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Projektmanagement: Wie man die richtige Software findet
Um Projekte erfolgreich zu stemmen, sind in vielen Fällen professionelle Tools sinnvoll, die durch das Projekt begleiten und Fortschritte überprüfen.
Es gibt auf dem Markt zahlreiche Anwendungen, mit denen sich Projekte verwalten lassen. Einer der bekanntesten Lösungen ist Microsoft Project, gefolgt von Trello. Mit Jira, Monday.com, Asana, Bitrix24, SmartSheet und vielen weiteren Lösungen, gibt es genügend Auswahl. Einige Anwendungen nutzen lokale Installationen, andere setzen auf die Cloud. Dabei gibt es eine Vielzahl an verschiedenen Funktionen, die wir nachfolgend durchleuchten.
Die fünf wichtigsten Funktionen von Projektmanagement-Tools
Um einzelne Personen oder komplette Teams bei Projekten zu unterstützen, müssen Tools beim Projektmanagement einige wichtige Funktionen mitbringen. Die Dokumentation der Aufgaben und die Erfassung von Zeiten sind genauso elementar, wie Terminplanung und Berichte. Auch Collaboration sowie Freigaben von Daten sind wichtig. Zu den zentralen Funktionen gehören:
- Aufgaben- und Projektmanagement: Das Tool sollte es ermöglichen, Aufgaben und Projekte zu planen, zu organisieren und zu verwalten. Dies kann durch die Erstellung von Aufgabenlisten, Projektzeitplänen, Gantt-Diagrammen und Meilensteinen erfolgen.
- Zusammenarbeit und Kommunikation: Projektmanagement-Tools sollten Teammitglieder dabei unterstützen zusammenzuarbeiten und miteinander zu kommunizieren. Hierzu gehören Kommentarfunktionen, Chat-Optionen, E-Mail-Benachrichtigungen und Diskussionsforen.
- Ressourcenverwaltung: Ressourcen wie Mitarbeiter, Materialien und Ausrüstung sollten ebenfalls mit der Projektmanagementsoftware verwaltet werden können. In diesem Bereich können Funktionen wie Kalenderansichten, Ressourcenbelegungsdiagramme und Ressourcenplanungs-Tools gehören.
- Zeitmanagement: Das Tool sollte die Zeit, die für jede Aufgabe und jedes Projekt aufgewendet wird, verfolgen. Dazu gehören Funktionen wie Zeiterfassungs-Tools, Timer und Projektzeiterfassung.
- Berichterstellung und Analyse: Berichte und Analysen sollte ein Projektmanagement-Tool immer generieren können, um die Leistung des Teams und des Projekts zu messen und zu bewerten. Dafür können Funktionen wie Dashboards, Diagramme und Berichterstellung zum Einsatz kommen.
Bei der Auswahl eines Tools, sollten Verantwortliche darauf achten, wie diese Funktionen in der jeweiligen Lösung umgesetzt sind, und ob dies zu den Anforderungen des Unternehmens passt.
Diese vier Funktionen machen das Tool noch wertvoller
Weitere Optionen, die in einem Projektmanagement-Tool nützlich sein können, sind:
Mobile Unterstützung: Einige Tools bieten mobile Apps oder für Mobilgeräte optimierte Webseiten an, um den Benutzern den Zugriff auf das Tool von unterwegs aus zu ermöglichen. Beispiele sind Trello oder Asana.
Integrationen: Verschiedene Tools ermöglichen Integrationen mit anderen Lösungen wie E-Mail-Programme oder Kalender. Das kann ein wichtiges Auswahlkriterium sein, vor allem wenn im Unternehmen bereits Anwendungen zum Einsatz kommen, die in diesem Fall gemeinsam genutzt werden können.
Sicherheit und Datenschutz: Ein gutes Projektmanagement-Tool sollte Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Datenschutzoptionen bieten, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen sicher sind. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) muss in jedem Fall gewährleistet sein, das gilt vor allem für Lösungen, die auf Cloud-Infrastrukturen aufbauen.
Anpassungsfähigkeit: Einige Tools bieten die Möglichkeit, die Lösung an die Bedürfnisse des Teams und des Projekts anzupassen. Hierzu können Funktionen wie benutzerdefinierte Felder, Workflows und Berichte gehören.
Insgesamt sollte ein Projektmanagement-Tool so gestaltet sein, dass es Benutzer unterstützt, ihre Arbeit zu organisieren, zu verwalten und zu verfolgen, damit Projekte effizient und erfolgreich abgeschlossen werden können. Das Tool soll Benutzer entlasten und keine störende Bürokratie aufbauen.
Die besten Projektmanagement-Tools
Asana ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool, das eine Vielzahl von Funktionen bereithält, darunter für Aufgabenmanagement, Zusammenarbeit, Ressourcenverwaltung, Zeitmanagement und Berichterstellung. Das Tool bietet auch mobile Unterstützung und Integrationen mit anderen Tools wie Google Drive und Slack. Was Asana von anderen Tools unterscheidet, sind die verschiedenen Ansichten, die es bietet, wie zum Beispiel die Kalenderansicht, die Listendarstellung und die Boards.
Trello ist ein einfach zu bedienendes Tool, das auf visuellen Boards basiert, um Aufgaben und Projekte zu organisieren und zu verwalten. Es bietet ähnlich Funktionen wie Asana, mobile Unterstützung (ebenfalls wie Asana) und Integrationen. Das Hauptmerkmal von Trello ist die Verwendung von Boards, auf denen Aufgaben und Projekte in Form von Karten organisiert werden können.
Microsoft Project ist ein umfassendes Projektmanagement-Tool, das speziell für große und komplexe Projekte entwickelt wurde. Das Programm bietet enge Integrationen mit anderen Microsoft-Tools wie Excel und PowerPoint. Project ermöglicht es Benutzern, den Fortschritt ihrer Projekte in Echtzeit zu verfolgen und zu überwachen. Die Lösung bietet Funktionen wie Fortschrittsverfolgung, Risikomanagement und Statusberichte, um sicherzustellen, dass Projekte auf Kurs bleiben. Dazu kommen Funktionen zur Zusammenarbeit, wie die Möglichkeit, Aufgaben und Dokumente mit anderen Teammitgliedern zu teilen sowie die Integration mit Microsoft Teams.
Jira eignet sich besonders für agile Projekte. Integrationen mit GitHub und Confluence machen es ideal für die Softwareentwicklung. Jira ermöglicht die Verwendung von Scrum, Kanban und anderen agilen Methoden und integriert viele Funktionen wie Sprint-Planung, Backlog-Verwaltung und Burndown-Charts. Das Tool ist außerdem für die Fehler- und Problembearbeitung gedacht, da es Funktionen wie das Erstellen von Tickets, die Verfolgung von Fehlern und Problemen und die Zuweisung von Aufgaben beinhaltet.
monday.com ist ein intuitives Projektmanagement-Tool. Die Anwendung ermöglicht die Integration in Zapier. Das visuelle Dashboard von monday.com gibt Benutzern einen schnellen Überblick über alle Projekte und Aufgaben. Es ist benutzerfreundlich und kann leicht an die Anforderungen des Teams und des Projekts angepasst werden. Hinzu kommen eine Vielzahl von Ansichten, darunter Kanban, Gantt-Chart und Kalender. Außerdem bietet monday.com Automatisierungsfunktionen. Zum Beispiel kann die Lösung automatisch Benachrichtigungen senden, wenn Aufgaben abgeschlossen oder verschoben werden.
Kanban-Boards sind in vielen Tools die Basis
Alle der genannten Projektmanagement-Tools bieten Kanban-Boards. Ein Kanban-Board ist eine visuelle Darstellung des Fortschritts von Aufgaben in einem Projekt und unterstützt dabei, den Workflow zu visualisieren und zu optimieren.
Der Einsatz von Kanban-Tools im Projektmanagement bietet viele Vorteile, insbesondere in Bezug auf Visualisierung und Optimierung des Arbeitsablaufs. Ein Kanban-Board erlaubt es Benutzern, den Fortschritt von Aufgaben auf einen Blick zu sehen. Durch die visuelle Darstellung der Aufgaben in Spalten und Karten können Benutzer schnell erkennen, welche Aufgaben in Arbeit sind, welche abgeschlossen wurden und welche noch zu erledigen sind. Dadurch wird der Arbeitsprozess transparenter und es wird einfacher, Engpässe und Probleme frühzeitig zu erkennen.
Kanban-Tools erlauben es auch, die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern zu verbessern. Durch die gemeinsame Nutzung eines Kanban-Boards können alle Teammitglieder den Fortschritt der Aufgaben sehen und bei Bedarf Änderungen vornehmen. Das ermöglicht es den Teammitgliedern, in Echtzeit zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, um Probleme zu lösen und den Arbeitsprozess zu optimieren.
Außerdem bieten Kanban-Tools eine hohe Flexibilität in der Arbeitsweise. Aufgaben können schnell und einfach hinzugefügt, verschoben oder entfernt werden, was es Benutzern gestattet, den Arbeitsprozess schnell an neue Anforderungen oder Änderungen anzupassen.
Ein weiterer Vorteil von Kanban-Tools ist, dass man kontinuierliche Verbesserungen vornehmen kann. Durch die Verwendung von Kanban-Boards können Teams den Fortschritt ihrer Aufgaben kontinuierlich überwachen und Probleme frühzeitig erkennen.
Asana bietet ein flexibles Kanban-Board-Layout, mit dem Benutzer ihre Aufgaben in Spalten und Karten organisieren können. Trello ist besonders bekannt für seine Kanban-Board-Funktion, die es Benutzern ermöglicht, Karten mit Aufgaben zu erstellen und diese in Spalten zu verschieben, um den Fortschritt zu verfolgen.
Auch Microsoft Project hält eine Kanban-Board-Ansicht bereit, die als Aufgabenbrett bezeichnet wird. Benutzer können ihre Aufgaben in Spalten organisieren und diese zwischen Spalten verschieben, um den Fortschritt zu verfolgen.
Jira stellt ebenfalls Kanban-Boards zur Verfügung und wurde ursprünglich für agile Softwareentwicklung entwickelt, daher ist die Kanban-Board-Funktion besonders leistungsstark. Benutzer können ihre Aufgaben in Spalten organisieren, Workflows automatisieren und die Fortschritte ihrer Aufgaben in Echtzeit verfolgen.
Schließlich integriert auch monday.com eine entsprechende Ansicht, die als Pulse-Ansicht bezeichnet wird. Benutzer können ihre Aufgaben auch hier in Spalten organisieren und diese zwischen Spalten verschieben, um den Fortschritt zu verfolgen. Die Kanban-Board-Funktion von monday.com hält viele Optionen zur Anpassung und Automatisierung bereit, um den Workflow der Benutzer zu optimieren.
Weitere Lösungen für das Projektmanagement
Es gibt viele Projektmanagement-Tools, welche die meisten der genannten Funktionen unterstützen und ebenfalls in die engere Auswahl kommen sollten:
Basecamp stellt eine umfassende Suite bereit, einschließlich To-Do-Listen, Aufgabenverwaltung, Zeitverfolgung und Dateifreigabe. Basecamp ist besonders bekannt für seine einfache und intuitive Benutzeroberfläche.
Wrike zeichnet sich durch eine breite Palette von Funktionen aus, einschließlich Aufgabenverwaltung, Gantt-Diagrammen, Kalenderintegration und mehr. Wrike ist wiederum bekannt für seine leistungsstarken Kollaborationsfunktionen und Integrationen mit anderen Tools wie Slack und Salesforce.
Assembla integriert zahlreiche Funktionen, darunter Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Aufgabenverwaltung, Versionierung und mehr. Assembla ist besonders beliebt für seine Funktionen zur Softwareentwicklung.
Smartsheet stellt Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Gantt-Diagramme und Zeiterfassung zur Verfügung. Smartsheet bietet leistungsstarke Automatisierungsfunktionen und Integrationen mit anderen Tools wie Salesforce und Jira.
ClickUp ist bekannt für seine anpassbaren Arbeitsbereiche und die Möglichkeit, verschiedene Projekte innerhalb einer Plattform zu verwalten.
