Vier Möglichkeiten zur Anpassung von ERP-Systemen
Trotz der Empfehlung, keine Anpassungen vorzunehmen, muss man unter Umständen ein Standard-ERP-Paket modifizieren. Die häufigsten Anpassungen im Überblick.
Es ist ein häufig wiederholtes Mantra der Anbieter, dass Unternehmen ERP-Pakete nicht verändern sollen. Berater, erfahrene Anwender und Softwarehersteller werden Ihnen sagen, dass Änderungen an ERP-Paketen schwierig, teuer und schädlich für den laufenden Betrieb, die Wartung und Entwicklung eines Systems sind.
Es ist jedoch allgemein bekannt, dass ein fertiges Softwarepaket die Anforderungen eines Unternehmens nicht immer vollständig erfüllt. Als Antwort darauf bauen Softwareentwickler eine beträchtliche Menge an Flexibilität in die ERP-Pakete ein, um es Benutzern zu ermöglichen, Aussehen, Handhabung und Funktionalität besser an ihre Bedürfnisse und Wünsche anzupassen.
Im Idealfall ermöglicht diese Flexibilität dem Anwender, das Paket so anzupassen, dass die Notwendigkeit einer Anpassung entfällt – und das ist bei vielen Unternehmen sogar der Fall.
Die Anpassungsfähigkeit von ERP-Softwarepaketen kann etwas so Einfaches sein wie die Fähigkeit, Dinge auf Bildschirmen und Menüs zu bewegen oder so umfangreich wie Änderungen in Berechnungen, Datenbankformaten und Inhalten.
In der Regel werden solche Änderungen in einer Tabelle (Control Table) gespeichert, die beim Update der Software durch den Entwickler nicht verändert oder ersetzt wird. Dies bedeutet, dass die Änderungen ein Upgrade überstehen und bei der Installation eines neuen Releases nicht erneut ausgeführt oder validiert werden müssen.
Hier ist eine Übersicht über die Arten von Änderungen, die mit den wichtigsten ERP-Softwarepaketen möglich sind. Jeder Entwickler hat allerdings auch eigenen Tools und Ansätze, so dass das Paket auch Optionen, die nicht aufgelistet sind, enthalten kann.
Anpassung der Benutzeroberfläche
Die meisten ERP-Pakete stellen die Möglichkeit zur Verfügung, die Benutzeroberfläche unter anderem durch Verschieben von Elementen, Ändern von Labels, Hinzufügen oder Entfernen von Elementen zu modifizieren. Oft können diese Änderungen für einen einzelnen Benutzer oder einer Gruppe von Benutzern vorgenommen und gespeichert werden.
Ebenso können Datenfelder nur für bestimmte Masken oder auf bestimmte zulässige Eingaben beschränkt werden. Die Möglichkeit, Labels zu verändern, lässt sich auch auf mehrere Sprachen erweitern: Die Masken des Benutzers x oder der Abteilung y können zum Beispiel in Englisch, Spanisch oder Deutsch sein.
Diese Art von Änderungen funktionieren in Verbindung mit der Zugriffssicherheit, die Benutzern den Zugriff auf bestimmte Masken und Anzeigen beschränkt. Das Entfernen eines Elements von der Maske eines Benutzers entfernt den Zugriff auf diese Informationen, obwohl der Benutzer möglicherweise über alternative Methoden, wie zum Beispiel SQL auf die Daten zugreifen kann.
ERP-Funktionen verändern
Die meisten ERP-Systeme erlauben es Benutzern, ihre Funktionen innerhalb des Systems so anzupassen, ohne dass sie Code verändern müssen. Mit verschiedenen Mitteln kann der Benutzer bestimmte Funktionen ein- oder ausschalten, die Art und Weise verändern, wie Berechnungen ausgeführt oder Daten angezeigt werden, die Organisationsstruktur und -beziehungen definieren und vieles mehr.
Dies kann allerdings eine gute und eine schlechte Nachricht sein. Der gute Teil ist die Fähigkeit, die Funktionalität des ERP-Softwarepakets zu verfeinern, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Der Nachteil ist die erhöhte Schwierigkeit bei der Installation und Implementierung des Systems. Je flexibler das Paket ist, desto komplizierter wird die Umsetzung.
Um einen Teil dieser Komplexität zu überwinden, passen ERP-Entwickler die Pakete an bestimmte Industriebranchen an – zum Beispiel Maschinenbauer oder Pharmahersteller, um nur zwei sehr unterschiedliche Beispiele zu nennen. Die meisten Unternehmen nehmen jedoch zusätzliche Optimierungen vor, um eine bessere und individuellere Passform zu erzielen.
Einige ERP-Lieferanten haben außerdem Software entwickelt, um das ERP-System anzupassen. Diese Konfigurations-Tools ermöglichen es den Benutzern in der Regel, Geschäftsprozesse abzubilden und diese Prozesspläne zu verwenden, um die Anpassungsoptionen so einzustellen, dass das ERP-System wie gewünscht funktioniert.
Eingeschränkte Datenbankfähigkeiten
Eines der größten Probleme bei der Änderung von ERP-Softwarepaketen ist die Änderung der Datenbank, zum Beispiel das Hinzufügen von Datenfeldern und Tabellen zur Unterstützung zusätzlicher Funktionen, die nicht im Paket enthalten sind.
Hinzugefügte Felder müssen mit vorhandenen Daten verknüpft werden, um Konsistenz, Vollständigkeit und Validität zu gewährleisten, und sie können nicht vollständig mit den ERP-Daten koordiniert, gesichert und wiederhergestellt werden.
Das Basteln an der Datenbank eines fertigen Systems ist ein heikles und riskantes Unterfangen, und Änderungen an der ERP-Datenbank auf Release-Ebene können besonders gefährlich sein.
In Anbetracht dessen haben viele ERP-Entwickler die eingeschränkte Möglichkeit, bestehende Felder und Formate zu ändern und neue Daten zu Tabellen, Bildschirmen und Berichten hinzuzufügen. Die Entwickler verwenden verschiedene Werkzeuge, um dies zu erreichen, und daher sind die Fähigkeiten und die Flexibilität von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich.
User Exits und APIs
Obwohl sie technisch nicht im Bereich der Anpassungen beheimatet sind, sollte man wissen, dass viele ERP-Softwarepakete mit integrierten Exit-Optionen ausgestattet sind, die es externen Programmen ermöglichen, auf weniger invasive Weise mit dem ERP-System zu kommunizieren.
Nehmen wir an, Sie verwenden eine einzigartige Möglichkeit, die Kreditgenehmigung zu berechnen, und Ihr Auftragseingabesystem kann nicht so angepasst werden, wie Sie es wünschen. Das Bestellprogramm kann einen Exit haben, an den Sie Ihr Berechnungsprogramm anhängen, das die erforderlichen Daten durch den Exit weiterleitet und die resultierenden Daten in den Bestellprogrammablauf zurückliefert. Ein solcher Exit ist zwar eine Modifikation des Programms, lässt sich aber leichter kontrollieren und pflegen, da er den internen Code nur minimal beeinflusst.
Ein API-Standard funktioniert ähnlich. Zugegeben, dies ist eine ungenaue Erklärung von Exits und APIs, aber es sollte eine Vorstellung davon vermitteln, wie sehr ERP-Entwickler den Wunsch und die Notwendigkeit haben, Dinge in ihren Paketen zu ändern, und wie sie den Anwendern helfen können, diese Änderungen auf die am wenigsten destruktive Weise zu bewerkstelligen.
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