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Teams Gastzugang vs. externer Zugang vs. Teams Connect
Microsoft bietet einige Optionen, um Teams mit externen Benutzern zu verbinden. Erfüllen Gastzugang, externer Zugang oder Teams Connect Ihre Anforderungen an Zusammenarbeit?
Da viele Unternehmen während der COVID-19-Pandemie Remote-Arbeit unterstützten, erfuhren Collaboration-Plattformen eine hohe Akzeptanz. Plattformen wie Microsoft Teams haben es den Mitarbeitern ermöglicht, sich zu verbinden und zusammenzuarbeiten, indem sie Meeting-Funktionen wie digitale Whiteboards, Bildschirmfreigabe, gemeinsames Verfassen von Dokumenten und Konferenzen unterstützen.
Diese Meetings dienen nicht mehr nur internen Kommunikationsbedürfnissen. Viele Mitarbeiter haben begonnen, Collaboration-Plattformen zu nutzen, um mit externen Benutzern an verschiedenen Projekten und Initiativen zu arbeiten. Die Möglichkeit, mit externen Anwendern zu interagieren, hilft Unternehmen dabei, E-Mails nicht mehr für die Zusammenarbeit nutzen zu müssen und die Kommunikations-Tools zu konsolidieren. Doch mit der Bequemlichkeit, Gäste zum Zugriff auf Unternehmensdaten einzuladen, geht auch das Risiko einher, sensible Informationen preiszugeben.
In Microsoft Teams haben IT-Administratoren zwei – bald drei – Optionen, um die externe Zusammenarbeit auf der Plattform zu unterstützen. Lassen Sie uns den Teams-Gastzugang, den externen Zugang und Teams Connect vergleichen.
1. Gastzugang
Eine gängige Option für die meisten Teams-Benutzer ist es, externe Benutzer einzuladen, indem sie ihre E-Mail-Adresse zur Mitgliederliste eines Kanals hinzufügen. Der Gastzugriff ermöglicht es einem externen Benutzer, alle Inhalte innerhalb eines bestimmten freigegebenen Channels zu sehen und mit ihnen zu interagieren, zum Beispiel Unterhaltungen, Dateien und die SharePoint-Teamseite. IT-Administratoren müssen den Gastzugriff zunächst auf der Ebene des Tenants beziehungsweise der Organisationsdomäne aktivieren. Anwender müssen außerdem Eigentümer des Kanals sein, um externe Nutzer einladen zu können.
Ein Nachteil bei dieser Einrichtung ist, dass ein Benutzer im Teams-Client den Tenant wechseln muss, um auf freigegebene Inhalte zuzugreifen oder diese anzuzeigen. Der Tenant ist das Hauptkonto. Dies zwingt den Benutzer dazu, den primären Tenant zu verlassen. Obwohl es für Benutzer nicht ideal ist, ihr primäres Konto zu verlassen, war dies die einzige Möglichkeit, Zugriff auf freigegebene Inhalte mit externen Tenants zu erhalten.
2. Externer Zugriff
Mit externem Zugriff, auch bekannt als Federation (Föderation), können Mitarbeiter native Chats und Anrufe mit Personen außerhalb des Unternehmens nutzen. Mit der offenen Föderation können Mitarbeiter mit externen Benutzern kommunizieren, ohne den Tenant zu wechseln, und haben das volle Chat-Erlebnis mit Gästen. IT-Administratoren können auch die Unterstützung von Federation mit bestimmten externen Domänen aktivieren oder blockieren.
Der externe Zugriff unterscheidet sich vom Gastzugang in Bezug auf die Funktionen, die externen Benutzern zur Verfügung stehen. So können Benutzer, die über den externen Zugriff verbunden sind, beispielsweise nicht auf Team-Ressourcen zugreifen oder zu Gruppenchats hinzugefügt werden. Dennoch wird diese Methode von Endanwendern häufig verwendet, um mit Kunden oder Anbietern zu interagieren und ihren Status zu ermitteln.
3. Teams Connect
Teams Connect wurde auf der Ignite-Konferenz von Microsoft 2021 angekündigt und wird voraussichtlich im November 2021 eingeführt. Diese Funktion bietet gemeinsam genutzte Kanäle, bei denen die Benutzer nicht den Tenant wechseln oder Gastkonten erstellen müssen. Benutzer werden in der Lage sein, geteilte Kanäle im gleichen Menü wie die Kanäle innerhalb ihrer Organisation zu sehen.
Mit Teams Connect können externe Benutzer nur auf die Teams-Ressourcen innerhalb eines geteilten Kanals zugreifen. IT-Administratoren sollen auch in der Lage sein, Richtlinien zu erstellen, um zu kontrollieren, wer gemeinsame Kanäle erstellen kann und ob Benutzer zu Kanälen hinzugefügt werden können, die von externen Organisationen erstellt wurden.
Die Öffnung von Teams für externe Benutzer bringt Datenschutz- und Sicherheitsbedenken mit sich. Auch wenn viele Unternehmen den Wert der externen Zusammenarbeit sehen, kann sie zu Problemen führen, wenn sie nicht richtig eingesetzt wird. IT-Administratoren müssen bei der Definition von Richtlinien für die externe Zusammenarbeit sorgfältig vorgehen und sicherstellen, dass die Endanwender richtig geschult sind, um Gastkonten und freigegebene Kanäle zu verwalten und zu pflegen. Außerdem müssen Administratoren externe Konten regelmäßig überprüfen und bei Bedarf den Zugriff sperren.
