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Videokonferenzoptionen für kleine Unternehmen bewerten
Unternehmen setzen Videokonferenzräume als Teil ihrer Strategie für Zusammenarbeit ein. Hier erfahren Sie, wie kleine Firmen die richtigen Videokonferenz-Tools auswählen können.
Videokonferenzen wurden während der COVID-19-Pandemie zu einem wichtigen Instrument für Unternehmen aller Größenordnungen. Ohne angemessene Strategien für Videokonferenzen wäre die Geschäftskontinuität fast zusammengebrochen. Audiokonferenzen bieten einfach nicht die für eine echte Teamzusammenarbeit erforderliche Verbindung. Zwar braucht jedes Unternehmen eine Videokonferenzstrategie, aber kleine Unternehmen und Großunternehmen haben sehr unterschiedliche Ansätze.
Die meisten großen Unternehmen hatten bereits vor der Pandemie in Videokonferenzsysteme investiert. Ihre Bedenken konzentrierten sich auf die Neugestaltung von Videokonferenzräumen, um der sozialen Distanz Rechnung zu tragen, sowie auf die Einführung neuer Kameratechnologie, um Gruppen von Personen in einem Raum besser zu erfassen. Darüber hinaus musste die Strategie zur Ermöglichung von Einzelnutzern die Konnektivität zu den bestehenden Räumen sicherstellen.
Kleine Unternehmen müssen ihre bestehende Infrastruktur weniger anpassen. Die meisten kleinen Betriebe hatten vor dem Ausbruch der Pandemie kaum Videokonferenzen eingerichtet, so dass die Voraussetzungen für die Entwicklung einer Videostrategie völlig neu waren. Als die Pandemie ausbrach, bestand das unmittelbare Anliegen darin, die Arbeit an entfernten Standorten zu ermöglichen. Daher stellten die Unternehmen ihren Mitarbeitern Konten für ihre bevorzugten Videokonferenzplattformen zur Verfügung und ermutigten sie, ihre Videofunktionen im Home Office aufzurüsten.
Die richtige Strategie für Videokonferenzen in kleinen Unternehmen
Das Problem für kleine Unternehmen besteht darin, dass die Rückkehr ins Büro nicht bedeutet, dass sie zur alten Arbeitsweise zurückkehren. Wir sind jetzt eine Videokultur. Für jede Art von echter geschäftlicher Diskussion oder Verhandlung sollten Unternehmen die Kommunikation per Video bevorzugen. Jedes kleine Unternehmen braucht jetzt mindestens einen videofähigen Besprechungsraum. Zwar sollten alle Desktops videofähig sein, aber Sie wollen Ihre Mitarbeiter nicht in ihre Büros schicken, wenn Sie eine große Besprechung mit externen Parteien haben.
An jedem beliebigen Tag sollten Teammitglieder, die aus der Ferne arbeiten, gemeinsam mit denen, die im Büro sind, vor der Kamera erscheinen können. Glücklicherweise sind sich die meisten Videokonferenzdienste dessen bewusst und bieten Optionen für hybrides Arbeiten an. Für die meisten Unternehmen ist es sinnvoll, sich für diese Möglichkeiten direkt an ihren bestehenden Videodienst zu wenden. Wenn man sich umschaut, kann man sich die Mühe machen, ein Raumsystem eines Dienstes mit einem vorhandenen Desktop- oder mobilen Dienst zu verbinden.
Bewertung von Videokonferenzanlagen für kleine Unternehmen
Bei der Videokonferenzausrüstung für kleine Unternehmen gibt es viele Optionen. Serviceanbieter arbeiten in der Regel mit mehreren Lieferanten von Videohardware zusammen, so dass Unternehmen die Wahl zwischen verschiedenen Kameras, Audiogeräten und All-in-One-Geräten mit Videosoftware haben.
Während Teamleiter einfach einen Laptop in einem Besprechungsraum aufklappen und ihr Videokonferenzkonto nutzen können, sollten Unternehmen einen raumbasierten Dienst in Betracht ziehen, der mehr erweiterte Funktionen ermöglicht, als Laptops bieten können. Teamleiter, die Besprechungen durchführen, können auf größeren Bildschirmen die Gesichter der anderen Teilnehmer einfacher erkennen. Die Konferenzräume sollten auch über verbesserte Lautsprecher, Mikrofone und Kameras verfügen, damit die Benutzer einander gut sehen, hören und miteinander sprechen können. Die meisten Videodienste bieten oder empfehlen mehrere Raumausstattungsoptionen für kleine Unternehmen.
Früher wurden Videokonferenzräume nur von großen Unternehmen genutzt und waren mit hohen Kosten verbunden. Außerdem war ihre Nutzung kompliziert und erforderte oft spezielle IT-Mitarbeiter. Die heutigen Raumkits und -pakete sind erschwinglicher und lassen sich einfacher einrichten sowie konfigurieren. Außerdem sind sie so einfach zu bedienen wie eine Desktop- oder mobile Video-App. Viele Kits sind mit einem Touchpad ausgestattet, so dass ein einfacher Klick genügt, um ein Meeting zu starten.
Das Argument für Videokonferenzräume
Im Idealfall sollte fast jeder Gemeinschaftsbereich im Büro videofähig sein, so dass Teammitglieder vor Ort in jede Diskussion einbezogen werden können. Unternehmen sollten davon ausgehen, dass die meisten Teams auf absehbare Zeit hybrid sein werden und miteinander verbunden sein müssen. Für viele kleine Unternehmen ist eine vollständige Videoabdeckung jedoch eventuell nicht möglich. Dennoch ist es eine gute Idee, mindestens einen videofähigen Besprechungsraum einzurichten, um ein optimales Ergebnis zu erzielen.
So werden heute Geschäfte abgewickelt, also geben Sie sich nicht mit einem Laptop am Ende des Tisches zufrieden. Hochwertige Konferenzräume sind heute erschwinglich, einfach zu nutzen und zu verwalten. Unternehmen, die noch keine Videokonferenzräume eingerichtet haben, sollten sich mit ihren Videodienstleistern in Verbindung setzen und nach der Einrichtung eines Konferenzraums fragen.
