Office Hoteling: Vor- und Nachteile für hybrides Arbeiten

Die Vorteile von Office Hoteling

Wenn die meisten an das Konzept des Hoteling von Büroflächen denken, kommen ihnen oft kommerzielle Coworking Spaces wie WeWork, Regus und Impact Hub in den Sinn. Diese Unternehmen bieten Hoteling-Plätze mit professionellen Bürotischen an, die mit einer Reihe von Technologien ausgestattet sind, darunter High-Speed-Internetzugang, Drucker, Telefone sowie Hardware und Software für Videokonferenzen.

Hoteling-Plätze sind mit Coworking-Flächen vergleichbar, aber mit einem wichtigen Unterschied: Coworking Spaces bringen Arbeitnehmer aus verschiedenen Unternehmen an einem einzigen Standort zusammen, wo sie die Einrichtungen gemeinsam nutzen. Beim Hoteling sind alle Mitarbeiter, die die Büros, Konferenzräume und die unterstützende Technologie nutzen, bei derselben Organisation angestellt.

Die Vorteile von Hoteling für hybride Belegschaften sind unter anderem:

• Die Mitarbeiter werden auf einer kleineren Fläche untergebracht, so dass das Unternehmen weniger Quadratmeter besitzen oder mieten, heizen oder kühlen muss.
• Der Bedarf an Mobiliar und Technologie zur Unterstützung der Mitarbeiter wird reduziert.
• Ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Besuche vor Ort nach ihrem Zeitplan und der Verfügbarkeit der Räumlichkeiten zu verwalten.
• Bietet eine Möglichkeit für Mitarbeiter, die das Konzept des Hoteling annehmen und einen Tapetenwechsel genießen, wenn sie von Schreibtisch zu Schreibtisch gehen.

Die Nachteile von Office Hoteling

Nicht alles in der Welt der Hoteling-Arbeitsplätze wird jedoch als vorteilhaft oder praktisch angesehen. Zum Beispiel wird es Tage geben, an denen mehr Mitarbeiter das Büro aufsuchen müssen, als Plätze vorhanden sind. Das ist oft in geschäftigen Zeiten der Fall oder wenn eine Geschäftsanforderung an alle Mitarbeiter gestellt wird.

Denken Sie daran, dass Hoteling in der Regel nur für einen Teil der gesamten Belegschaft eines Unternehmens ausgelegt ist. Wenn es zu Überbuchungen kommt, ist ein Plan zur Priorisierung von Reservierungen erforderlich, damit die Mitarbeiter sicher sein können, dass ihr Platz frei ist, bevor sie zum Unternehmen reisen.

Hoteling unterscheidet sich auch vom Hot Desking, bei dem die Mitarbeiter einfach ankommen und sich an einen beliebigen freien Schreibtisch setzen können. Hoteling erfordert ein digitales Reservierungssystem, über das die Mitarbeiter im Voraus eine Webseite oder einen Platz nach ihren Bedürfnissen anfordern können. Zu diesem Zweck erfordert Hoteling mehr Technologie zur Unterstützung des Betriebs, aber es kann auch Situationen verkomplizieren, in denen Mitarbeiter Folgendes benötigen:

• Nahe beieinander liegende Schreibtische für eine effizientere Zusammenarbeit.
• Zugang zu bestimmten Plätzen oder Technologien, zum Beispiel zu Videogeräten oder Konferenzräumen.
• Arbeitsorte, die für bestimmte Behinderungen der Mitarbeiter geeignet sind.

Um solche Situationen zu vermeiden, sollten Sie sicherstellen, dass die Reservierungstechnologie die von den Mitarbeitern benötigte Arbeitsumgebung unterstützen kann. Andernfalls könnte ein fehlerhaftes System die Angestellten davon abhalten, das Büro überhaupt zu betreten. Das Aufstellen von benutzerdefinierten Regeln und die Einteilung der Mitarbeiter in Kategorien, die auf persönlichen und abteilungsspezifischen Anforderungen basieren, können helfen.

Bewertung von Hoteling-Reservierungssystemen

Hoteling-Reservierungssysteme gibt es schon seit geraumer Zeit, aber einige neue Tools und Funktionen sind speziell auf Unternehmen ausgerichtet, die in einer hybriden Arbeitsumgebung arbeiten. Zu den einzigartigen Funktionen gehören:

• Systeme, mit denen Mitarbeiter über eine verwaltete Webseite, eine Smart-Device-Anwendung und einen physischen Kiosk vor Ort Büroplatz reservieren können.
• Intelligente Software, die die Standorte von Büroplätzen auf der Grundlage der Effizienz von Heizung, Kühlung und Beleuchtung im Gebäude verwaltet.
• Zuweisung von Arbeitsbereichen für Geschäftsreisende, die zusätzliche Daten- und physische Sicherheitsvorkehrungen bieten.
• Koordination spezifischer Arbeitsbereiche und Mitarbeitergruppen für Geschäftsabteilungen und für Personen, die häufig Zugang zu Geschäftstechnologien benötigen, Plätze für Mitarbeiter mit Behinderungen und Bereiche, in denen eine soziale Distanzierung durchgesetzt werden kann.
• Integration mit Tools von Drittanbietern, zum Beispiel Microsoft 365 und Google Workspace.
• Einheitliche Verwaltung von Büroflächen auf mehreren Standorten und Etagen.
• Automatische Anmeldung bei Tischtelefonen, Videokonferenzgeräten und anderen Technologien.
• Zusammenarbeit mit digitaler Beschilderung, um Mitarbeitern zu helfen, ihre reservierten Plätze zu finden.

Ist Hoteling das Richtige für Ihr Unternehmen?

Wenn Sie die Vor- und Nachteile von Office Hoteling abwägen, sollten Sie sicherstellen, dass das Konzept sowohl aus logistischer als auch aus kultureller Sicht funktioniert. Während viele Unternehmen mit ihrer hybriden Arbeitsweise zufrieden sind, zeigen sich in anderen Unternehmen erste Risse, die zu Produktivitätseinbußen geführt haben. In einigen Fällen erwägen die Unternehmensleiter, die Mitarbeiter zu verpflichten, viel regelmäßiger ins Büro zurückzukehren. Wenn dies in Ihrem Unternehmen der Fall ist, ist Hoteling keine gute Option, und die Arbeitsplätze sollten wieder so zugewiesen werden, wie sie vor der COVID-19-Pandemie waren.

Wenn das hybride Mitarbeitermodell hingegen funktioniert und effizient verwaltet wird, können Hoteling-Plätze und -Technologien eine elegante Option sein, um die Investitions- und Betriebskosten von Gebäuden zu senken, indem alles, was die Mitarbeiter benötigen, mit ein paar Klicks über ein Hoteling-Reservierungssystem bereitgestellt wird.