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Umstieg von Slack: Einblick in den Trend und die Kosten
Die Verfügbarkeit von All-in-One-Collaboration-Apps wie Microsoft Teams und Google Workspace veranlasst einige Unternehmen zu der Frage, ob es an der Zeit ist, von Slack zu migrieren.
Slack war für viele frühe Anwender das Tool der Wahl für die Team-Collaboration. Aber einige Unternehmen wollen die App jetzt zugunsten größerer, standardisierter Collaboration-Plattformen wie Microsoft Teams und Google Workspace ablösen. Auch wenn die Umstände in den Unternehmen unterschiedlich sind, kann es für CFOs schwierig sein, die Kosten für zwei Chat-Tools für ihr Unternehmen zu rechtfertigen, insbesondere im aktuellen wirtschaftlichen Umfeld.
Doch auch wenn die Migration von Slack auf einer Kalkulationstabelle verlockend aussehen mag, steckt oft mehr dahinter. Versteckte Kosten, wie das Onboarding und die Replikation komplexer Arbeitsabläufe und Anpassungen, können eine scheinbar einfache Migration weitaus teurer machen, als die Unternehmensverantwortlichen zunächst annehmen.
Trends, die Slack-Migrationen vorantreiben
Entlassungen in der IT-Branche haben in letzter Zeit die Schlagzeilen beherrscht, zusammen mit Berichten von Unternehmen, die bei den Vergünstigungen und Leistungen für die verbliebenen Mitarbeiter Abstriche machen. Die Unternehmen nehmen auch ihre SaaS-Abonnements genauer unter die Lupe, wobei Slack zu den Diensten gehört, die auf dem Prüfstand des Budgets stehen.
Es ist nur natürlich, dass ein CFO den Kauf von Slack-Lizenzen zusammen mit den Lizenzen von Google Workspace oder Microsoft 365 als Doppelung betrachtet. Slack und Zoom sind zum Beispiel wegen der Slack-Integration ein gängiges Paar. Der Wechsel zu einer Plattform, die auch Videokonferenzen umfasst, bietet die Möglichkeit, auch Zoom-Lizenzen zu eliminieren. In wirtschaftlich schwierigen Zeiten haben die Bilanzen immer Vorrang vor den bevorzugten Anwendungen der Unternehmensmitarbeiter, wenn budgetfreundlichere Optionen verfügbar sind.
Die Besorgnis über Slack wird zum Teil auch durch die finanziellen Schwierigkeiten von Salesforce Inc. genährt, das den Anbieter 2021 für 27,7 Milliarden Dollar übernommen hat. Angesichts der jüngsten Entlassungen bei Salesforce und der Abwanderung von Slack-Führungskräften kann man Slack-Kunden verstehen, wenn sie sich bezüglich der zukünftigen Ausrichtung von Slack unsicher fühlen. Sinkende Margen bei Salesforce und längere Verkaufszyklen in Unternehmen könnten auch zu radikalen Preisänderungen führen.
Geschäftsanforderungen für eine Slack-Migration
Es gibt geschäftliche Anforderungen, die über Markttrends hinausgehen und eine Slack-Migration vorantreiben. Wenn Ihr Unternehmen in einer regulierten Branche tätig ist, könnte ein Wechsel von Slack zu Teams oder Meet auf Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zurückzuführen sein. Eine Unternehmensrichtlinie, die die Verwendung von Standardplattformen wie beispielsweise Microsoft oder Google vorschreibt, kann ebenfalls zu einer Abkehr von Slack führen.
Integrationen sind zwar eine Superkraft von Slack, aber sie sind mit einem gewissen Verwaltungs- und Sicherheitsaufwand verbunden, der die Möglichkeiten von IT-Betriebs- und -Sicherheitsteams übersteigen könnte, die sich auf knappere Budgets einstellen müssen. Darüber hinaus ist das Huddles-Videoangebot von Slack in Bezug auf die Funktionen nicht so konkurrenzfähig wie die Videooptionen von Microsoft Teams und Google Meet. Infolgedessen könnte die All-in-One-Natur dieser Slack-Alternativen für Unternehmen, die Collaboration-Software evaluieren, überzeugender sein.
Eine konstruktive Diskussion über die Abkehr von Slack ermöglichen
Ein konstruktives Gespräch über die Abkehr von Slack bewegt sich zwischen dem Verständnis für die Auswirkungen der Technologie sowie der Arbeitsabläufe und der Notwendigkeit, die IT-Ausgaben zu senken. IT- und Finanzverantwortliche müssen sich für diese Diskussionen an einen Tisch setzen.
Auch die Endanwender müssen einen Platz am Tisch haben. Nutzen Sie sie als Informationsquelle für Produktivitäts- und Projektdaten, die Trends veranschaulichen, zum Beispiel Budgets und Zeitaufzeichnungen.
Es liegt an den für Slack verantwortlichen IT-Stakeholdern, eine genaue Aufstellung der Kosten, insbesondere der versteckten Kosten, einer Slack-Implementierung vorzulegen.
Anpassungen und Integrationen wiederherstellen
Slack ist wie jedes andere IT-System mit versteckten Kosten verbunden, insbesondere wenn Ihre Abteilung und Ihre Projektteams Slack-Integrationen und benutzerdefinierte Workflows ausgiebig nutzen. Wenn Sie Slack zugunsten einer Alternative aufgeben, muss Ihr Unternehmen die Kosten für den Wiederaufbau dieser Integrationen und benutzerdefinierten Arbeitsabläufe auf Ihrer neuen Chat-Plattform berücksichtigen. Bedenken Sie Folgendes.
| Neu aufbauen | Nicht neu aufbauen |
| Replizieren der Anpassungen und Integrationen nicht immer möglich |
Potenzielle Wiedereinführung menschlicher Fehler durch die manuellen Prozesse, die durch die Anpassungen beseitigt werden sollten |
| Neue Kosten und zusätzlicher Zeitaufwand für die Integration von SaaS und anderen Backend-Systemen in Ihr neues Chat-System | Verlangsamung der Arbeit aufgrund von Produktivitätsverlusten, die sich nachteilig auf den Zeitplan des Projekts auswirken |
| Neugestaltung oder Überarbeitung bereits etablierter Arbeitsabläufe | Unterbrechung etablierter Arbeitsabläufe |
| Gelegenheit, bestehende Anpassungen und Integrationen zu überprüfen und zu perfektionieren |
Die Umschulung der Mitarbeiter ist eine weitere Überlegung. Als es noch ein unabhängiges Unternehmen war, hat Slack mit Integrationen in andere Apps, Anpassungsoptionen und seinen mobilen Apps viele kluge Schachzüge gemacht. Das machte Slack bei den Mitarbeitern von Startups beliebt. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter auf Teams oder Meet migrieren, müssen Sie sie auf eine neue Plattform umstellen, was zeitaufwendig und teuer sein kann. In der Zwischenzeit kann es zu einem Produktivitätseinbruch kommen, während sich die Mitarbeiter an die neue Software gewöhnen.
Kennen Sie Ihre Diskussionspunkte in Euro und Cent
Eine konstruktive Diskussion über die Migration von Slack bringt die Interessengruppen aus Geschäft und Technik mit dem Bedarf der Benutzergemeinschaft zusammen. Bereiten Sie sich darauf vor, in Budgetzahlen zu sprechen, die beim CFO und anderen Führungskräften, die Slack aus Ihrem IT-Budget streichen möchten, Anklang finden. In einer schlechten Wirtschaftslage reicht die Treue der Endanwender zu Slack nicht aus, um die Geschäftsleitung davon zu überzeugen, die App zu behalten. Unabhängig von Ihrer Meinung wird jede Diskussion über die Beibehaltung von Slack durch geschäftliche Gründe und Budgetzahlen bestimmt.
