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So planen Sie die Kosten für unerwartete Ausfallzeiten
Ungeplante Ausfallzeiten können schwerwiegende Folgen haben, wie Rufschädigung, Umsatzverluste und zusätzliche IT-Kosten. Nutzen Sie diese Tipps, um für das Unerwartete vorzusorgen.
Ausfallzeiten sind für jedes Unternehmen teuer. Wie teuer genau hängt von vielen Faktoren ab, einschließlich wie lange die Ausfallzeit dauert, wann sie auftritt und – vielleicht am wichtigsten – ob sie geplant oder ungeplant war.
Der wesentliche Unterschied zwischen geplanter und ungeplanter Ausfallzeit besteht darin, dass die Unternehmen zusätzliche Optionen haben, wenn die Service-Unterbrechung geplant ist. Sie können geeignete Übergangslösungen installieren oder Aufgaben, die nicht zeitabhängig sind, verschieben, wie Frank Trovato, Research Advisor für Infrastruktur bei der Info-Tech Research Group, erklärt.
Wenn die Ausfallzeit ungeplant ist, wird ein Unternehmen nicht für solche Maßnahmen vorbereitet sein, und die Kosten werden nicht nur finanzieller Art sein. Ungeplante Ausfallzeiten können auf Einnahmenverluste oder verminderte Produktivität hinauslaufen und sich sogar auf das Ansehen des Unternehmens auswirken.
Kosten schätzen
Man schätzt die Kosten einer geplanten Ausfallzeit, indem man erfasst, welche Services direkt oder indirekt betroffen sein könnten. Wenn zum Beispiel die Ausfallzeit dafür vorgesehen ist, die Cloud-Umgebung des Unternehmens zu verbessern, könnte das auch die Kundendatenbank tangieren. Besteht eventuell eine kritische Abhängigkeit für die Online-Verkäufe oder den Kunden-Support, von dem die Anwender eine Zuverlässigkeit von 24/7 erwarten?
„Die Kosten bestehen nicht nur in einem eventuellen Umsatzverlust, sondern auch in einer Beschädigung der Reputation, die zukünftige Verkäufe beeinträchtigen oder auf andere Weise den Markennamen beschädigen könnte“, führt Trovato aus. „Man muss sichergehen, dass die Firmenführung alle Kosten einer geplanten Ausfallzeit versteht, so dass sie entscheiden kann, ob man diese Kosten abschwächt oder akzeptiert.“
Weil es sogar mehr Unterbrechungen als mit der ursprünglich geplanten Ausfallzeit geben kann, wird die ungeplante Ausfallzeit zu Extrakosten für Geschäft und IT führen, meint Trovato. Auf der IT-Seite können die Kosten auch zusätzliche Technologieanschaffungen umfassen sowie Support-Services der Hersteller und Mehrarbeit des IT-Teams, um den Zwischenfall zu lösen.
Unternehmen müssen sowohl mit geplanten als auch mit ungeplanten Ausfallzeiten als möglichen Geschäftsunterbrechungen zurechtkommen. Für die meisten Unternehmen hat sogar eine geplante Ausfallzeit am Wochenende wegen Wartungsarbeiten gewisse Auswirkungen.
Trovato fügt hinzu: „Während Wochenenden als ideale Gelegenheiten für geplante Ausfallzeiten erscheinen, kann doch eine breite Palette von Services und Mitarbeitern betroffen sein – darunter Nutzer von Online-Plattformen, Mitarbeiter, die wegen der Einhaltung einer Frist länger als gewohnt arbeiten, oder Batch-Prozesse, die auch nach der üblichen Arbeitszeit weiterlaufen.“
Der Schlüssel für einen effektiven Umgang mit den Kosten liegt in der Absicherung, dass das Management die Kosten ungeplanter Ausfallzeit versteht, so dass es entscheiden kann, diese Kosten abzuschwächen oder zu akzeptieren.
„Indem man dies versteht, lässt sich auch ein angemessenes Niveau von Investitionen in Ausfallsicherheit festlegen“, erklärt Trovato. „Man sollte keine Million Dollar ausgeben, um ein Problem im Umfang von 10.000 Dollar zu lösen.“
Wenn das potentielle Reputationsrisiko niedrig ist, wird es in ähnlicher Weise unnötig sein, ein teures High-Availability-Tool zu installieren, um dieses Risiko zu reduzieren.
„Stattdessen reicht eine einfache Standby-Lösung, mit der ein Recovery innerhalb von 24 Stunden möglich ist“, sagt Trovato.
Die Kosten für Ausfallzeiten niedrig halten
Es ist möglich, die Kosten für Ausfallzeiten niedrig zu halten, indem die Ausfallsicherheit der besonders kritischen Systeme eines Unternehmens verbessert wird. Trovato führt hierzu aus: „Die Stärkung oder der Aufbau der Resilienz ist teuer, so dass das IT-Team zunächst Aussagen vom Management dazu benötigt, welche Anwendungen die größten Auswirkungen auf das Unternehmen haben.“
Sind die Prioritäten einmal festgelegt, sind mehrere Optionen für die Ausfallsicherheit der Technologie verfügbar. Trovato ist der Ansicht, dass kritische hochverfügbare Systeme helfen können, die auf Aktiv-Aktiv-Cluster, Cloud-Migration und Disaster-Recovery-Services gestützt sind und Failover zu einer Standby-Umgebung vorantreiben.
Unternehmen können Resilienz auch durch Übergangslösungen erreichen, die kritischen Services erlauben, weiter zu funktionieren, während das IT-Team daran arbeitet, beschädigte Systeme wiederherzustellen.
„Zum Beispiel könnten Krankenhäuser vorübergehend zur papiergestützten Patientenbehandlung zurückkehren“, meint Trovato. „Das ist nicht ideal, da Daten per Hand ausgetauscht werden müssten, aber es garantiert, dass Patienten weiter registriert und behandelt werden können.“
Exakte Kosten sind nicht so exakt
Folgt man Trovato, dann sind Versuche, die Kosten für Ausfallzeiten exakt in Geldbeträgen festzulegen, nur eine nutzlose Anstrengung.
„Die Auswirkungen auf den Umsatz werden variieren, je nachdem wann der Vorfall passiert und wie lange der Ausfall dauert. (...) Inzwischen sind ‚weiche‘ Kosten wie zum Beispiel die Auswirkungen auf die Reputation sogar weniger präzise.“
Auf der anderen Seite kann man zu groben Schätzungen gelangen, mit denen die Planungen für mögliche Auswirkungen in Kategorien wie hoch, mittel und niedrig eingeteilt werden können. Trovato resümiert: „Das ist alles, was wir wirklich für den Start von Priorisierungen brauchen, wo zuerst in Resilienz investiert werden soll.“
