UCaaS: Neue Anforderungen für den hybriden Arbeitsplatz
Personalisierte Zusammenarbeit und KI-gesteuerte Automatisierung für produktivere Mitarbeiter, die Anforderungen an Unified Communications as a Service (UCaaS) verändern sich.
Der Arbeitsplatz wandelt sich. Während der Coronapandemie hat sich Remote Work scheinbar über Nacht von einer Nice-to-have-Option für einige wenige, sehr unabhängige Mitarbeiter zu einer Must-have-Notwendigkeit für möglichst viele Arbeitnehmer entwickelt.
Für diesen Zweck war Unified Communications as a Service (UCaaS) zur richtigen Zeit am richtigen Ort. UCaaS spielte eine zentrale Rolle, um Angestellten die Arbeit von zu Hause aus zu ermöglichen. Als die COVID-19-Pandemie im Jahr 2020 begann, konnten sich IT-Entscheidungsträger nicht den Luxus leisten, die beste Unterstützung von Mitarbeitern im Home-Office zu planen.
Sie benötigten Optionen, die schnell und mit minimalen Unterbrechungen implementiert werden konnten, und zwar für eine große Anzahl von Nutzern. Es war nicht die Zeit, um darüber nachzudenken, wie gut sich die Mitarbeiter daran gewöhnen würden, zu Hause zu arbeiten, oder welche Bedürfnisse sie haben würden, wenn sie feststellen, dass sie für lange Zeit im Home-Office arbeiten müssen.
Heute sehen sich IT-Entscheider bei der Einführung von UCaaS in Unternehmen mit einer anderen Realität konfrontiert. Hybrides Arbeiten hat sich als das Geschäftsmodell der Wahl herauskristallisiert, und mit dieser Verschiebung wird das Arbeiten von zu Hause aus zu einer beliebten Option bei den Mitarbeitern. Die UCaaS-Plattformen sind inzwischen so abgestimmt, dass sie eine Vielzahl von Heimarbeitsplätzen unterstützen. Die Mitarbeiter können sich mittlerweile auf effektive Collaboration-Tools verlassen, mit deren Hilfe sie ortsunabhängig arbeiten können. Daher müssen UCaaS-Implementierungen jetzt eine Reihe differenzierterer Anforderungen erfüllen. Lassen Sie uns drei der wichtigsten Erfordernisse untersuchen.
1. Engagement der Mitarbeiter fördern
Unternehmenstaugliche Tools für die Zusammenarbeit gehören heute zum Standard für die Arbeit im Home-Office. Aber keine noch so gute Technologie kann die Isolation überdecken, die mit dieser Arbeitsweise einhergeht. Die Mitarbeiter vermissen nicht nur die Begegnungen im Büro, sondern müssen sich auch mit den familiären Anforderungen auseinandersetzen, die sich ergeben, wenn sie den ganzen Tag zu Hause sind.
Viele Heimarbeiter haben herausgefunden, wie sie ein Gleichgewicht zwischen der Arbeit von zu Hause und dem Pendeln ins Büro herstellen können – aber die meisten dachten hier nur kurzfristig. Das Hybridmodell setzt voraus, dass der Wechsel zwischen den Standorten permanent sein wird. Das bedeutet, dass Plattformen für die Zusammenarbeit mehr leisten müssen, als nur die Produktivität zu steigern. Unabhängig vom eingesetzten Tool werden die Mitarbeiter nicht produktiv sein, wenn sie sich nicht engagieren, die Bereitstellung von UCaaS wird also nicht ausreichend sein.
UCaaS-Bereitstellungen müssen jetzt eine Reihe von differenzierteren Anforderungen erfüllen.
Was Arbeitnehmer wirklich wollen, ist Folgendes: Sie wollen das Gefühl haben, effektiv zu sein, und sie wollen einen Arbeitsplatz, der flexible Arbeitsbedingungen und Leitplanken bietet, die ihr Arbeits- und Privatleben voneinander trennen. Dies ist ein komplexes Thema. Für IT-Entscheider besteht das Hauptziel darin, Anwendungen bereitzustellen, mit denen Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit sowohl zu Hause als auch im Büro einfach planen können.
Zur Veranschaulichung: Angenommen, die Kapazität im Büro ist beschränkt. In diesem Fall benötigen Firmen Richtlinien, um Prioritäten zu setzen, wann Mitarbeiter oder Teams zur Arbeit kommen können. Dies erfordert eine gewisse Planung. Die Art und Weise, wie dies geschieht, ist weniger wichtig als die Berücksichtigung der Belange der Mitarbeiter in Bezug auf hybride Arbeit.
2. Zusammenarbeit personalisieren
Dieser Ansatz konzentriert sich auf die Anwendungen für die Zusammenarbeit, die Mitarbeiter einsetzen, und darauf, wie sie diese nutzen. Auch hier gilt: Wenn Mitarbeiter isoliert vom Home-Office aus arbeiten, ist es schwierig, mit Menschen und Kultur in Kontakt zu kommen – beides Faktoren, die das Engagement fördern. Hier kommt die Flexibilität von Cloud-basierten Plattformen ins Spiel.
Mit UCaaS können die Mitarbeiter ihre Desktops und virtuellen Arbeitsbereiche individuell gestalten, und die IT-Entscheidungsträger sollten ihnen dies erlauben. Anstatt eine Uniformität anzustreben, bei der sich jeder auf die gleiche Weise engagiert, sollten die Mitarbeiter dazu ermutigt werden, ihre Persönlichkeit und sogar ihre Kreativität zum Ausdruck zu bringen. UCaaS-Anwendungen können dies durch visuelle Elemente wie personalisierte Bildern, Emojis und Avataren, die sich jeweils an eine bestimmte Persönlichkeit anpassen lassen, noch weiter vorantreiben.
Wenn Kommunikationsplattformen aus der Cloud (CPaaS) benutzerfreundlicher werden, sind Mitarbeiter in der Lage, schnell personalisierte Benachrichtigungen für Teammitglieder zu schreiben oder Sprachschnipsel in Besprechungsnotizen einzubetten. KI fügt eine weitere Ebene hinzu, in der Mitarbeiter Avatare mit unterschiedlichen Persönlichkeiten erstellen, um mit anderen Teammitgliedern in virtuellen Besprechungsräumen zu interagieren. KI ist ein neuer Anwendungsfall, aber seine Entwicklung veranschaulicht, wie personalisierte Tools für eine bessere Zusammenarbeit die Isolation bei der Arbeit im Home-Office verringern können.
3. KI-gesteuerte Automatisierung
Die Nutzung von KI zur Automatisierung bildet die nächste Stufe der Zusammenarbeit und sollte jetzt bei Firmen auf dem Radar für hybride Arbeitsformen stehen. Die Integration von KI in UCaaS hilft den Mitarbeitern, ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren, damit sie mehr Zeit für die direkte Interaktion mit ihren Kollegen gewinnen. Die Verschmelzung von KI und UCaaS fördert nicht nur das Engagement, sondern ermöglicht es den Mitarbeitern auch, ihre Kommunikation mit anderen zu personalisieren.
Ein gutes Beispiel ist die Echtzeittranskription, die inzwischen zu den Funktionen der meisten UCaaS-Plattformen gehört. Mit dieser Funktion müssen sich die Teilnehmer von Besprechungen nicht mehr darauf konzentrieren, Notizen zu erstellen; stattdessen können sie sich auf den Moment konzentrieren und effektiver zusammenarbeiten. Nach der Besprechung kann die KI die wichtigsten Erkenntnisse und Aktionspunkte extrahieren. Eine intuitivere und automatisierte Plattform für die Zusammenarbeit spart nicht nur Zeit und Mühe, sondern gibt den Mitarbeitern zu Hause auch das Gefühl, Teil des Teams zu sein.
Konversations-KI ist ein weiteres UCaaS-Tool, das man im Auge behalten sollte. Die Verbraucher haben sich bereits an diese Technologie gewöhnt, da sie wahrscheinlich schon Sprachsuchen auf mobilen Geräten durchgeführt haben oder Geräte wie Amazon Alexa nutzen. Die Konversations-KI hat sich so weit verbessert, dass sie die alltäglichen Anforderungen am Arbeitsplatz erfüllt. Heute könnten alle Arbeitnehmer ihre eigenen persönlichen digitalen Assistenten nutzen.
Sprache lässt sich auf vielfältige Weise einsetzen, von der Verwaltung von Zeitplänen bis zur Zusammenarbeit an Dokumenten. KI kann die Zusammenarbeit verbessern, unabhängig davon, wo die Arbeit erledigt wird – im Büro, im Auto oder zu Hause.
