Was sind die Unterschiede zwischen Playbook und Runbook?
Entscheidende Schritte eines Prozesses werden meist dokumentiert und das entweder in einem Playbook oder einem Runbook. Die beiden Dokumente sind ähnlich, aber es gibt Unterschiede.
In der IT-Branche gibt es etablierte und festgeschriebene Prozesse. Das hilft Mitarbeitern, die Arbeitsschritte und notwendigen Verhaltensweisen zu dokumentieren und kodifizieren. Das erleichtert den Austausch von Wissen, Fehler bei Routineaufgaben oder -tests werden vermieden und die Verantwortlichkeiten für unterschiedliche Aufgaben werden besser definiert.
Oft können Sie Aufgaben entlang der vorgegebenen Schritte effizienter und konsistenter erledigen. Der zunehmende Einsatz von Automatisierungsplattformen hat die Verbreitung formaler Prozesse zusätzlich gefördert.
Wenn es um Dokumente geht, die Schlüsselprozesse definieren, wird in Unternehmen meist von Playbooks oder Runbooks gesprochen. Dabei tendieren Geschäftsleute eher zur Verwendung des Begriffs Playbook, während IT-nahe Mitarbeiter eher den Begriff Runbook verwenden. Auf den ersten Blick scheinen beide Begriffe mehr oder weniger dasselbe zu bezeichnen, aber es gibt feine Unterschiede.
Was versteht man unter einem Runbook?
Ein Runbook ist ein Dokument, das relevante Hintergrundinformationen und praktische Verfahren für wiederkehrende IT- oder DevOps-Aufgaben oder Hilfestellungen für die Bearbeitung und Lösung von Vorfällen enthält. Es folgt einem standardisierten Format. Das sorgt für Konsistenz und ermöglicht es den Mitarbeitern, schnell den richtigen Prozess oder die richtige Vorgehensweise für eine Aufgabe zu finden.
Ein Runbook kann zum Beispiel
ein Problem oder eine Aufgabe identifizieren,
die Symptome oder das Verhalten des Problems beschreiben,
durch die Schritte zur Problembehebung führen,
Tests zur Validierung der Lösung skizzieren,
Eskalationskriterien definieren, wenn ein Mitarbeiter mehr Unterstützung bei einem Problem benötigen, und
Berichte, Follow-Ups oder andere nachträgliche Schritte bezüglich des Vorfalls darlegen.
Die Kodifizierung eines Prozesses in einem Runbook hat mehrere Vorteile. Neue Mitarbeiter können komplexe Aufgaben erlernen und anspruchsvolle Probleme ohne lange Einarbeitungszeit lösen. Langjährige Mitarbeiter können Prozesse auf der Grundlage ihrer Erfahrungen überarbeiten, um ihr Wissen mit anderen zu teilen.
Letztlich sind die Grenzen zwischen den beiden Begriffen fließend – meist kommt es eher darauf an, für welchen Bereich die Anweisungen gelten.
Dokumentierte Prozesse sorgen auch für konsistente Antworten und stellen sicher, dass eine Aufgabe unabhängig vom ausführenden Mitarbeiter auf die gleiche Art und Weise bearbeitet wird. Das reduziert Fehler und Missverständnisse und erhöht damit die IT-Sicherheit.
Runbooks können so allgemein oder so spezifisch sein, wie es die Prozesse erfordern. Allgemeine Runbooks konzentrieren sich in der Regel auf Routineaufgaben und tägliche Tests, um den normalen Betriebsablauf sicherzustellen. Typische Anwendungsfälle für Runbooks sind die folgenden:
Log-Reviews: Ein solches allgemeines Runbook beschreibt, wie Audit- oder andere Protokolle überprüft werden können, um nach Fehlern, Ausfällen oder drohenden Problemen zu suchen. Liegt ein Anlass zur Sorge vor, kann das Personal das Problem mit anderen, spezialisierten Runbooks priorisieren und bearbeiten.
Backups: Ein solches Runbook beschreibt, wie Systeme, Daten, Anwendungen und andere wichtige Bestandteile der IT-Umgebung gesichert werden können. Es klärt, wie Mitarbeiter validieren, dass ein Backup erfolgreich war und wie sie Daten wiederherstellen können. Backup-Runbooks können Lifecycle-Prozesse für Daten enthalten, die festlegen, wann alte und unnötige Daten in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien archiviert oder sogar gelöscht werden.
Systemleistung: Die IT stützt sich auf Tools für die Anwendungs- und Systemüberwachung. Ein allgemeines Runbook in diesem Bereich enthält Anweisungen zum Prüfen von Dashboards und Berichten in diesen Tools. Administratoren prüfen Ressourcenauslastung oder Leistungsmetriken und können Auffälligkeiten besser einordnen. Durch regelmäßiges Überprüfen der Systemleistung kann die IT-Abteilung die Kapazität besser planen und die Notwendigkeit von Upgrades leichter abschätzen.
Im Vergleich dazu zielen spezialisierte Runbooks auf die Lösung ganz bestimmter Probleme mit Servern oder Anwendungen ab. Beispiele für solche Runbooks sind folgende:
Ermittlung betroffener Systeme: Ein solches Runbook führt durch den Prozess zum Bestimmen der Tragweite eines Problems. Wie viele Systeme oder Anwendungen sind betroffen? Dabei handelt es sich um den ersten Schritt bei der Fehlersuche und -beseitigung. Das Runbook hilft den Mitarbeitern beim Überprüfen von Protokollen, dem Einsatz von Überwachungs-Tools und dabei, weitere Ressourcen zur Bewertung des Problems zu finden.
Festlegung der erforderlichen Tools: Ein solches Runbook identifiziert die richtigen Tools und Ressourcen für das Beheben eines Problems. Dadurch können Techniker beurteilen, ob sie selbst über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um das Problem zu bearbeiten, oder ob sie die Aufgabe an andere Mitarbeiter weitergeben müssen.
Evaluation: Nach dem Vorfall können Mitarbeiter Details über den Vorfall wie etwa Ursachen, Auswirkungen oder erfolgreiche Lösungswege sowie auch Vorschläge für zukünftige Prozessverbesserungen einbringen. In einem speziellen Runbook kann auch dafür ein Prozess vorgegeben sein.
Was versteht man unter einem Playbook?
Playbooks können je nach Größe und Art des Unternehmens unterschiedliche Formen annehmen.
In einem kleinen Unternehmen kann ein Playbook beispielsweise die Form eines Organigramms haben, das Verantwortlichkeiten und Beziehungen darstellt. Oder es definiert Nutzungsrichtlinien für den Umgang mit Unternehmenseigentum und sicherheitsrelevante Verhaltensregeln, zum Beispiel im E-Mail-Verkehr. Größere Unternehmen verfolgen häufig einen umfassenderen Ansatz, bei dem Playbooks speziell für einzelne Abteilungen wie die Personalabteilung, Öffentlichkeitsarbeit, Finanzen oder Recht erstellt werden.
Playbooks können helfen bei:
Cyber-Security: Unternehmen entwickeln zunehmend Cybersicherheitsleitfäden, um Rollen und Verantwortlichkeiten für das Verhindern von und Reaktionen auf sicherheitsrelevante Vorfälle festzulegen.
Einsatz von Remote-Teams: Unternehmen können Playbooks nutzen, um die Zusammenarbeit zu fördern, damit die Kommunikation und das Engagement zwischen Mitgliedern von Remote-Teams aufrecht erhalten bleibt.
Change Management: Ein Playbook für das Change Management hilft einer Abteilung dabei, die Auswirkung von Änderungen auf das Unternehmen zu beurteilen. Es leitet Mitarbeiter beim Testen, Einführen und Verfeinern dieser Änderungen an.
Katastrophenbewältigung: Diese Playbooks helfen Unternehmen durch signifikante Ereignisse oder Krisen wie Naturkatastrophen, Feuer oder Betriebsunfälle. Sie enthalten Handlungsanweisungen für den Notfall, um die Sicherheit der Mitarbeiter zu wahren und einen normalen Betriebsablauf wiederherzustellen.
Abbildung 1: Ein klassisches Krisenmanagement-Playbook setzt sich aus sechs Bausteinen zusammen.
Runbook und Playbook im Vergleich
Letztlich sind die Grenzen zwischen den beiden Begriffen fließend – meist kommt es eher darauf an, für welchen Unternehmensbereich die Anweisungen gelten. Um die Verwirrung komplett zu machen, kommen noch weitere Begriffe hinzu. Beispielsweise verwendet das am weitesten verbreitete IT-Automatisierungs-Tool Chef so genannte Recipes (Rezepte) und Cookbooks (Kochbücher), um Prozesse zu kodifizieren und zu organisieren.
Die Unterschiede zwischen den beiden Begriffen sind weitgehend historisch bedingt. Die kommerzielle Seite tendiert eher zum Begriff Playbook, da er durch die Anspielung auf Spiel und Sport eher die Assoziation zwischenmenschlicher Interaktion mit sich bringt. Der Begriff Runbook hingegen ist stark an die IT angelehnt, in der Systeme und Anwendungen laufen.
Doch unabhängig davon, welcher Begriff im jeweiligen Unternehmen verwendet wird: Beide erfordern sorgfältige Überlegung und Planung mit dem Ziel, schnellere und konsistentere Ergebnisse zu erzielen. Beide können in Form von Word-Dokumenten oder Wiki-Seiten vorliegen, die durch regelmäßige Aktualisierungen die laufenden Veränderungen in Business und IT widerspiegeln. Unternehmen können sowohl Runbooks als auch Playbooks in Automatisierungsplattformen implementieren, um die Abhängigkeit von menschlichem Verhalten zu reduzieren.
Hinweis: Dieser Artikel wurde ursprünglich von Stephen J. Bigelow verfasst und von der ComputerWeekly-Redaktion aktualisiert, um Branchenveränderungen widerzuspiegeln und das Leseerlebnis zu verbessern.
