wladimir1804 - stock.adobe.com
So finden Sie überflüssige Ausgaben in Ihren IT-Verträgen
Vertragsmanagement bedeuten Papierkram, den keiner machen möchte. Doch es ist wichtig, am Ball zu bleiben und unerwartete Rechnungen sowie überflüssige Ausgaben zu vermeiden.
Mit der Umstellung von gekaufter Software auf vertragliche Serviceleistungen werden die IT-Mitarbeiter mit Papierkram überflutet. Schnell verlieren IT-Manager den Überblick, welche Verträge für welche Software und über welche Höhe das Unternehmen abgeschlossen hat.
Verlängerbare Serviceverträge sind ideal für IT-Anbieter, denn dieses Modell sichert ihnen kontinuierliche Einnahmen. Auf der Kundenseite sollten die Administratoren deshalb darauf achten, dass ihr Vertrag ihnen gibt, was sie brauchen – nicht mehr und nicht weniger.
Es spielt keine Rolle, ob es sich um einen Monats- oder Jahresvertrag handelt; Sie müssen wachsam sein und mindestens einmal im Jahr die einzelnen Schritte durchlaufen, um sie zu überprüfen. Der Reiche nach sollten Sie, die Services bewerten, die Sie beziehen, eine Checkliste erstellen und die Preise und Leistungen der Wettbewerber vergleichen.
1. Bewertung bestehender Services
Stellen Sie zunächst fest, ob Sie den Service noch benötigen und welche Zahlungsmethode Sie derzeit verwenden. Wenn Ihr Unternehmen unter Schatten-IT leidet oder Sie ein verteiltes IT-Modell verwenden, kann es ein Alptraum sein, herauszufinden, wohin wie viel Geld fließt. Erstellen Sie eine umfassende Liste Ihrer IT-Dienste, um jeden Vertrag durchzugehen und zu bewerten.
Beziehen Sie IT-Kerndienste ein, aber auch Dienste am Rande der IT, wie zum Beispiel mobile Geräte und Mobilfunkverträge. Es kommt vor, dass ehemalige Mitarbeiter jahrelang mobile Hotspots nutzen, die Sie immer noch bezahlen.
Geräte am Edge häufen Rechnungen über Tausende von Euro pro Jahr an, oft über monatlich abgerechnete Verträge, die sich keiner so richtig ansieht. Sie müssen entscheiden, wie weit Sie das Netz bei Ihrer Vertragsprüfung auswerfen wollen. Unter Umständen lohnt es sich, weiter zu gehen, als zunächst geplant.
Sobald Sie Ihre Liste fertig haben, verwenden Sie diese als Leitfaden für die Arbeit mit den Verträgen. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass Ihre Ausgaben jedes Jahr steigen. Doch wenn sich Ihre Bedürfnisse nicht geändert haben und die Zahl der Nutzer gleich bleibt, warum steigt dann der Grundpreis? Neue Funktionen, die den IT-Diensten hinzugefügt werden, oft ohne dass das IT-Team danach gefragt hat, erhöhen die Rechnung.
In solchen Fällen müssen Sie herausfinden, ob und warum Anbieter ihre Preise erhöht haben und ob Ihre Teams die neuen Funktionen benötigen. Manchmal lässt sich nichts machen und der Service ist so wichtig und einzigartig, dass Sie ihn auch mit überflüssigen Funktionen weiterverwenden müssen. In vielen Fällen gibt es aber auch die Möglichkeit, ein Downgrade beim Anbieter zu bekommen oder zur Konkurrenz zu wechseln.
2. Lizenzen prüfen
Überprüfen Sie Ihre Rechnung nicht nur auf zusätzliche Basisfunktionen, sondern auch auf ehemals kostenlose Demos oder Tools, die zu kostenpflichtigen Abonnements geworden sind.
Demos von Softwarepaketen sind berüchtigt dafür, die Kosten in die Höhe zu treiben. IT-Teams zahlen für die Wartung von Softwarepaketen, die sie nicht angefordert, sondern als vorübergehende kostenlose Testversion erhalten haben. Anbieter sollten Kunden auf diese Regelung ausdrücklich außerhalb der AGBs hingewiesen haben. In der Hitze des Gefechts ist dieser Klick aber schnell gesetzt – und wieder vergessen.
3. Vergleichen Sie Wettbewerber
Wenn Sie Ihre bestehenden Lizenzen erfasst und überprüft haben, ist es an der Zeit, sich nach Alternativen umzusehen. Der Umzug eines Dienstes verursacht zwar selbst Aufwand – und damit Kosten – er kann sich aber dennoch lohnen.
Auch der Wechsel des Internetanbieters ist recht aufwändig und nervenraubend. Wenn Sie aber höhere Geschwindigkeiten, niedrigere Kosten und mehr Zuverlässigkeit bekommen, ist er eine Überlegung wert.
Vielleicht müssen Sie gar nicht wechseln, um zu sparen. Wenn Sie Ihren derzeitigen Anbieter darauf hinweisen, dass Sie ein günstigeres Angebot gefunden haben, können Sie Gespräche über Preissenkungen in Gang bringen. Die meisten Dienstanbieter möchten keine Kunden verlieren, die sich bereits als zuverlässige Einnahmequelle erwiesen haben. Legen Sie die genauen Anforderungen Ihrer IT-Landschaft dar und finden Sie einen Weg, der für beide Parteien akzeptabel ist.
Wenn es um IT-Serviceverträge geht, ist Schwerfälligkeit das eigentliche Problem, sowohl bei Ihnen, als auch bei Ihrem Anbieter. Die IT-Umgebung ist ständig im Wandel, und die meisten Administratoren schließen nicht leichtfertig Verträge ab. Das Verwalten von Serviceverträgen ist jedoch Papierkram, den IT-Mitarbeiter gerne vermeiden.
Das muss sich ändern, denn die Anbieter von IT-Tools und -Services haben keinen Anreiz, Ihnen zu einem günstigeren Abo zu verhelfen. In der Regel drängen sie Sie sogar in die entgegengesetzte Richtung. Untersuchen Sie, was verfügbar ist und was Sie intern verwenden, um die besten Tools, Lizenzierungspläne und Zusatzfunktionen für Ihre Ansprüche zu finden.
