Unternehmen müssen Nutzung von Videokonferenzen überdenken

Verwaltung von Video ist eine Frage der Richtlinien

Unternehmen sollten die Videonutzung nicht aus Prinzip einschränken – es sei denn, die Lizenzkosten werden zu hoch oder die Auswirkungen auf den Netzwerkbetrieb werden zu einem Problem. Es ist wichtig, anzumerken, dass die Anbieter Schritte unternommen haben, um Videomüdigkeit und andere Probleme zu reduzieren, die zur Frustration der Mitarbeiter mit der Technologie geführt haben. Daher sollten pauschale Entscheidungen über die Reduzierung der Videokonferenznutzung nicht ausschließlich auf Wahrnehmungen basieren, die möglicherweise nicht mehr zutreffend sind.

In der Tat haben sich die inhärenten Qualitäten, die Video so beliebt gemacht haben, nicht geändert. Vielmehr ist es die Art und Weise, wie Video eingesetzt wird, die Anlass zu jeglicher Form von Zurückhaltung gibt. Wenn irgendetwas verstärkt werden muss, dann ist es die Entwicklung von Schulungsprogrammen und Strategien. Die sollten darauf abzielen, den Mitarbeitern zu helfen, einen größeren Nutzen aus Videos zu ziehen – zusammen mit der Anwendung von Methoden, um die Probleme zu mildern, die der Effektivität abträglich sind.

Betrachten Sie zu diesem Zweck drei Schritte, die Unternehmen unternehmen können, um ein besseres Gleichgewicht zwischen dem Einsatz von Video und nicht-videogestützten Kommunikationsformen herzustellen. Das Ziel: Mehr Engagement und weniger Ermüdung für die Mitarbeiter.

1. Verstehen, warum Videomüdigkeit auftritt

Das klingt grundlegend, aber wie so oft bei der Einführung neuer Technologien liegt der Fokus auf den Symptomen und nicht auf den Ursachen. In einigen Fällen hat die Ermüdung nichts mit der Videoplattform oder dem Dienst zu tun, sondern mit Ihrer Fähigkeit, diese richtig zu unterstützen. Aus der IT-Perspektive geht es darum, sicherzustellen, dass die Endbenutzer über eine ausreichende Bandbreite verfügen und Maßnahmen zur Servicequalität vorhanden sind, um die Netzwerkleistung rund um Video zu optimieren.

Für die Endbenutzer bedeutet dies, dass genügend Endpunkte für ein Videoerlebnis in Business-Qualität vorhanden sind. das gilt nicht nur für einen PC oder ein Smartphone, sondern auch für Peripheriegeräte wie Webcams, Mikrofone/Lautsprecher und Beleuchtung. Jeder einzelne dieser Faktoren kann die Qualität der Erfahrung beeinträchtigen. Nicht synchronisiertes Video, ruckelnde oder zittrige Bilder, eingefrorene Videodarstellung und Audioprobleme sind die Symptome, die zu Videomüdigkeit führen. Sie lassen sich aber weitgehend abmildern, wenn man die Grundursachen behebt.

2. Best Practices für Meetings einführen

Es geht nicht nur darum, Richtlinien zu entwickeln, die regeln, wie Meetings durchgeführt werden sollten. IT- und Unified-Communications-Manager sollten auch darüber nachdenken, wie sie Mitarbeiter belohnen können, um sicherzustellen, dass Best Practices übernommen werden. Video ist für viele Mitarbeiter zur Standardkommunikationsart geworden. Vor der Pandemie war das nicht der Fall, sodass die Verwendung von Video eindeutig ein erlerntes Verhalten ist.

Die Mitarbeiter können auf diese Weise immer noch produktiv sein, aber nur mit den richtigen Gewohnheiten und Disziplin. Halten Sie Besprechungen kurz, mit festgelegten Grenzen, und verteilen Sie die Videobesprechungen so, dass sie nicht hintereinander stattfinden. Begrenzen Sie außerdem die Anzahl der Videoanrufe an einem Tag und minimieren Sie Multitasking während der Besprechungen.

Eine weitere Strategie, die Sie in Betracht ziehen sollten: Stehen Sie während der Meetings. Stehen minimiert die Ermüdung, die mit langem Sitzen verbunden ist. Außerdem zeigt es den anderen, dass Ihre Hände nicht auf der Tastatur liegen und dass Ihre volle Aufmerksamkeit dem Meeting gilt. Verhaltensweisen wie diese liegen alle in der Kontrolle des Mitarbeiters und spiegeln ein übergeordnetes Ziel wider, die Nutzung von Videokonferenzen besser zu steuern, als nur zu versuchen, sie zu reduzieren.

3. Definieren Sie die besten Anwendungsfälle für Video

Nicht jeder Anruf muss ein Videoanruf sein. Wenn Videokonferenzen zur alltäglichen Interaktion werden, ist Ermüdung vorprogrammiert. Video sollte nur dann eingesetzt werden, wenn es einen Mehrwert bietet. Routinegespräche mit Kollegen brauchen kein Video, besonders wenn die Sprecher statisch sind und nichts gezeigt oder mitgeteilt wird.

Die immersive Natur von Video ist gut dokumentiert, aber die Technologie kann auch visuelle Reize einführen, die für weitere Ablenkung sorgen. Einfache Dinge wie das Aussehen, die Wahl des virtuellen Hintergrunds, der Arbeitsbereich oder herumstreunende Kinder und Haustiere können um die Aufmerksamkeit konkurrieren und von der anstehenden Aufgabe ablenken. Diese Faktoren haben im Allgemeinen keinen Einfluss auf Ihre Interaktionen während eines Sprachanrufs oder Chats. Bei Video können sie jedoch durchaus eine Rolle spielen, und Ermüdung wird einer der Nebeneffekte sein.

Erwägen Sie stattdessen eine Anwendungsfall-Checkliste für Video. Es ist noch gar nicht so lange her, dass Video als knappe Ressource angesehen wurde und seine Verwendung immer einer Rechtfertigung bedurfte. Anstatt Video als das Werkzeug für die Kommunikation zu betrachten, müssen Mitarbeiter es als eines von vielen sehen, die ihnen zur Verfügung stehen. Mit einer klaren Reihe von Anwendungsfällen wird es für die Mitarbeiter einfacher zu entscheiden, wann sie Video verwenden sollten. Vielleicht entdecken sie sogar wieder, wie produktiv Sprache und Messaging sein können.