So archivieren Sie E-Mails richtig

Da E-Mails eine der wichtigsten und wertvollsten Datensätze eines Unternehmens sind, ist die Möglichkeit, sie durch Archivierung zu bewahren, eine wesentliche Aufgabe. Die technologische Entwicklung hat den Prozess der Archivierung von E-Mails erheblich verbessert.

Vor einiger Zeit veröffentlichte die englischsprachige SearchCIO-Site von TechTarget die „Top 10 Best Practices für die E-Mail-Archivierung“. Während diese Best Practices für die Archivierung von E-Mails immer noch relevant sind – zum Beispiel ist es wichtig, die E-Mail-Aufbewahrung von einem manuellen zu einem automatisierten Prozess zu verlagern und die Archivierungsverfahren regelmäßig zu überprüfen –, so sind auch einige weitere Richtlinien für die E-Mail-Archivierung essentiell. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass eine ordnungsgemäße Integration mit anderen Prozessen stattfindet und neuere Technologien integriert werden. Hier sind sechs Best Practices für die Archivierung von E-Mails:

1. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Archivierung Teil der Business Continuity (BC) und Disaster Recovery(DR)-Planung ist. E-Mails sind ein wichtiger Unternehmenswert, und sie können auch rechtlichen und regulatorischen Anforderungen unterliegen, die Sie erfüllen müssen, wie beispielsweise der Health Insurance Portability and Accountability Act, der Payment Card Industry Data Security Standard, der Gramm-Leach-Bliley Act und der Sarbanes-Oxley Act. Stellen Sie sicher, dass Sie diese und andere Anforderungen - wie auch die DSGVO - in BC/DR-Pläne einbeziehen, insbesondere bei der Planung von Backup, Wiederherstellung und Archivierung.
2. Berücksichtigen Sie Cyber-Security-Aspekte bei der Planung der Archivierung von E-Mails. Cyberangriffekönnen jederzeit auftreten und wertvolle Geschäftsdaten und andere Aufzeichnungen beschädigen. Eine beliebte Strategie ist die Verschlüsselung von Daten und Datenbanken, ob im Ruhezustand oder während eines Transfers. Achten Sie bei der Archivierung von E-Mails darauf, dass diese verschlüsselt sind.
3. Dokumentieren Sie Richtlinien und Verfahren zur E-Mail-Archivierung. Stellen Sie sicher, dass diese wichtigen Ressourcen sicher gespeichert (z.B. verschlüsselt) sind, so dass nur die entsprechenden Personen darauf zugreifen können. Stellen Sie ebenso sicher, dass sie an die Mitarbeiter auf allen Ebenen verteilt werden.
4. Testen Sie regelmäßig, um sicherzustellen, dass Sie archivierte E-Mails abrufen und entschlüsseln können und dass Sie deren Inhalt überprüfen können. Überprüfen Sie in diesen Tests, ob Sie bei Bedarf wertvolle E-Mails abrufen können, z.B. für die rechtliche Aufdeckung oder die Überprüfung von Vorschriften und Audits. Sie können das Testen als Teil des BC/DR-Tests von Backup- und Speichertechnologien
5. Durchführung von E-Mail-Archiv-Prozess-Schulungen im Rahmen von BC/DR- und Notfallmaßnahmen.Es kann auch sinnvoll sein, Verweise auf die E-Mail-Archivierung in unternehmensweite Informationsquellen, wie beispielsweise auf SharePoint und andere ähnliche Plattformen, aufzunehmen.
6. Berücksichtigen Sie Cloud-Speicherressourcen als wichtige Strategie für die Archivierung von E-Mails.Produkte wie Mimecast, Cloudian, Office 365, Gmail und viele andere bieten E-Mail-Archivierungsfunktionen. Zu den Vorteilen gehören ein reduzierter Bedarf an Datenmigrationen von einer Plattform zur anderen, eine erhöhte Datenbeständigkeit, so dass sie im Laufe der Zeit unbeeinflusst bleibt, eine höhere Skalierbarkeit der Ressourcen zur Erfüllung der Archivierungsanforderungen, eine einfachere Kapazitätsplanung durch modulare Wachstumsmöglichkeiten heutiger Systeme und das Potenzial, die Archivierungskosten im Vergleich zu herkömmlichem Enterprise Storage zu senken.