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So halten Sie Ihr File Storage geordnet und organisiert
Auch in der Speicherlandschaft ist hin und wieder Aufräumen angesagt. Sechs erprobte Methoden zum Ordnung halten in der Dateispeicherung von Namenskonvention bis Versionierung.
Viele Unternehmen nutzen und verwalten Dateispeicher für unstrukturierte Daten abteilungs- und bereichsübergreifend zur gemeinsamen Nutzung. Die Einrichtung gemeinsam genutzter Speichersysteme ist ein gutes Konzept, wenn Nutzer regelmäßig gemeinsam an Dateien wie Textdokumenten, PDFs und Tabellenkalkulationen arbeiten. Es ist darüber hinaus benutzerfreundlich. Shared Storage ist daher auch eines der verbreitetsten Speicherkonzept.
Allerdings können Nutzer viel Zeit auf die Suche nach bestimmten Elementen ver(sch)wenden, unnötig Speicherressourcen blockieren und möglicherweise Daten verlieren, falls sie ihre Dateien nicht organisieren oder kategorisieren.
Auch für Administratoren kann es schwierig sein, die Dateispeichersysteme zu verwalten, wenn es keine Ordnung gibt. Die Ausführung einfachster Routine-Aufgaben, die auch für die Nutzer wichtig sind, könnten so zum Problem werden. Das würde zuerst die Planung der Backups für die Dateisysteme betreffen.
Die folgenden sechs Best Practices für die Dateispeicherung stellen sicher, dass die Dateien dort sind, wo sie sein müssen, und dass sie leicht auffindbar sind. Dies trägt dazu bei, Datenverluste zu verhindern, das Auffinden von Dateien für geschäftliche oder rechtliche Zwecke zu erleichtern und eine bessere Nutzung der Dateispeicherung und Konsistenz unter den Benutzern zu fördern.
1. Festlegen einheitlicher Namenskonventionen
Unternehmen, die über eine unternehmensweite Namenskonvention für Dateien und Speicherbereiche verfügen, können Daten viel schneller auffinden als Unternehmen ohne ein solches System. Namenskonventionen sollten gefördert und den Teammitgliedern ernsthaft nahegelegt werden, sie zu befolgen, damit mehrere Benutzer Dateien über die Suche finden und darauf zugreifen können.
Namenskonventionen können Benutzer auch dazu ermutigen, weitere Informationen hinzuzufügen, um die Sichtbarkeit von Dateien bei der Suche zu verbessern.
Vermeiden Sie aber auch Triviales, wie eine Duplizierung des Datums im Dateinamen. Die meisten Daten schreiben für Dateien verschiedenen Datumsangaben mit: zum Beispiel Erstellungsdatum, Änderungsdatum und Zugriffsdatum. Nicht alle Nutzer bevorzugen die Vollbildanzeige. Mitunter schieben sie die Spalten der Dateiliste dann zusammen und nur noch der Anfang des Dateinamens ist sichtbar. Er sollte also das signifikante Unterscheidungsmerkmal schon enthalten. Auch die Sortierreihenfolge sollte berücksichtigt werden.
Durch eine einheitliche Namensstruktur können Unternehmen, die ein gemeinsames Dateisystem für die Zusammenarbeit an Dateien verwenden, diese bei Bedarf leicht auffinden. Benutzer, die Dateien auf ihrem eigenen Gerät oder lokalen Speicher speichern, können ebenfalls von einer einheitlichen Namensstruktur profitieren.
2. Aufbewahrungsrichtlinien und Verfallsdaten nutzen
Aufbewahrungsrichtlinien löschen Daten automatisch nach einem bestimmten Datum oder wenn niemand während eines bestimmten Zeitraums auf die Daten zugegriffen hat. Unternehmen verwenden in der Regel Aufbewahrungsrichtlinien, wenn sie aufgrund von gesetzlichen Vorschriften, Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen wie HIPAA und DSGVO verpflichtet sind, Daten regelmäßig zu löschen.
Aufbewahrungsrichtlinien sind für eine Strategie zur Löschung und Aufbewahrung von Dateien nützlich. Unternehmen können sie auch nutzen, um die Verschwendung von Speicherplatz zu verhindern. Administratoren können Benutzer anweisen, Ordner mit Aufbewahrungsrichtlinien zu erstellen, damit sie bestimmte Dateien darin speichern können. Bevor Dateien jedoch gelöscht werden, sollte geprüft werden, dass niemand Nutzungsansprüche auf die Informationen in den Dateien erheben kann. Dafür schreiben Gesetze bestimmten Aufbewahrungspflichten für Geschäftsdaten vor.
Wenn ein Team beispielsweise nicht sicher ist, ob es eine Datei oder eine Gruppe von Dateien in nächster Zeit benötigt – und es keine Compliance-, geschäftlichen oder rechtlichen Einschränkungen für die Löschung oder Aufbewahrung der Daten gibt –, sollte ein Ordner für diese Dateien bestimmt und eine separate Aufbewahrungsrichtlinie festlegt werden. Kompression und Verschlüsselungen helfen dabei, dass diese Dateien nicht versehentlich „aktualisiert“ werden.
Dateien, deren Verfallsdatum entsprechend der Aufbewahrungsrichtlinie erreicht ist, sollten dann auch regelmäßig gelöscht werden. So kann das unnötige Anschwellen der Datenvolumina verhindert werden. Speichersysteme laufen langsamer voll.
3. Unnötige Dateien auch nicht speichern
Unternehmen und Benutzer müssen viele Daten aufbewahren, darunter auch Dateien wie Steuerdokumente oder Kundendaten, aber sie müssen nicht unbedingt Elemente wie alte Projektdateien und doppelte Dateien, einschließlich Sicherungsversionen, speichern. Ebenfalls beliebte Objekte unnötiger Speicherung: Zwischenstände während der Bearbeitung und Dateien, die nur für die Übertragung auf ein anderes System erzeugt worden sind. Das kann auch der Fall sein, wenn aus einer Quelle ein PDF als endgültige Version erzeugt wird. Soll der Informationsstand im PDF nicht mehr verändert werden, kann die Quelle gelöscht werden.
Der Versuch, alles „nur für den Fall“ zu speichern, kann zu einem verschwenderischen Umgang mit Speicherressourcen führen und die Speicherkosten erhöhen. Die Administratoren sollten den Benutzern auch raten, nur Daten zu speichern, die ihre Teams für aktive, vergangene oder künftige Projekte benötigen oder benötigen könnten.
4. Dateigruppen und Ordnerstrukturen strategisch planen
Viele Ordnerstrukturen basieren auf dem, was die Benutzer aufgrund ihrer täglichen Aufgaben leicht navigieren können. Praktisch ist eine Ordnerstruktur, die typische Arbeitsabläufe der Organisation oder des Teams widerspiegelt. So werden die Nutzer auch ermutigt, Dateien immer auf dieselbe Weise zu speichern und die Ordnerhierarchien zu organisieren und zu nutzen.
Vermeiden Sie eine zu starke Gliederung. Enthält der Dateiname zum Beispiel auch das Zielland eines Dokuments, so wird ja in der Ordnerstruktur kein Unterordner für Zielländer benötigt. Ist andererseits die Ordnerstruktur nach den Zielländern der Dokumente aufgeteilt, wäre für die Unterteilung in Prozessschritte keine gesonderte Ordnerabstufung erforderlich.
Definiert schon die Dateinamenskonvention an sich Zielland und Prozessschritt, wären dafür ebenfalls keine Unterordner erforderlich. Unnötig komplizierte und nach Namen und Zeit oder auch nach Zielland und Prozessschritt verschachtelte und unterteilte Ordner sind so unsinnig wie dieser Satz.
Administratoren sollten die für alle geltenden Ordnerstrukturen dokumentieren und diese dann auch Mitarbeitern und Interessengruppen mitteilen. Das Ziel sollte es sein, dass jeder, der in dem Dateisystem arbeitet, seine Dateien nach denselben Regeln speichert. Organisationen, die hauptsächlich mit Kunden zusammenarbeiten, könnten Ordner beispielsweise nach Kundennamen organisieren. Auch die Datumsfunktionen des Dateisystems können über Makros, Skripten und Batch-Tools genutzt werden, um Dateien wiederauffindbar zu machen.
Nach Bedarf entstehen separate Dateihierarchien für verschiedene Teams. Die Finanzabteilung könnte ihre Ordnerhierarchien beispielsweise nach Mandanten strukturieren, während das Vertriebsteam die Ordner nach Produktnamen strukturieren könnte.
Unabhängig davon, für welche Strategie sich das Unternehmen entscheidet, sollte die zu befolgende Struktur dokumentiert werden.
Je nach Umfang der Dateien sollte immer auch über den Schritt zu einem Dokumentenmanagementsystem oder einer Datenbank nachgedacht werden. Dann erleichtern eine Ordnerstruktur und eine Dateinamenskonvention die Implementierung übergeordneter Tools erheblich.
5. Metadaten erleichtern die Suche
Dateiorientierte Speichersysteme verfügen zumeist über Funktionen zum Speichern von Metadaten. Die Suche nach Dateien, die Text enthalten, ist einfach, aber Daten, die keinen Text enthalten, sind möglicherweise schwieriger zu finden.
Um dieses Problem zu entschärfen, können Benutzer Dateien wie PNGs, JPEGs und MP4s Metadaten hinzufügen, um die Suche zu erleichtern. Metadaten ermöglichen es den Benutzern, Schlüsselwörter oder Beschreibungen hinzuzufügen, und informieren die Benutzer darüber, wann die Dateien erstellt wurden. Die Nutzer sollten in der Nutzung von Metadaten unterrichtet und zur Nutzung ermutigt werden. Alles, was man beispielsweise auf ein Etikett oder eine Karteikarte schreiben würde, könnte auch als Metadatum geeignet sein. Diese Metadaten helfen, Dateien, die nicht nach Texten oder Zahlen durchsucht werden können, leichter zu finden.
6. Dateiversionen nutzen
Die Zusammenarbeit mit Dateien bedeutet oft das Überschreiben oder Bearbeiten von Dokumenten, aber es ist wichtig, den Versionsverlauf zu dokumentieren und zu beachten. Im einfachsten Fall ist es das Hinzufügen einer Versionsnummer im Dateinamen, sofern das Bearbeitungs-Tool (die Applikationssoftware) nicht bereits die Versionierung unterstützt. Eine kurze Schulung der Nutzer und der Projektmanager hilft dabei, alle zur Benutzung von Versionierungs-Tools zu bringen.
Es mag für den einfachen Fall unproblematisch sein, eine falsche Version der Datei an einen Kollegen für den internen Gebrauch zu senden. Wird aber versäumt, eine endgültige Version eines Dokuments zu speichern oder aufzubewahren, kann das zu einem größeren Problem werden. Schon nach wenigen Tagen, in denen eine Datei nicht mehr verändert wird, kann kaum jemand sagen, welche Version die aktuelle ist, falls eine weitere Kopie der Datei auftaucht, zum Beispiel als leicht abgeänderte Version vom Kunden. Noch kritischer ist dies, wenn Dokumente aus rechtlichen Gründen in der richtigen letzten Fassung aufbewahrt werden müssen.
Ein Tipp zum Schluss: „Fliegende Holländer“, also Geisterschiffe, unnötige Duplikate von Dateien, sollten unbedingt vermieden werden. Das gilt vor allem dann, wenn eine Datei aus dem Dateisystem heraus als Mail an Dritte weitergegeben wird und später wieder im Dateisystem gespeichert wird. Dann sind die Punkte 1 bis 6 geradezu unerlässlich, um das alltäglich in den Unternehmen vorzufindende Tohuwabohu zu vermeiden.
