Risiken minimieren: Checkliste zur Migration des Data Centers

1. Machen Sie sich klar, warum Sie migrieren

Unternehmen haben verschiedene Gründe, warum Sie sich für eine Migration auf ein neues System entscheiden. 

Die jeweiligen Motive verändern die Herausforderungen für die IT-Abteilungen, mit denen sie sich während der Migration plagen müssen. Möglicherweise ist das Geschäft explosionsartig gewachsen und das derzeitige Data Center ist klein geworden, da Sie ganz einfach mehr Rechenleistung benötigen. Vielleicht will Ihre Firma ganz einfach Geld sparen. Mit der Konsolidierung des Data Centers und der Kombination von Systemen sinken die Ausgaben für Lizenzen und Betrieb.

Zusammenschlüsse und Akquisitionen sind ebenfalls oft ein Grund für ein Migrationsprojekt. In diesem Fall müssen zwei Gruppen zu einer einheitlichen Organisation zusammenwachsen. Auch neue Regularien können Auslöser für eine Veränderung sein. Ein Unternehmen überarbeitet das Data Center möglicherweise auch, um Backup-, Archivierungs-, Daten-Management- und Security-Komponenten an die neuesten Anforderungen anzupassen.

2. Erstellen Sie einen klaren Plan

Der Erfolg oder Misserfolg eines Migrationsprojekts hängt davon an, wie sorgfältig die IT-Abteilung arbeitet. Stellen Sie die richtigen Fragen, lange bevor Sie das jeweilige System im Data Center anfassen. „In der Regel fangen Unternehmen 18 Monate vorher an“, sagte Tim Schutt. Er ist Vize-Präsident bei Transitional Data Services (TDS), einer IT-Consulting-Firma aus Westborough.

Erstellen Sie einen Projektplan für die Migration des Data Centers. Dieser muss sowohl die notwendigen Schritte für den Prozess beinhalten, als auch die dafür benötigten Ressourcen. Definieren Sie den Umfang und die Größe des Projekts und finden Sie die entscheidenden begrenzenden Faktoren. 

Wir sprechen hier zum Beispiel von System-Verfügbarkeit und Security. Legen Sie außerdem ein Budget für die Migration fest und lassen Sie dieses vom Unternehmen absegnen. Rechnen Sie weiterhin künftige Systemanforderungen ein und kalkulieren genügend Kapazitäten für Wachstum in die neuen Systeme.

3. Beziehen Sie alle Beteiligten mit ein

Inwiefern wird sich die Veränderung auf andere Abteilungen innerhalb der Firma auswirken? Individuelle Interessengruppen sehen die Migration des Data Centers unterschiedlich, da sie sich nur darauf konzentrieren, wie sich die Veränderungen auf das jeweilige Tagesgeschäft auswirken.

Der CFO sieht das Projekt aus der finanziellen Perspektive. Für den Manager des Data Centers ist es ein logistischer Albtraum. Er hat mit einer riesigen Checkliste an Aktionen zu kämpfen, die sich über mehrere Jahre erstrecken können und überall lauern Fallstricke. Für die System-Administratoren ist es eine technische Herausforderung. Die Business-Abteilungen fürchten sich wahrscheinlich vor Ausfällen, die sich negativ auf die Performance auswirken.

Zunächst einmal muss der Manager des Data Centers all diese verschiedenen Standpunkte verstehen. Das gilt sowohl im Hinblick auf die IT- als auch auf alle anderen Abteilungen. Bereiten Sie daher die Angestellten so früh wie möglich auf die kommenden Veränderungen vor. Sobald sich die Migration anbahnt, beziehen Sie die verschiedenen Abteilungsleiter für die genauere Planung mit ein. Lassen Sie diese zu Wort kommen und nehmen Sie deren Vorschläge und Ängste ernst. Somit ermutigen Sie auch die Nicht-IT-Mitarbeiter, das Projekt zu unterstützen. Sie arbeiten dann einfacher mit Ihrem Team zusammen und helfen bei der Lösung von Problemen.

4. Führen Sie eine vollständige Bestandsaufnahme durch

IT-Abteilungen betreiben oftmals Systeme, die sich nicht offiziell in der Dokumentation befinden. Ressourcen für das Data Center kommen durch die Vorder- und auch Hintertür in das Unternehmen. Bevor Sie mit einem Migrationsprojekt beginnen, muss die IT-Abteilung alle Komponenten identifizieren. Das bedeutet speziell in großen Unternehmen, dass man auch die Server unter den Schreibtischen der Angestellten findet. Diese laufen möglicherweise seit Jahren unentdeckt in irgendwelchen Abteilungen.

Sobald alle IT-Komponenten identifiziert und katalogisiert sind, muss die IT-Abteilung die entsprechenden Zusammenhänge herausfinden und dokumentieren. „Die größte Herausforderung ist es, die Abhängigkeiten zwischen den unterschiedlichen Elementen zu finden“, erklärt Aaron Cox von Forsythe Technology. „Sie wollen ja sicherlich nicht ein System verändern und damit ein anderes aus dem Rennen werfen.“

Identifizieren Sie sämtliche Hardware, Software, Netzwerk-Ausrüstung, Storage-Geräte, Klimaanlagen und Kühlsysteme, Stromversorgung und Daten, die für die Migration relevant sind. Lokalisieren Sie die einzelnen Data-Center-Komponenten und dokumentieren, wohin diese verschoben werden. Schätzen Sie außerdem ein, wie lange der jeweilige Prozess dauern wird.

5. Setzen Sie ein Limit für die Downtime

Geschäfte reagieren heutzutage sehr verschnupft auf lange Ausfallzeiten Ihrer Services, auch Downtime genannt. Jeder erwartet, dass die Systeme 24/7 verfügbar sind. Wenn Sie sagen, dass Sie sich keine Downtime leisten können, ist es das dasselbe als würden Sie sagen, Sie können sich Uptime leisten. Systeme während einer Migration weiterhin zu betreiben wirkt sich allerdings definitiv negativ auf die Projektkosten aus. Wollen Sie wirklich jegliche Downtime vermeiden, müssten Sie das Data Center komplett duplizieren, was nicht besonders praktikabel ist.

Die IT-Abteilung muss mit den jeweiligen Geschäftsbereichen zusammenarbeiten, um Zeiten zu finden, wann man am besten Applikationen offline nehmen kann. Sucht man gründlich genug, findet man Zeitfenster, wann die Migration den Betrieb am wenigsten behindert. „Zum Beispiel könnte eine Abteilung ein Backup-Fenster haben, in dem entsprechende Systeme sowieso offline sind“, erklärte Schutt.

6. Entwickeln Sie einen guten Notfallplan

Während der Migration wird es zwangsläufig zu Problemen kommen und die wiederum haben Einfluss auf die Verfügbarkeit der Systeme. Die Herausforderung liegt darin, die Migrations-Risiken im Vorfeld zu evaluieren. Dann können Sie bestimmen, wie sie sich auf die Pläne des Unternehmens auswirken und mit welchen Schritten sich die Risiken so gut wie möglich mindern lassen. 

Der Erfolg oder Misserfolg des Notfallplans hängt davon ab, wie gründlich und gut die anfänglichen Untersuchungen waren. Zum Beispiel könnte eine Firma einen umfangreichen Plan über das lokale (LAN) und drahtlose Netzwerk (WLAN) haben. Die IT-Abteilung weiß dann, an welchen Stellen sie Backup-Leitungen für die Kommunikation platzieren muss, um den Informationsfluss aufrecht zu erhalten, auch wenn eine große Leitung ausfällt.

Nehmen Sie Interims-Equipment und Backup-Systeme in Ihren Notfallplan auf, wo immer das notwendig ist. Finden Sie im Vorfeld heraus, wie viel den Business-Abteilungen zusätzliche Geräte wert sind und was mit diesen passiert, wenn die Migration des Data Centers vorbei ist. Im Idealfall werden diese zusätzlichen Geräte Teil des IT-Pools. Möglicherweise können diese sogar Gerätschaften ersetzen, die in die Jahre kommen oder defekt werden.

7. Der Teufel liegt im Detail – denken Sie auch über Kleinigkeiten nach

Die IT-Abteilung hat in den meisten Fällen den Überblick und weiß sehr genau, was bei einem Migrationsprojekt passieren muss. Leider gehen dabei oftmals die Kleinigkeiten unter. Mitarbeiter werden krank oder verlassen während der Migration das Unternehmen. Haben Sie das notwendige Angestellten-Niveau, um das Projekt dann trotzdem weiter zu verfolgen? Zudem wird während des Umzugs auch Equipment zu Bruch gehen. Haben Sie genügend Ersatzteile? Haben Sie die richtige Verpackung für empfindliche Sachen?

Als der Data-Storage-Anbieter Carbonite mit seinem Data Center umgezogen ist, kümmerte man sich sogar um den Verkehr in Boston. „Der Verkehr kann zu bestimmten Zeiten ziemlich heftig sein“, erklärt der Leiter des Data Centers Brion L'Heureux. Die Firma hat mit der Polizei zusammengearbeitet, um Staus und Unfälle zu vermeiden, während man die Ausrüstung von einem Ort zum anderen transportierte.

Aber auch der gründlichste Planer kann nicht alle Eventualitäten einkalkulieren. Während des Umzugs von Carbonite kam es zu einem Feueralarm und die Mitarbeiter mussten das Gebäude verlassen. Da die Firma Zeit für unerwartete Ereignisse wie dieses eingeplant hatte, konnte der Umzug allerdings im vorgegebenen Zeitplan vollzogen werden.

8. Machen Sie kleine und keine großen Schritte

Die Migration eines Data Centers erfolgt normalerweise stufenweise. Zunächst rollt man das neue System aus und testet es. Die Mitarbeiter des Data Centers verifizieren, dass die Server, die Racks, die Stromversorgung und das Storage sauber funktionieren. Danach installiert man die Netzwerk-Verbindungen und testet diese. Am Ende testet das IT-Team die Backup-Systeme und die Änderungen sind abgeschlossen.

Sobald die neuen Systeme im Einsatz sind, fokussiert man sich auf die existierenden. Viele Firmen führen einen Probelauf durch, testen dabei einige Elemente und stellen sicher, dass der Plan auch durchführbar ist. Im Normalfall wird ein Unternehmen die neuen Systeme zum Laufen bringen und dann alte und neue Systeme für einige Zeit gleichzeitig betreiben. Somit kann die IT-Abteilung eine Rolle rückwärts machen, wenn etwas komplett schief läuft.

9. Vergessen Sie das alte Equipment nicht

Führen Firmen eine Migration eines Data Centers durch, dann bleibt in der Regel jede Menge alte Ausrüstung zurück. Diese kann man aber nicht einfach wegwerfen. Aus diesem Grund müssen Firmen einen Stilllegungs- und Umbauplan für ihren Elektroschrott haben. In vielen Fällen kann man die außer Betrieb genommenen Systeme an anderer Stelle wieder einsetzen.

Da sich auf den meisten Festplatten und im Arbeitsspeicher vertrauliche Unternehmensdaten befinden dürften, müssen die IT-Abteilungen sicherstellen, dass diese Informationen vollständig und sicher gelöscht werden.

10. Aktualisieren Sie Ihre Business-Prozesse

Es ist zwingend erforderlich, dass die Manager des Data Centers die entsprechenden Prozesse nach dem Abschluss der Migration auf den neuesten Stand bringen. Das gilt auch für die jeweiligen Prozeduren und die Dokumentation. Die neuen Systeme verhalten sich anders als die alten. Deswegen brauchen die Mitarbeiter Zeit, sich damit vertraut zu machen. Schulen Sie die Angestellten deswegen kurz nach der Migration in kleinen Traninings. Somit stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter nicht in den alten Trott zurückfallen, der für das neue Data Center nicht angemessen ist.

Die Geschäfte sind von den IT-Systemen abhängig und während einer Migration kann es zu potenziellen Problemen kommen. IT-Manager könnten somit schnell die Kontrolle verlieren. Gibt es eine Checkliste und einen Ablaufplan für die Migration des Data Centers, verringern Manager die Wahrscheinlichkeit, dass Probleme auftreten. Sollte dies doch der Fall sein, lassen sich diese besser und schneller lösen.

Über den Autor:

Paul Korzeniowski ist freiberuflicher Autor, der auf Probleme im Data Center spezialisiert ist. Bereits seit mehr als zwei Jahrzehnten schreibt er über Technologie. Sie erreichen ihn via [email protected].

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