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Tipps für die Wahl eines Tools für Massenbenachrichtigungen
Wie lassen sich bei Katastrophen alle Betroffenen erreichen? Hier spielen Tools für die Massenbenachrichtigung eine wichtige Rolle für Business Continuity und Disaster Recovery.
Die Hochwasserkatastrophe in Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz in 2021 hat die Notwendigkeit von Lösungen für die Benachrichtigung sehr vieler Menschen mit einfachen Mitteln gezeigt. Lösungen für die Massenbenachrichtigung senden Einwegnachrichten per E-Mail sowie auf Smartphones, Telefone und Werkstelefone. Mitarbeiter beziehungsweise die Öffentlichkeit sollen damit über einen Notfall informiert werden. Die Lösungen enthalten eine Datenbank mit Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und anderen Zustellpunkten sowie ein technisches Verfahren, das die Nachrichten so schnell wie möglich an alle in der Datenbank gespeicherten Personen sendet.
Auch Unternehmen können in einem BC/DR-Szenario (Business Continuity and Disaster Recovery) unter bestimmten Umständen Notfallbenachrichtigungen nutzen. Sie können Mitarbeiter über Krisen informieren, die in oder in der Nähe von kritischen Standorten wie Bürogebäuden und Rechenzentren auftreten. Diese Benachrichtigungen sind für einen BC/DR-Plan von entscheidender Bedeutung. Sie sorgen dafür, dass die Mitarbeiter sicher und informiert sind, und ermöglichen es den Unternehmen, so schnell wie möglich mit den Wiederherstellungsprozessen zu beginnen.
Die Aktivierung eines Massenbenachrichtigungssystems ist nicht auf menschliches Zutun beschränkt. Unternehmen können den Benachrichtigungsprozess manuell einleiten oder die Benachrichtigungen so einstellen, dass sie als Reaktion auf verschiedene Bedingungen automatisch ausgelöst werden. Verschiedene Sensoren wie Hitzemelder, Rauchmelder, Gasdetektoren, chemische Detektoren, die Aktivierung von Wassersprinklern und die Auslösung von Feuerlöschgeräten können eine Meldung auslösen. Organisationen können Schnittstellen zu anderen spezialisierten Systemen wie Aufzügen, HLK (Heizung, Lüftung, Klima) und Gebäudesicherheit einrichten.
In den USA gibt es inzwischen eine große Auswahl an Massenbenachrichtigungssystemen, die den dort geltenden einheitlichen NFPA-72-Vorschriften (NFPA-72 ist der US-amerikanische National Fire Alarm and Signaling Code mit Normcharakter) entsprechen. Hierzulande können sich Organisationen an den Lösungen dieser Anbieter orientieren. Beim Aufbau einer solchen Lösung sollten die Anforderungen an das Benachrichtigungssystem ermittelt werden: Dazu gehören zum Beispiel die Art der Nachricht, die Unternehmensgröße, die Kosten und den Standort der Mitarbeiter.
Erste Schritte
Ein Unternehmen kann mit seinen internen Einrichtungen und Notfallmanagementteams zusammenarbeiten, um die spezifischen Anforderungen an Massenbenachrichtigungssysteme zu ermitteln. Wenn der Informationsaustausch nur in eine Richtung erfolgen soll, eignet sich ein Notrufsystem oder ein Massenbenachrichtigungssystem.
Im Gegensatz zu einem Massenbenachrichtigungssystem ermöglicht ein Notfallbenachrichtigungssystem Antworten zwischen dem Empfänger und dem Absender. Wenn das Unternehmen bidirektionale Rückmeldungen benötigt, ist ein Notfallsystem möglicherweise besser geeignet.
Sobald die Anforderungen festgelegt sind, können die Angebote ausgeschrieben werden. Eine gute Orientierung bietet „NFPA 72“. Diese Norm wird in den USA verwendet, um den Prozess von der ersten Anwendung über die Installation bis hin zur Prüfung und Wartung zu steuern.
Wie man einen Anbieter auswählt
Wird ein Massenbenachrichtigungssystem benötigt, sollte das Management gemeinsam mit den für das Notfallmanagement verantwortlichen Teams das am besten geeignete System auswählen.
In Nordamerika gibt es auf dem Markt zahlreiche Anbieter von Massenbenachrichtigungssystemen. Die Systeme können sich hinsichtlich ihres Umfangs und ihrer Leistungsfähigkeit stark unterscheiden. Daher sollte ein Pflichten-/Lastenheft geschrieben werden, damit der Auswahlprozess zügig vonstatten geht. Zu berücksichtigen ist beispielsweise für welche Unternehmensformen das jeweilige Benachrichtigungssystem ausgelegt ist. Einige Massenbenachrichtigungssysteme sind beispielsweise für Unternehmen konzipiert, während andere für Schulen oder Behörden bestimmt sind.
Im Pflichten-/Lastenheft muss festgelegt sein, wer in einem Notfall benachrichtigt werden muss. Ein öffentliches Versorgungsunternehmen muss im Falle eines schweren Notfalls vielleicht eine ganze Gemeinde alarmieren, während ein Unternehmen gegebenenfalls nur seine Mitarbeiter benachrichtigen muss. Ist eine einseitige Kommunikation ausreichend oder ist ein Rückkanal erforderlich? Wie ist dieser aufzusetzen?
Im Folgenden finden Sie einige der Anbieter von Massenbenachrichtigungssystemen aus dem nordamerikanischen Markt. Die Lösungen dieser Anbieter können als Blaupause für eigene Lösungen dienen.
In Deutschland gibt es außerdem die Mobilfunkanbieter, die Behördenfunkanbieter, je nach Bundesland verschiedene Dienste. Auch computergestützte Telefonie-Assistenten sind heute in der Lage, eine größere Anzahl von Personen zu benachrichtigen.
| Anbieter |
Beschreibung |
| AlertMedia |
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| BlackBerry AtHoc |
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| Eaton |
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| Everbridge |
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| OnSolve |
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| Omnilert |
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| Rave-Alarm |
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| Singlewire InformaCast |
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| SwiftReach |
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| Visiplex |
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Abschließende Checkliste
Bei BC/DR gilt: Je mehr sich eine Organisation auf eine Krise vorbereitet, desto besser. Die folgenden Schritte helfen, bei der Auswahl eines Systems nichts zu übersehen:
- Erkundigen Sie sich bei den Referenzen des Anbieters, ob es bei der Planung, Installation, Schulung und dem Betrieb nach der Umstellung Probleme gab.
- Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter elektronische und gedruckte Systemdokumentation anbietet und Kopien an mehreren sicheren Orten aufbewahrt.
- Vergewissern Sie sich, dass das Unternehmen über einen verfügbaren Server, eine Stromversorgung, ein Notstromsystem und genügend Leistung für das Benachrichtigungssystem und seine Datenbank verfügt.
- Vergewissern Sie sich, dass die Netzwerkinfrastruktur des Unternehmens über eine ausreichende Bandbreite verfügt, um das hohe Verkehrsaufkommen zu bewältigen, das ein Massenbenachrichtigungssystem im Notfall erzeugen kann.
- Schaffen Sie ausreichend Zeit für die Entwicklung der Datenbank, die Benutzerschulung, die Systemverwaltung und die Systemwartung.
- Beziehen Sie das Benachrichtigungssystem in alle Katastrophenschutzübungen ein.
- Regelmäßige Tests der Fähigkeiten des Massenbenachrichtigungssystems, um vermeidbare Ausfälle zu verhindern.
