Tipps für das Backup von Microsoft Teams

Die Herausforderungen des Team-Backups

Die erste Hürde ergibt sich aus der Vielschichtigkeit der Anwendung. Teams besteht aus mehreren Komponenten, die miteinander verknüpft sind und somit Abhängigkeiten aufweisen. Würde ein Team gelöscht, so waren auch alle damit verbundenen Informationen wie Chats oder Dateien nicht mehr verfügbar. Zwar werden die Daten noch 30 Tage lang im Papierkorb aufbewahrt, aber eine Wiederherstellung gestaltet sich als schwierig und erfolgt nur über umständliche Exportprozesse. Damit stellen die Komplexität und Diversität von Teams die größte Hürde dar. Zu den Komponenten von Teams gehören:

• Office 365 Gruppen
• Wiki
• Files
• SharePoint Online
• Exchange
• Planner
• OneNote
• Streams
• Yammer

Microsoft selbst bietet nur wenige native Möglichkeiten, Teams-Daten umfassend zu sichern. Es gibt zwar Backup- und Restore-Funktionen für einzelne Komponenten wie SharePoint Online oder Exchange Online, aber kein überspannendes Tool für Teams. So lassen sich beispielsweise Nachrichten nicht sichern.

Die Daten für Teams werden in der Regel an drei Lokationen abgelegt. Dateien, die in den Kanälen geteilt wurden, residieren in einem Team SharePoint Ordner. Dateien, die in privaten oder Gruppen-Chats ausgetauscht wurden, sind in einem Ordner von OneDrive for Business abgelegt. Persönliche oder Gruppen-Chat-Konversationen verbleiben in der persönlichen Mailbox, während Teams- und Kanal-Konversationen in der Gruppen-Mailbox vorgehalten werden. Dies allein bringt genügend Komplexität, um ein einfaches und zentrales Backup zu erschweren.

Anwendern, die ihre Teams-Daten native mit Microsoft absichern wollen, bieten sich nur drei Möglichkeiten:

• Archivieren von Teams-Daten
• Aufbewahrungsrichtlinien nutzen (Retention Policy)
• Löschungsprozesse stark einschränken.

Die Einschränkung von Löschvorgängen sollte generell bestehen, um ein versehentliches Löschen von Informationen zu verhindern. Allerdings ist auch dies kein einfacher Prozess, sondern erfordert die Verwaltung der Nutzer von zwei Punkten aus. Will der Administrator Chat-Löschungen einschränken, so kann er das über das Microsoft Teams Admin Center und die Messaging Policy für Teams erreichen. Hier lässt sich auch das Löschen sämtlicher Nachrichten deaktivieren. Um das Löschen von Dateien zu verhindern, muss der Admin auf der SharePoint-Site für Berechtigungen eine neue Rolle hinzufügen und die Berechtigungen für den Nutzer auswählen, wobei auf „Löschen“ zu verzichten ist. In den Dokumentenbibliotheken kann man nun die Benutzergruppenberechtigungen auf diese neue Rolle ändern.

Die Nutzung der Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Policys) für Teams-Daten wird vom Hersteller empfohlen, um die Informationen zu sichern. Die Policys werden über das Microsoft 365 Compliance Center konfiguriert. Kanäle, Chats und Dateien sind standardmäßig so konfiguriert, dass sie auf unbestimmte Zeit gespeichert werden. Microsoft Teams verwendet versteckte Exchange-Postfächer und den von Azure betriebenen Chat-Dienst, um Chat-Daten zu sichern. Außerdem können separate Aufbewahrungsrichtlinien für die Sicherung von Teams-Dateien in OneDrive for Business und SharePoint Online verwendet werden.

Die Aufbewahrungsrichtlinien sind kein Ersatz für eine Backup-Lösung. Es gibt mehrere Einschränkungen bei der Verwendung von Aufbewahrungsrichtlinien. So ist es nicht möglich, organisationsweite Teams-Aufbewahrungsrichtlinien zu implementieren, und sie müssen separat für Chats und Kanäle erstellt werden. Diese Richtlinien können zudem nicht auf private Kanalnachrichten angewendet werden. Des Weiteren werden Aufbewahrungsrichtlinien zur Sicherung von Compliance-Datensätzen und nicht der Originaldaten verwendet. Das bedeutet, dass bestimmte Elemente nicht gespeichert werden und die Daten nicht in der ursprünglichen Form wiederhergestellt werden können.

Zunächst sei darauf hingewiesen, dass eine Archivierung keinem Backup entspricht und somit auch keine schnellen Wiederherstellungen bieten kann. In Falle von Teams ist es eher eine umständliche Alternative, wenn andere Methoden für das Unternehmen keine Option sind. Darüber hinaus werden auch nur abgeschlossene Vorgänge archiviert und je nach Vorgabe zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt – im besten Falle unverändert. Diese Daten werden in der Office 365 Cloud abgelegt und dann aus der Liste der aktuellen Teams entfernt. Im archivierten Zustand lassen sich die Daten nicht mehr bearbeiten.

So lassen sich Daten aus Teams archivieren

Eine Archivierung von Teams-Daten kann zumindest einen gewissen Grad an Sicherheit bieten. Anwender sollten aber unbedingt bedenken, dass nur abgeschlossene Teams archiviert und dann auch nicht mehr verändert werden können. Dafür öffnet der Administrator die Funktion Teams verwalten, die sich hinter dem Zahnradsymbol auf der Teams-Benutzeroberfläche befindet. Danach wählt man das betreffende Team aus und öffnet mittels Weitere Optionen ein Dropdown-Menü, in dem nun der Befehl Team archivieren angeklickt werden kann. Das sich dann öffnende Bestätigungsfenster verfügt über ein Feld SharePoint-Seite für Teammitglieder als schreibgeschützt festlegen, das auf jeden Fall aktiviert werden sollte. Danach kann der Admin das Archivieren bestätigen und den Prozess abschließen.

Nach der Archivierung ändert sich – wie erwähnt – die Statusanzeige im Teams-Hub. Hier sieht der Administrator die Gruppen entweder als aktiv oder archiviert. Über den Aufruf Teams verwalten können alle Mitglieder eines archivierten Teams alle Inhalte öffnen und durchsuchen, so zum Beispiel Kanäle oder Unterhaltungen, aber eben nur lesen und nicht mehr verändern, löschen oder überschreiben.

Müssen Nutzer Inhalte aus einem Team wiederherstellen, so müssen alle Team-Daten wiederhergestellt werden. Auch das erfolgt über Teams verwalten. Dort klickt der Administrator die drei Punkte rechts neben dem archivierten Team, um zu Weitere Optionen zu gelangen. Hier kann aus dem Dropdown-Menü nun der Befehl Team wiederherstellen gewählt werden.

Die nativen Archivfunktionen von Microsoft für Teams sind eher rudimentär und sehr einfach gehalten. Darüber hinaus stellen die gespeicherten Informationen keine validen Daten für eine Wiederherstellung wie aus einem Backup dar. Anwendern und Administratoren muss dies klar sein. Wer granulare Recoverys benötigt, die zudem aktueller und in Versionierungen verfügbar sind, der kommt um zusätzliche Ressourcen für ein Backup von Teams nicht herum.

Einzelne Komponenten sichern kann umständlich sein

Natürlich lassen sich Teams-Daten unter Microsoft Office 365 wiederherstellen und auch sichern, aber die dafür nötigen Prozesse sind umständlich und nicht über eine zentrale Oberfläche realisierbar. Teams ist mit populären Office 365-Apps und TeamDrive integrierbar und ermöglicht Synchronisationen zu SharePoint, was aber Backups nicht unbedingt leichter macht.

Wie beschrieben, werden verschiedene Teams-Daten in unterschiedlichen Bereichen der Anwendung abgelegt. Das bedeutet, Unternehmen, die diese Informationen unbedingt sichern wollen, müssen die über das Backup der einzelnen Komponenten tun, also SharePoint, Exchange und OneDrive. Dies ist ohne Frage möglich, leider ist nicht ersichtlich, ob auch die gegebenen Abhängigkeiten bei einer Wiederherstellung nachvollziehbar sind. Wird zum Beispiel ein Gruppenchat zu einem bestimmten Team aus OneDrive wiederhergestellt, stellt sich die Frage, ob die damit verbundenen Kanäle, die über ein SharePoint-Restore abgerufen werden müssten, ersichtlich sind. Das gleiche gilt für Teams-Konversationen, die wiederum über Exchange wiederhergestellt werden müssen. Bei Revisionen ist dies ein wichtiger Punkt, denn Anwender müssen beispielsweise in einem Rechtsstreit alle mit dem Thema zusammenhängende Inhalte vorweisen können.

Ein weiteres Beispiel soll zeigen, wie der Prozess der Wiederherstellung von Teams-Nachrichten über den nativen Weg erfolgt, denn dieser ist nicht ganz einfach. Gelöschte Teams-Nachrichten landen nicht automatisch nicht in den Papierkorb. Dafür werden sie im Compliance Center archiviert. Ist Compliance nicht aktiviert, dann hat der Administrator keine Chance, die Nachricht zurückzuholen. Ist Compliance aktiviert, so muss der Admin im Compliance Center die Inhaltssuche verwenden. Danach muss er sich durch zahlreiche Filterkriterien quälen – Datum, Typ, Absender, Empfänger, Ort –, um die richtige Nachricht zu finden. Ist die gewünschte Information gefunden, so muss „nur“ noch der Export angestoßen werden. Das heißt, das Export-Tool von Office 365 muss installiert sein (oder werden), damit die Datei als .pst exportiert werden kann. Dies geschieht im letzten Schritt über das Export/Import-Tool von Outlook, um die PST-Datei zu importieren und somit wiederherzustellen.

Wie veranschaulicht, ist ein Backup oder eine Wiederherstellung von Teams-Daten etwas aufwendig. Das hängt natürlich mit dem Aufbau von Microsoft 365 zusammen, aber auch wenn dies logisch ist, nutzt es den Administratoren das nicht. Sie müssen auf zusätzliche Optionen zurückgreifen, wenn sie Teams absichern und bei Bedarf wiederherstellen wollen.

Verfügbare Drittanbietersoftware für das Backup von Teams

Tools von Drittanbietern können den Prozess des Sicherns und Wiederherstellens von Teams-Daten vereinfachen. Der Hauptvorteil der Verwendung von Lösungen von Drittanbietern für diese Art Backup besteht darin, dass sie neben der einfacheren Wiederherstellung von Teams-Inhalten auch zeitpunktbezogene und längerfristige Sicherungen bieten können. Einige von ihnen ermöglichen eine Volltextsuche, um das Auffinden und Wiederherstellen von Inhalten sowohl aus Teams als auch aus privaten Kanälen, Konversationen, Arbeitsdateien und Besprechungselementen zu erleichtern. Außerdem bieten sie Benutzeroberflächen für das Sichern und Wiederherstellen von Teams, die viel einfacher zu bedienen sind als das Microsoft 365 Compliance Center und seine PowerShell-Cmdlets.

Allerdings haben auch Tools von Drittanbietern ihre Grenzen, vor allem weil sie von Microsofts APIs und den zugrunde liegenden Diensten wie SharePoint Online und Exchange Online abhängig sind. Deswegen offerieren die meisten Drittanbieter Backup für einzelne Komponenten, aber nicht für die gesamte Teams-Anwendung. Hier müssen die Administratoren ihre Hausaufgaben machen und die verfügbaren Optionen prüfen und vergleichen. Bei der Suche nach einem Anbieter muss zudem berücksichtigt werden, ob es eine SaaS-Lösung oder ein lokal einzusetzendes Produkt sein soll, welche Sicherheitsarten unterstützt werden müssen und wie sich die Compliance-Vorgaben und Geltungsbereiche gestalten.

Abschließend haben wir eine Liste verfügbarer Backup-Lösungen erstellt (die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit), die die einzelnen Backup-Optionen kurz umreißt

Afi Teams Backup – Der Anbieter verspricht nicht nur zuverlässiges 365-Backup, sondern auch umfassendes Backup von Teams-Daten, darunter Inhalte privater Kanäle und Mitgliederdaten in OneDrive. Die Lösung ermöglicht die Konfiguration über SLAs per Gruppen.

AvePoints Cloud Backup – SaaS-basierte Lösung, die laut Herstellerangaben alle Aspekte von Teams sichern und wiederherstellen und dabei die bestehenden Verbindungen zwischen den Diensten erhalten kann. Die Lösung ermöglicht Cloud-to-Cloud-Backups.

Brycks – Ein Cloud-to-Cloud-Backup-Dienst, der ebenso die Sicherung aller Microsoft 365-Daten verspricht. Der Anbieter nutzt hierfür Rechenzentren in Deutschland und in der Schweiz.

CloudAlly Microsoft 365 Backup – Der Anbieter gibt an, Gespräche, Kalender, Websites, Apps, Kanäle und Metadaten von Teams abzusichern. Die Backup-Dienste umfassen darüber hinaus Exchange Online, SharePoint Online und 365-Gruppen. Es stehen unter anderem RZs in UK und Deutschland zur Auswahl.

CodeTwo Backup for Office 365 – Diese Lösung sichert Daten von Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business und Microsoft Teams. Das Backup umfasst nach Anbieterangaben Microsoft 365-Gruppenpostfächer (Office 365) und SharePoint-Teamwebsites, wovon Teams in Microsoft Teams erstellt werden, SharePoint-Listen und -Bibliothekselemente, die über Microsoft Teams freigegeben werden, OneDrive for Business-Websites, die die über Teams zugänglichen persönlichen Dokumente und OneNote-Notizbücher enthalten sowie Exchange Online-Postfächer, die Voicemail-Nachrichten und Kalenderelemente enthalten, die von Microsoft Teams genutzt werden.

Datto SaaS Protection for Office 365 – Der SaaS-Backup-Service sichert Dateien, Konversationen und Kalendertreffen der öffentlichen Kanäle in Teams sowie Team-Seiten und Konversationsnachrichten. Der Hersteller verspricht drei Sicherungen pro Tag. Allerdings versieht der Anbieter sein Produkt mit dem Hinweis, dass es nur den Inhalt eines Teams wiederherstellen kann, nicht so das gesamte Team selbst.

Druva inSync – Dieser Dienst sichert nicht nur Microsoft 365 und somit Teams, sondern auch Salesforce, Slack und Google Workspace ab. Der Anbieter stellt eine umfangreiche Dokumentation zu Backup und Recovery von Teams mit der eigenen Lösung zur Verfügung. Aufgrund von API-Limitationen wird eine Wiederherstellung von Konversationsdaten nicht unterstützt.

Skykick Cloud Backup Suite for Office 365 – Hiermit werden die Daten der Gruppen, Teams, Modern Team Sites sowie Konversationen und Kalender gespeichert. Die Sicherung erfolgt bis zu sechs Mal am Tag. Preiskalkulationen können über die Webseite erfragt werden.

Spanning Backup for Office 365 – Spanning gehört zu Kaseya und bietet ein Cloud-to-Cloud SaaS-Backup von Microsoft-365-Daten, darunter auch Teams. Spanning bietet Backup für alle in Exchange Online und SharePoint Online gespeicherten Daten (einschließlich privater und Gruppen-Chats, Meeting-Aufzeichnungen und OneNote-Dateien) sowie Teams Conversations. Der Anbieter offeriert ein Preismodell von 48 US-Dollar pro Nutzer und Jahr.

Synology Active Backup for Microsoft 265 – Neben Backups für OneDrive for Business, SharePoint Online und Exchange Online werden Sicherungen von Teams Daten wie Dateien, Anhänge, Wikis oder OneNote durchgeführt. Das sind die Daten, die in OneDrive for Business und SharePoint Online gespeichert sind. Dabei fallen keine Lizenzkosten an, der Hersteller bietet das Tool als Zusatzanwendung zum Synology-NAS-Produkt an. Mehr als 500 Konten sollten Anwender aber nicht anlegen.

Veeam Backup for Microsoft Office 365 – Veeam nutzt ebenso die Tatsache, dass Office 365 Teams-Daten in SharePoint Onlie und anderen Standorten ablegt. Mit der Software lassen sich Teams-Daten, inklusive Dokumente und Sites, durchsuchen und wiederherstellen. Darüber hinaus ist ein Recovery der Daten möglich, die mit Teams-Tabs und -Kanälen verbunden sind. Diese lassen sich dann manuell wieder an die entsprechende Teams-Lokation anhängen. Die Microsoft-Lizenz muss allerdings den Zugriff auf Teams-APIs erlauben, um ein Backup umsetzen zu können. Ein detailliertes E-Book ist hier erhältlich.

Zerto Backup for Microsoft 365 – Dies ist ein Cloud-to-Cloud-Backup-Service, be idem neben anderen 365-Informationen auch Teams/Gruppen-Daten wie Chats, Wiki, Konversationen, Pläne, Dateien, Sites und Kalender abgesichert.

Backup ist ein Muss – Nur muss man wissen, wie

Anwender, die Microsoft 365 nutzen und Teams-Daten absichern wollen, können dies zweifelsohne tun, allerdings erfordert dies einigen Aufwand und in der Regel auf jeden Fall die Integration von Drittanbieterangeboten. Den Firmen beziehungsweise IT-Teams muss unbestritten klar sein, dass ein Backup dieser SaaS-Daten unerlässlich ist, da Microsoft selbst keine umfassenden Backup-Funktionalitäten bietet.

Dabei sollten IT-Verantwortliche sich nicht scheuen, Mehrauswand zu betreiben. Je mehr sie im Vorfeld sich mit der Problematik der Teams-Backups vertraut machen, desto besser können sie eine entsprechende Lösung finden. Bei den Wiederherstellungen von Teams-Daten muss an die Abhängigkeiten der verschiedenen Teams-Bereiche gedacht werden und daran, dass diese im Zweifel nach einem Restore für eine Revision nachvollziehbar sind.

Steckt der IT-Entscheider die richtigen Kriterien ab und beachtet die internen Prozesse und Compliance-Vorgaben, so sollte sich auch ein sinnvolles Backup-Produkt finden lassen, aber es wird Zeit und Nerven kosten. Das sollten IT-Verantwortliche auf jeden Fall wissen, wenn sie ein Backup für Teams umsetzen wollen.