiter das Headset vergisst.
3. Verlust der Personalisierung
In einer Hot-Desking-Umgebung können die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz nicht durch die Wahl der Beleuchtung, der Geräte und der Dekoration (zum Beispiel Bilder von Familie und Haustieren) individuell gestalten. Dies mag für einige nicht ideal sein und für andere überhaupt keine Rolle spielen. Es ist allerdings ein Faktor, der bei der Entscheidung berücksichtigt werden sollte, ob ein Hot-Desking-Konzept am besten geeignet ist. Mitarbeiter, die viel Zeit im Büro verbringen, beispielsweise drei oder mehr Tage, ziehen es vielleicht vor, dass sich ihr Arbeitsplatz ein wenig mehr wie zu Hause anfühlt.
Fazit
Wie bei den meisten IT-Entscheidungen gibt es kein Patentrezept für alle. Erwägen Sie die Einführung von Hot Desking, wenn Sie Mitarbeiter brauchen, die zeitweise ins Büro kommen, und wenn Sie die vorhandenen Arbeitsplätze optimieren wollen.
Wenn Sie jedoch über viel Platz verfügen und es vorziehen, Ihren Mitarbeitern einen eigenen Schreibtisch zuzuweisen, ist Hot Desking vielleicht nicht das Richtige für Sie. Wenn Sie sich für die Einführung von Hot Desking entscheiden, sollten Sie in Anwendungen zur Arbeitsplatzverwaltung investieren, um die Raumaufteilung zu optimieren.
