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Office 365 versus Office 2013 versus Open-Source-Suiten
Unternehmen können viel Geld und Management-Aufwand sparen, wenn sie sowohl Office 365 und Office 2013 als auch diese mit Open-Source-Alternativen vergleichen.
Unternehmen, die Microsoft Office noch nicht im Einsatz haben, sollten weitere Optionen prüfen, um einerseits die Produktivität zu steigern, andererseits aber auch die Kosten zu senken. In vielen Fällen fällt die Wahl inzwischen auf Office 365, da es im Vergleich zur lokalen Version von Office geringere Anlaufkosten hat, mehr Services bietet und zur On-Premises-Version kompatibel ist.
Andere Organisationen erwägen dagegen eine radikale Abkehr von den allgegenwärtigen Microsoft-Produkten. Sie schauen sich stattdessen Open-Source-Lösungen, wie LibreOffice und OpenOffice, an. Diese sind einfach zu installieren, leicht zu bedienen und vor allem kostenlos.
Doch jede Alternative hat ihre Vor- und Nachteile. Sogar Office kann für einige Organisationen die beste Wahl sein. Beginnen wir den Vergleich der Produktivitätssuiten damit, dass wir einige der Faktoren betrachten, die man bei der Auswahl berücksichtigen sollte.
Office 365 versus Microsoft Office
Office 365 stellt die herkömmliche Office-Suite im Abonnement bereit, auf die je nach Service-Level entweder über eine lokale Client-Anwendung oder über einen Webbrowser zugegriffen wird. Microsoft bietet Unternehmen derzeit sechs verschiedene Office-365-Pakete an. Die Preise liegen je nach Plan und Unternehmensgröße zwischen 5,30 Euro und 24,60 Euro pro Benutzer und Monat in Deutschland.
Zusätzlich zu den üblichen Kernkomponenten von Office Professional (Word, Excel, OneNote, Outlook, Publisher und Access) enthält Office 365 auch eine Reihe von Services und Features, die in der Desktop-Suite nicht enthalten sind.
Bei den meisten Office-365-Paketen können Benutzer zum Beispiel alle Office-Anwendungen auf bis zu fünf PCs oder Macs installieren. Allerdings mit der Einschränkung, dass macOS die Module Publisher und Access nicht unterstützt, also genau wie bei Office 2011. Die Nutzer können die Office-Client-App auch auf bis zu fünf Tablets und fünf Smartphones installieren. Eine Office-Lizenz erlaubt dagegen nur eine Installation auf einem einzelnen PC oder Mac.
Darüber hinaus bieten alle Office-365-Abos ein Terabyte integrierten OneDrive-Speicher pro User an. Die meisten Abos enthalten auch soziale Netzwerke, eine unbegrenzte Anzahl Online-Meetings sowie Intranet-Seiten.
Office 365 for Business bündelt außerdem Exchange Online, SharePoint Online und Lync Online. Es enthält automatische Updates mit Sicherheits-Patches, Fehlerbehebungen und neuen Features für alle Services.
Trotz der vielen Extras von Office 365 hat es seine Schattenseiten. Zum Beispiel kann es schwierig sein, Nicht-Office-User in den Dokumenten-Workflow einzubinden. Auch ist die OneDrive-Synchronisierung noch immer fehlerhaft. So garantiert das Hinzufügen von Dateien zu einem synchronisierten lokalen Laufwerk nicht immer, dass OneDrive sie auch tatsächlich korrekt synchronisiert.
Mit der Einführung von Office 365 ist das Unternehmen mit all seinen Anwendern den Wartungsplänen von Microsoft ausgeliefert. Alle Office-Apps können von Microsoft ohne Vorwarnung aktualisiert werden, manchmal werden sogar neue Bugs installiert, Funktionen verändert oder interne Systeme stürzen plötzlich ab.
Abhängig von der vorhandenen Infrastruktur eines Unternehmens und der Anzahl der User, kann ein Abonnement auf lange Sicht sogar teurer werden als eine On-Premises-Lösung. Obwohl Office 365 mit relativ niedrigen Anfangskosten verbunden ist, sind die Abonnementgebühren eine fortlaufende Ausgabe, die fällig ist, wenn der Original-Anschaffungspreis schon lange bezahlt ist. Unternehmen, die sich zwischen Office 2013 und Office 365 entscheiden müssen, sollten zunächst die langfristigen Kosten analysieren.
Open Source versus Microsoft Office
Eine Open-Source-Lösung kann ein Weg sein, um die Kosten zu reduzieren. Damit können die Unternehmen nicht nur bei den Lizenzgebühren sparen, sondern sie können auch den Quellcode ändern, um somit bestimmte organisatorische Anforderungen zu erfüllen.
Die beiden derzeit beliebtesten Open-Source-Suiten sind LibreOffice und Apache OpenOffice. Beide Produkte entstammen der StarOffice-Suite, die 1999 von Sun Microsystems übernommen wurde. Kurz darauf hat Sun die Software als Open-Source-Software veröffentlicht und OpenOffice.org getauft.
Als Oracle im Jahr 2011 Sun akquirierte, wurde das Produkt umbenannt und eingestellt. Um dieser Situation zu begegnen, übernahm eine Gruppe von Entwicklern den OpenOffice-Code und erstellte damit LibreOffice. Schon bald danach übergab Oracle OpenOffice an Apache, folglich gab es zwei Versionen: LibreOffice und Apache OpenOffice.
Obwohl sich beide Projekte in unterschiedliche Richtungen bewegen, nutzen sie weiterhin ähnlichen Code und bieten die gleichen Anwendungsmodule: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen, Bildbearbeitung, Datenbanken und einen Editor für mathematische Gleichungen. Auch die Schnittstellen sind ähnlich und Unterschiede sind kaum zu erkennen.
Anwender können die meisten Basisaufgaben mit den Open-Source-Suiten genauso ausführen, wie es auch mit Office 2013 möglich ist: Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten, Importieren und Exportieren von und nach verschiedenen Formaten sowie Hinzufügen von Tabellen, Bildern und anderen Elementen. Sie können Kommentare einfügen und Makros ausführen.
Wie erwartet bietet Microsoft Office eine ausgefeilte, optimierte und übersichtliche Arbeitsumgebung. Dennoch sind OpenOffice und LibreOffice überraschend robust und unterstützen eine Vielzahl von Formatierungs-, Bearbeitungs- und Darstellungsoptionen, damit Mitarbeiter produktiv arbeiten können. Und für einige sind auch die einfachen Schnittstellen eine willkommene Erleichterung.
Das Beste an OpenOffice und LibreOffice ist aber, dass sie kostenlos sind. Auch wenn sie bei einem Feature-by-Feature-Vergleich nicht mit den Microsoft-Produkten konkurrieren können, haben sie dennoch viel zu bieten. Sie sind einfach zu installieren und bieten einige Vorteile, die bei Microsoft Office nicht enthalten sind, zum Beispiel die Möglichkeit, auch unter Linux zu laufen.
Außerdem sind die Versionen für Windows, macOS und Linux nahezu identisch. Wogegen die Mac-Versionen bei Office hinter den Windows-Produkten zurückbleiben. Übrigens laufen OpenOffice und LibreOffice auch noch unter Windows XP und Vista, was Office 2013 und 2016 nicht können.
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