Vermeiden Sie diese Probleme beim Enterprise Content Management

1. Einbindung der Endbenutzer

Eine ECM-Plattform und die damit verbundenen Geschäftsprozesse können Endbenutzer oft verwirren, vor allem diejenigen, die an Papierdokumente oder ältere Dateisysteme gewöhnt sind. Daher sollten Unternehmen eng mit den Endanwendern zusammenarbeiten, um deren Bedürfnisse kennenzulernen. Ad-hoc-Support-Angebote, wie zum Beispiel Sprechstunden, können den Nutzern helfen, von den wichtigsten Beteiligten zu lernen sowie einen Dialog und eine Partnerschaft zwischen IT-Mitarbeitern und Anwendern aufzubauen.

2. Storage und Migration

Ohne eine geeignete ECM Roadmap und -Strategie kann es in Unternehmen zu Engpässen beim Informationsmanagement kommen. Beispielsweise könnten geschäftskritische Dokumente in Silos wie dem PC eines Mitarbeiters oder in einem unzugänglichen Dateisystem feststecken. Auch die herkömmliche Verwaltung von Papierdokumenten könnte eine Herausforderung darstellen.

Content Manager müssen angemessenen Speicherplatz für ECM-Software bereitstellen. Zu diesem Zweck sollten sie die potenziellen Kosten für die Zeit der Mitarbeiter für das Speichern abschätzen. Projekterfolg und Kundenakzeptanz können diese Schätzungen beeinflussen, die Content Manager gelegentlich überprüfen sollten. Die Kosten für Storagesind zwar nach wie vor hoch, aber die damit verbundenen Kosten sinken weiter, wie zum Beispiel der Wegfall der Kosten für Stellflächen für Papierdokumente, auf die Benutzer nicht aus der Ferne zugreifen können.

Außerdem muss ein Unternehmen möglicherweise die Einführung und Migration von Software und Daten erzwingen. Wenn ein Unternehmen über ein älteres ECM-System oder Ad-hoc-Methoden zur Archivierung und zum Teilen von Inhalten verfügt, könnte es wertvolle Inhalte in das neue System verschieben. Um dies zu erleichtern, sollten Content Manager Wege finden, um die manuelle, sich wiederholende Arbeit der Benutzer zu minimieren sowie von alten zu neuen Systemen und von getrennten zu vernetzten Prozessen überzugehen.

3. Kostenanalyse

Selbst kleine ECM-Softwareprojekte können teuer sein. Im Planungsprozess einer Organisation sollten finanzielle Kennzahlen entwickelt werden, die ein Gleichgewicht zwischen Kosten und Nutzen herstellen. Diese Kennzahlen zeigen, wie Kundenzufriedenheit, Informationssicherheit (Infosec), Informationsdigitalisierung und andere Vorteile die Kosten der Software aufwiegen. In einigen Fällen können Unternehmen Altsysteme außer Betrieb nehmen und die damit verbundenen Hardware- und Softwarekosten beseitigen.

Selbst in diesem Fall müssen die Content Manager die Kosten für Software und Entwicklungspersonal im Griff haben, um sicherzustellen, dass sie im Rahmen des Budgets bleiben. Regelmäßige Kosten-Nutzen-Analysen mit den Finanz- und Managementteams können den Content Managern dabei helfen zu verstehen, ob jede Projektphase die Kosten wert ist.

4. Überlegungen hinsichtlich der Infrastruktur

Jedes Unternehmen muss einschätzen, ob es mit den Sicherheitsrisiken, der Einhaltung von Vorschriften (Compliance) und den Kostenfolgen von ECM-Software und den damit verbundenen Technologien einverstanden ist.

Wenn ein Unternehmen ECM in einer Cloud-Umgebung einführt, kann es bei den Wartungs- und Infrastrukturkosten sparen und eine höhere Systemverfügbarkeit erreichen. Allerdings sind die Unternehmen dadurch den Zielen und technischen Entscheidungen anderer Unternehmen ausgeliefert, da sie die zugrunde liegende Cloud-Technologie nicht so gut anpassen können wie bei lokalen Ressourcen. Außerdem können Unternehmen die Sicherheit vor Ort vollständig kontrollieren, aber sie können ECM-Software möglicherweise nicht so effizient einführen wie ein SaaS-Anbieter.

Letztlich kann nur das Unternehmen selbst entscheiden, wie es am besten ein nutzbares, erweiterbares und unterstützungsfähiges System aufbaut, um seine Geschäftsregeln zu erfüllen.

5. Unternehmensweite Kommunikation

Von Beginn des Projekts an müssen die Content Manager den Benutzern zuhören, die Probleme in ihren Arbeitsabläufen verstehen und Wege finden, um ihre Arbeit zu erleichtern. Wenn die Content Manager auf die Probleme eingehen und Lösungen vorschlagen, werden die Benutzer das ECM-System eher annehmen.

Einige Benutzer ziehen es vielleicht vor, Papierdokumente statt elektronischer Dateien zu verwalten. Andere haben vielleicht elektronische Systeme mit übermäßig komplexen Legacy-Workflows. In diesen Fällen kann ein radikaler Ansatz des Zuhörens mit einer kleinen Benutzerbasis hilfreich sein. Auf diese Weise können die Content Manager besser auf die Kundenzufriedenheit achten, auf die Bedürfnisse der Benutzer eingehen und Lehren ziehen, die künftigen Benutzern zugute kommen.

Wenn das Projekt die Automatisierung von Prozessen enthält, können Content Manager ihre Change-Management-Strategie einbeziehen, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Prozesse automatisieren und nicht einfach die aktuellen – und möglicherweise weniger effektiven – Prozesse wiederholen. Wenn Content Manager mit verschiedenen Teams sprechen, können sie sich stärker auf die UX konzentrieren.

6. Zu viel auf einmal übernehmen

Unternehmen möchten zwar, dass ihre ECM-Strategien und -Systeme die Herausforderungen und Chancen im Zusammenhang mit Inhalten im gesamten Unternehmen angehen, doch sollten sie nicht versuchen, alles gleichzeitig zu tun. Content Manager können herausfinden, wo Prozessautomatisierung Arbeitsabläufe, Produktivität und andere Bereiche verbessern könnte. Die Manager können dann diese Bereiche adressieren und Anwendungsfälle und Benutzergemeinschaften in das System einbringen.

Selbst in kleinen Unternehmen gibt es verschiedene Möglichkeiten für den Lebenszyklus von Inhalten, die sich aus den Anforderungen der verschiedenen Abteilungen ergeben, beispielsweise Management, Finanzen, Personalwesen, IT, Technik sowie Vertriebs- und Marketingteams. Content Manager können diese Workflow-Management-Initiativen nacheinander angehen.

7. Leistungsoptimierung

Wenn Content Manager einen Schritt nach dem anderen machen und sich auf die Einführung konzentrieren, könnten sie feststellen, dass die Benutzer das System bis an seine Grenzen strapazieren. Ein solcher Ansturm bei der Einführung kann ein sorgfältig geplantes ECM-System in die Knie zwingen, die Reaktionszeiten verlangsamen und die Benutzer frustrieren.

Um diese Frustration zu vermeiden, sollten Content Service Manager Stress- und Lasttests für ihre Systeme zur Priorität machen. Was passiert, wenn sich alle Benutzer gleichzeitig anmelden und die prozessorintensivsten Aufgaben ausführen? An welchem Punkt bricht das System unter dem Druck zusammen? Manager sollten ihre Systeme bis zum Ausfallpunkt testen, alle behebbaren Probleme lösen und diesen Prozess dann in die Testsuite aufnehmen, um der Systemübernahme voraus zu sein.

8. Sicherheitsprobleme

Wenn ein Unternehmen erst am Ende des ECM-Einführungsprozesses über Sicherheitsfragen nachdenkt, muss es möglicherweise Prozesse, Arbeitsabläufe und Schnittstellen neu überdenken. Falls IT-Verantwortliche Sicherheitsüberlegungen zu spät überdenken, setzt dies das ECM-System und sensible Inhalte dem Risiko des Diebstahls oder der versehentlichen Offenlegung aus. Wenn Content Manager über Änderungsmanagement, Einführung, Leistungsoptimierung und Migration nachdenken, sollten sie die Datensicherheit als grundlegendes Element berücksichtigen.

Kein System ist vollkommen sicher. Content Manager müssen ein Gleichgewicht zwischen Benutzerfreundlichkeit und der Begrenzung des Risikos von Datenverlust, -diebstahl oder -lecks finden. Zu viele Kontrollen können die Benutzerfreundlichkeit und die Akzeptanz beeinträchtigen, so dass die Benutzer gezwungen sein könnten, ihre Inhalte in potenziell weniger sichere Tools und Prozesse zu übertragen.

Wichtigste Schlussfolgerungen

Firmen sollten sich bei ihren Digitalisierungsprojekten nicht von ECM-Herausforderungen überwältigen lassen. Wenn Content Manager die folgenden Punkte beachten, können sie sich effizienter auf die Einführung von ECM-Software vorbereiten.

• Wenn ein Unternehmen eine Bestandsaufnahme macht, sein Projekt in kleinen Schritten plant, sich mit seinen Kunden auseinandersetzt und sie beim Change-Management-Prozess unterstützt, kann es besser auf technische und Akzeptanzprobleme reagieren.
• Wenn ein Unternehmen die Leistung seines Systems überwacht, Stresstests durchführt und die Migration der Benutzer anleitet und automatisiert, kann es die Erfahrungen der Benutzer während der Migration verwalten, die manuelle Arbeit begrenzen und ein System bereitstellen, das genauso schnell oder schneller ist als das vorherige.
• Wenn ein Unternehmen über eine Sicherheitsschicht verfügt, kann es das Sicherheitsprofil seiner Inhalte erhalten oder verbessern.

Eine ECM-Einführung erfordert sorgfältige Voraussicht. Mit einer umfassenden Planung können Unternehmen diese häufigen ECM-Herausforderungen vermeiden.