So strukturieren IT-Abteilungen das Collaboration-Management

Die Collaboration-Welt hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Vorbei sind die Zeiten, in denen die meisten Mitarbeiter im selben Büro zusammenarbeiteten und eine begrenzte Anzahl von Anwendungen nutzten. Heute müssen Unternehmen dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter eine Vielzahl von Tools wie Messaging-, Video- und Content-Creation-Apps verwenden können, um miteinander sowie mit Partnern und Kunden zusammenzuarbeiten – unabhängig vom Standort.

Auch die Anwendungen ändern sich. Heute können Unternehmen bei einer Vielzahl von Anbietern Suiten erwerben, die mehrere Collaboration-Funktionen in einer einzigen Benutzeroberfläche vereinen, anstatt eigenständige Anwendungen einzusetzen.

Gleichzeitig ergeben sich neue Herausforderungen durch die Notwendigkeit, eine ständig wachsende Anzahl von Anwendungen und KI-gesteuerten Funktionen zu sichern und deren Compliance zu gewährleisten. Die effektive unternehmensübergreifende Zusammenarbeit zur Unterstützung von Lieferketten und anderen unternehmensübergreifenden Aktivitäten ist ein weiterer zu berücksichtigender Faktor. Letztendlich müssen Investitionen in die Zusammenarbeit einen nachweisbaren geschäftlichen Nutzen in Form von Produktivitätssteigerungen, Kosteneinsparungen und Möglichkeiten zur Umsatzsteigerung bringen.

Diese Trends erfordern eine Neubewertung der Strategien für das Collaboration-Management. Viele Unternehmen verwalten Collaboration-Anwendungen und -Dienste noch immer in getrennten Systemen. Die globale Studie "Workplace Collaboration: 2023-24" von Metrigy, an der 440 Unternehmen teilnahmen, ergab, dass nur etwa 56 Prozent der Teilnehmer ihre Collaboration-Teams zu einer einzigen Gruppe mit gemeinsamer Verantwortung für die Architektur und den Betrieb aller Collaboration-Anwendungen zusammengeführt haben.

Diejenigen, die noch nicht zusammengelegt haben, verfügen in der Regel über separate Gruppen mit individueller Verantwortung für Bereiche wie Videokonferenzen, Telefonie, Messaging, E-Mail, Dokumenten-, Content- und Wissensmanagement. Der siloartige Ansatz ist in größeren Unternehmen deutlich weiter verbreitet. Fast die Hälfte (47,8 Prozent) der Unternehmen mit mehr als 2.500 Mitarbeitern unterhält immer noch getrennte Teams für die Verwaltung ihrer einzelnen Collaboration-Apps.

Der Siloansatz ist einfach unhaltbar, da Anwendungen zusammenwachsen und neue KI-gesteuerte Funktionen die Grenzen zwischen verschiedenen Apps verwischen. Zum Beispiel muss ein Unternehmen mit einem Audio-/Videoteam, das für das Design, die Bereitstellung und die Verwaltung von Videokonferenzräumen zuständig ist, mit den Verantwortlichen für Meeting-Apps abgestimmt werden, die oft mit Chat- und Anrufdiensten integriert sind. Neue Meeting-Funktionen wie das Framing von Personen im Raum (Bildausschnitt so wählen, dass alle Teilnehmer gut erkennbar sind), die Integration des Chats im Meeting mit dem Team-Chat, das virtuelle Whiteboard und der Einsatz von KI zur Zusammenfassung von Meetings können nur dann erfolgreich umgesetzt werden, wenn das Konferenzsystem und die Anwendung aufeinander abgestimmt sind.

Erfolgreiche Unternehmen müssen zumindest ein einziges Team haben, das für die Abstimmung zwischen den verschiedenen Collaboration-Anwendungen und der Infrastruktur verantwortlich ist. Collaboration-Teams müssen sich mit den Verantwortlichen für Sicherheit und Compliance absprechen, um sicherzustellen, dass das Einführen neuer Anwendungen und Funktionen in Übereinstimmung mit angemessenen Sicherheits- und Risikokontrollen erfolgen kann.

How IT organizations build collaboration teams

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Die Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, um Einblicke in das Engagement der Mitarbeiter und die Anwesenheit im Büro zu erhalten, wird die Pläne für die zukünftige Bürokonfiguration vorantreiben. Die Zusammenarbeit mit den Gebäudeteams, um Daten über die Nutzung des Arbeitsplatzes auszutauschen, wird diese Initiative ebenfalls unterstützen. Schließlich sollten Collaboration-Teams proaktiv mit Vertrieb und Marketing zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Tools für Kommunikation und Collaboration in CRM- und Marketing-Automatisierungstools integriert werden.

Zusammenarbeit ist für den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich, insbesondere im neuen Zeitalter der Hybridarbeit. Stellen Sie sicher, dass die Teams, die für die verschiedenen Aspekte der Collaboration-Anwendungen verantwortlich sind, vereinheitlicht werden und dass sie angemessen mit anderen Funktionen verbunden sind, die von der Konvergenz der Collaboration- und Geschäftsprozessanwendungen profitieren können.