Remote-Arbeit: 5 Probleme bei der Kommunikation lösen

1. Falsche Kommunikation

Ein Kommunikationsproblem besteht darin, dass sich die Mitarbeiter nicht alle am selben Ort befinden, zum Beispiel im Büro. Sie können nicht einfach bei jemandem vorbeischauen, um eine Frage zu stellen, oder für eine Ad-hoc-Besprechung in einen Gemeinschaftsraum gehen. Aus diesem Grund haben viele Unternehmen eine Vielzahl von Cloud-basierten Unified-Communications- (UC)- und Collaboration-Tools eingeführt, um den unterschiedlichen Kommunikationsanforderungen von Remote-Mitarbeitern gerecht zu werden.

Aber zu viele Tools können zu Missverständnissen führen. Textbasierte Kommunikation wie E-Mail und Chat kann es schwierig machen, den richtigen Ton zu treffen. Auch Videokonferenzen ersetzen nicht die Effektivität der persönlichen Kommunikation von Angesicht zu Angesicht.

Der Schlüssel zur Vermeidung von Missverständnissen bei der Fernarbeit liegt in der Wahl des richtigen Kommunikationskanals. Um das richtige Medium für die Nachricht zu wählen, sollten die Beschäftigten abwägen, wie formell die Nachricht sein soll, wie die Art ihrer Arbeit aussieht und wie viel Zusammenarbeit erforderlich ist. So können die Mitarbeiter entscheiden, ob ein schneller, informeller Chat oder ein formellerer Videoanruf erforderlich ist.

2. Unzureichende Technologie und Infrastruktur

Technologische Probleme, sei es im zugrunde liegenden Netzwerk oder bei den Endanwendern, können die Kommunikation bei der Fernarbeit erschweren. Wenn die Technologie nicht richtig funktioniert, haben die Mitarbeiter keine Möglichkeit zu kommunizieren. Zu den unzureichenden technologischen Problemen gehören:

• Schlechte Netzwerkverbindungen: Auch wenn ein Unternehmen über die neuesten und besten Kommunikations-Tools verfügt, haben die Benutzer keine Freude daran, wenn das Netzwerk nicht mithalten kann. IT-Abteilungen haben zwar keine Kontrolle über das Netzwerk eines Heimanwenders, können aber Verbesserungen am Unternehmensnetzwerk vornehmen, um Remote-Mitarbeiter zu unterstützen. Dazu gehören zum Beispiel eine skalierbare Bandbreite, Fernzugriff auf Unternehmensressourcen und Software-defined WAN.
• Probleme mit der Interoperabilität: Unternehmen setzen möglicherweise mehrere Anwendungen für die interne und externe Kommunikations ein. Vor allem bei der externen Kommunikation kann es vorkommen, dass Mitarbeiter verschiedene Anwendungen nutzen, weil die Interoperabilität mit den von ihrem Unternehmen gewählten Anwendungen nicht gegeben ist. Organisationen können einen Interoperabilitätsdienst eines Drittanbieters nutzen, um eine Verbindung zu externen Plattformen herzustellen. UC-Anbieter bieten ebenfalls mehr Unterstützung für die Interoperabilität an, aber die Benutzer stellen möglicherweise fest, dass nur grundlegende Funktionen wie Chat und Anrufe verfügbar sind.
• Tool-Wildwuchs: Wenn ein Unternehmen zu viele Collaboration-Tools einsetzt, können die Mitarbeiter überfordert sein und nicht wissen, welches davon für bestimmte Aufgaben am besten geeignet ist. Dies kann dazu führen, dass die Angestellten viel Zeit mit dem Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen verschwenden, was die Arbeitsabläufe verlangsamt und die Produktivität verringert. IT-Teams können die Ausuferung der Tools in den Griff bekommen, indem sie die Nutzung von App-Daten überprüfen, um festzustellen, wo sich überschneidende Dienste konsolidiert werden können. Sie können außerdem Best Practices dafür festlegen, welche Tools für die interne und externe Kommunikation am besten geeignet sind.

3. Schlechte Qualität der Besprechungen

Remote-Mitarbeiter sind auf Video-Besprechungen angewiesen, um die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht wie in einem Büro zu simulieren. Eine schlechte Qualität der Meetings verhindert jedoch eine effektive Kommunikation. Die Qualität von Besprechungen kann sowohl durch technologische als auch durch Endanwender-Probleme beeinträchtigt werden, darunter:

• Netzwerkprobleme: Wenn ein Videomeeting über eine schwache WLAN-Verbindung abgehalten wird oder die Bandbreite nicht ausreicht, um mehrere Benutzer per Video zu unterstützen, können Video- und Audiowiedergabe stocken oder ruckeln. IT-Teams müssen sicherstellen, dass das Netzwerk die Bandbreitenanforderungen für Videokonferenzen erfüllen kann.
• Audio- und Videoprobleme: Videoteilnehmer müssen deutlich zu sehen und zu hören sein, damit ein Meeting effektiv ist. Ein verwackeltes Video erschwert es den Teilnehmern zum Beispiel, nonverbale Hinweise zu verstehen. Eine Besprechung kann zwar auch ohne Video fortgesetzt werden, aber das Erlebnis wird dadurch beeinträchtigt. Audioprobleme hingegen können eine Besprechung komplett stören, wenn sich die Teilnehmer nicht hören oder verstehen können. IT-Teams können Audio- und Videoprobleme minimieren, indem sie sicherstellen, dass genügend Bandbreite für Videoanrufe zur Verfügung steht. Sie sollten Funktionen für Videokonferenzen aktivieren, die hochwertige Audio- und Videoqualität unterstützen, beispielsweise die Unterdrückung von Hintergrundgeräuschen. Auch Endanwender können die Audio- und Videoqualität fördern, indem sie ihre Heimnetzwerke aufrüsten und die Qualität ihrer Kameras und Mikrofone testen.
• Schlechte Meeting-Struktur: Manchmal hätte eine Besprechung auch eine E-Mail sein können. Besprechungen ohne Tagesordnung oder Struktur können zu lange dauern, oder einige Teilnehmer stellen fest, dass die Diskussion in der Besprechung für ihre Arbeit nicht relevant ist. Zu viele oder zu lange Besprechungen halten die Mitarbeiter davon ab, der Arbeit, die erledigt werden muss, Priorität einzuräumen. Die Aufstellung einer angemessenen Tagesordnung sorgt für Struktur und legt fest, wer zu der Besprechung eingeladen werden soll sowie welche Vorbereitungen im Vorfeld erforderlich sind. Die Ernennung eines Besprechungsleiters oder Moderators kann dazu beitragen, dass die Besprechungen nicht aus dem Ruder laufen, und die Teilnehmer zur Beteiligung an den Besprechungen ermutigen.

4. Abgeschottete Mitarbeiter und Abteilungen

Die Abgeschiedenheit der Remote-Arbeit stellt eine Herausforderung für die Kommunikation dar, da sich die Mitarbeiter von ihren Kollegen abgeschnittens fühlen können. Die Mitarbeiter arbeiten zwar weiterhin aus der Ferne mit engen Teammitgliedern zusammen, aber die Wahrscheinlichkeit, dass sie gruppen- oder abteilungsübergreifend kooperieren, ist geringer.

Unternehmen können Kommunikationssilos beseitigen, indem sie in ihre Collaboration-Plattformen integrierte Engagement-Tools einsetzen, zum Beispiel Eisbrecher- oder Happy-Hour-Apps, um die Verbindungen zwischen Mitarbeitern an entfernten Standorten zu fördern und die Zusammengehörigkeit zu stärken.

Unternehmen müssen auch einen kulturellen Wandel herbeiführen, um die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen zu fördern. Dazu gehört die Einführung von Best Practices für die teamübergreifende Kommunikation und die Schaffung von Möglichkeiten für gruppenübergreifendes Engagement.

5. Mangel an angemessener Schulung

Unternehmen können nicht einfach Kommunikations- und Collaboration-Tools einführen und erwarten, dass die Mitarbeiter den Umgang mit ihnen im Handumdrehen erlernen. Ohne eine angemessene Schulung wissen die Mitarbeiter möglicherweise nicht, welches Tool am besten geeignet ist, oder sie verstehen nicht alle Funktionen, die in der Anwendung verfügbar sind. Auch die Kommunikation bei der Remote-Arbeit leidet, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie die Tools in ihre Arbeitsabläufe passen.

Mit der richtigen Schulung verstehen die Mitarbeiter besser, wie und wann sie ihre Kommunikations-Tools einsetzen sollen. Die Schulung sollte nicht nur bewährte Verfahren für diese Anwendungen und deren Einsatz in Fernarbeitsabläufen umfassen, sondern auch, wie sie für informelle, soziale Kommunikation genutzt werden können.

Die Schulung sollte sich auch auf die Änderung von Verhaltensweisen konzentrieren, um die Kommunikation bei der Remote-Arbeit besser zu unterstützen. Fernarbeit ist in der Regel asynchroner als Präsenzarbeit, da die Mitarbeiter oft geografisch verstreut sind und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.

Die Einführung von Modellen, die die asynchrone Natur der Fernarbeit unterstützen, kann dazu beitragen, die Kommunikationsprobleme bei der Remote-Arbeit zu entschärfen. Die Mitarbeiter lernen, welche Arten der Kommunikation in Echtzeit erfolgen sollten, zum Beispiel eine Brainstorming-Sitzung für ein Projekt, und welche asynchron kommuniziert werden können, etwa ein kurzes Projekt-Update.