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So funktionieren Aufbewahrungsregeln in Microsoft Teams
Microsoft-Teams-Aufbewahrungsrichtlinien sorgen dafür, dass wichtige Daten nicht versehentlich zu früh gelöscht werden und unnötige Daten nicht länger als nötig Speicher belegen.
Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Policies) sind ein wichtiger Mechanismus, um sicherzustellen, dass Daten aus Microsoft Teams in Übereinstimmung mit den geschäftlichen Anforderungen einer Organisation oder den Compliance-Vorgaben aufbewahrt oder gelöscht werden.
Das Wichtigste, was Sie über eine Teams-Aufbewahrungsrichtlinie wissen müssen, ist, dass diese Retention Policies zwar einige Backup-ähnliche Eigenschaften haben, aber nie als Backup-Ersatz gedacht waren. IT-Teams können Aufbewahrungsrichtlinien nicht so konfigurieren, dass sie dieselben Service-Level-Agreement-Anforderungen erfüllen wie Backups im Allgemeinen. Aufbewahrungsrichtlinien haben auch nicht die Granularität eines Backups.
Eine gute Backup-Anwendung kann alle Teams-Daten sowie die Daten, die in anderen Microsoft-365-Anwendungen gespeichert sind, schützen. Eine Microsoft-Teams-Aufbewahrungsrichtlinie hingegen ist ausschließlich für die Verwendung von Chat- und Kanalnachrichten konzipiert.
Richtlinientypen und Modifizierungen
Teams-Aufbewahrungsrichtlinien sind flexibel und können entweder statisch oder adaptiv sein. Eine statische Aufbewahrungsrichtlinie wird auf einen bestimmten Datensatz angewendet, zum Beispiel auf die Daten, die einem bestimmten Benutzer oder einer Gruppe zugeordnet sind.
Adaptive Aufbewahrungsrichtlinien passen sich dynamisch an Änderungen an, die innerhalb einer Organisation auftreten können. Eine adaptive Aufbewahrungsrichtlinie könnte zum Beispiel auf die Benutzer einer bestimmten Abteilung angewendet werden. Wenn ein neuer Benutzer dieser Abteilung beitritt, wird die Aufbewahrungsrichtlinie automatisch auf diesen Benutzer angewendet.
Organisationen können eine Microsoft-Teams-Aufbewahrungsrichtlinie für Teams-Kanalnachrichten, Teams-Chats und private Teams-Chatnachrichten erstellen. Standardmäßig sind diese Aufbewahrungsrichtlinien so konfiguriert, dass Daten sieben Jahre nach ihrer Erstellung aufbewahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
Elemente können jedoch so lange aufbewahrt werden, wie ein Unternehmen dies benötigt, selbst wenn dies bedeutet, dass Teams-Daten auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden. Ebenso ist eine Organisation nicht gezwungen, Daten zu löschen, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Unternehmen können die Aufbewahrungsrichtlinien so ändern, dass Daten, die ihren Aufbewahrungszeitraum überschritten haben, nicht mehr bearbeitet werden, oder das Unternehmen kann sich sogar dafür entscheiden, alte Daten zu einem späteren Zeitpunkt zu löschen. So kann eine Organisation beispielsweise eine siebenjährige Aufbewahrungsfrist festlegen und alte Team-Nachrichten nach zehn Jahren löschen.
Die Aufbewahrungszeiträume können variieren
Obwohl die Standardwerte für die Aufbewahrungsfrist für einige Organisationen angemessen sein könnten, muss jede Organisation selbst entscheiden, wie lange sie die Daten von Teams aufbewahrt. Solche Entscheidungen müssen auf der Grundlage der geschäftlichen Anforderungen einer Organisation und ihrer Compliance-Vorgaben getroffen werden.
Darüber hinaus sollte eine Organisation entscheiden, ob sie unterschiedliche Aufbewahrungszeiträume für Nachrichten im Teams-Kanal und für Nachrichten im privaten Teams-Kanal anwendet. Wenn eine Organisation Nachrichten als Teil eines gesetzlichen Mandats aufbewahrt, muss sie wahrscheinlich Gruppennachrichten und private Nachrichten für die gleiche Zeitspanne aufbewahren. Wenn Aufbewahrungsrichtlinien nur aus betrieblichen Gründen eingeführt werden, ist es möglich, dass private Nachrichten nicht so wertvoll für das Unternehmen sind. In diesem Fall kann das Unternehmen beschließen, sie nicht so lange aufzubewahren wie Gruppennachrichten.
