Oracle NetSuite: wie Sie das Cloud-ERP optimal einsetzen

Funktionen in NetSuite

NetSuite wurde im Jahr 1998 gegründet und hat sich seitdem zu einem führenden Anbieter von Cloud-ERP-Lösungen entwickelt. Das Unternehmen wurde mit Startkapital von Oracle-CEO Larry Ellison sowie einer Reihe ehemaliger Oracle-Mitarbeitern ausgestattet. Im November 2016 wurde NetSuite von Oracle übernommen.

Das System zeichnet sich durch seine modulare Struktur aus und baut auf einer robusten Cloud-Infrastruktur auf, die hohe Verfügbarkeit, Sicherheit und Skalierbarkeit gewährleistet.

NetSuite ERP stellt verschiedene Modulen bereit, die unterschiedliche Geschäftsbereiche abdecken:

• Finanzmanagement: Dies umfasst Funktionen für Buchhaltung, Finanzberichte und die Automatisierung von Finanzprozessen.
• Customer Relationship Management (CRM): Die CRM-Funktionen unterstützen Kundenmanagement und Vertrieb. Das Modul bietet Funktionen für Marketingautomatisierung und unterstützt Unternehmen, ihre Kundenbeziehungen zu verwalten.
• Supply-Chain-Management und Fertigungsmanagement: Diese Module decken das Bestandsmanagement sowie die Produktionsplanung und -steuerung ab. Sie optimieren die Lieferkette und stellen sicher, dass die Produktionsprozesse reibungslos ablaufen.
• E-Commerce: NetSuite bietet umfassende E-Commerce-Funktionen, einschließlich der Integration von Webshops und der Unterstützung von Omnichannel-Strategien.

Oracle NetSuite bietet darüber hinaus Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Bereitstellung eines vollständigen Überblicks über alle Teile eines Unternehmens. Da NetSuite komplett in der Cloud betrieben wird, sind alle buchhalterischen und operativen Informationen jederzeit und von jedem Gerät aus zugänglich.

Unter der Haube von NetSuite

Oracle NetSuite ist eines der am häufigsten genutzten ERP-Systeme auf dem Markt und wird oft von kleinen und mittleren Unternehmen verwendet. NetSuite war eines der ersten reinen Cloud-ERP-Systeme. Als Multi-Tenant Software as a Service (SaaS) bietet NetSuite standardisierte Workflows, die besonders für kleinere, wachstumsstarke Unternehmen von Vorteil sind, da sie schnell und effizient skalieren können.

NetSuite wurde von Oracle übernommen, um das Produktspektrum für kleine und mittlere Unternehmen zu erweitern. Obwohl NetSuite einige Vorteile hat, ist es nicht immer die beste Wahl. Seine Standardisierung ist in einigen Fällen zu starr, was für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen oder komplexen Geschäftsprozessen problematisch ist.

Ein großer Vorteil von NetSuite ist die SuiteSuccess-Methode, die vorkonfigurierte Versionen der Software für verschiedene Branchen bietet. Diese sollen die Implementierung beschleunigen und erleichtern. Allerdings zeigt sich häufig, dass die eigentlichen Herausforderungen weniger in der technischen Einrichtung liegen, sondern in den organisatorischen Veränderungen und der Anpassung der Geschäftsprozesse, die notwendig sind, um NetSuite vollständig zu nutzen.

Die Daten in NetSuite werden in drei Hauptkategorien unterteilt:

• Entitäten (Personen, Lieferanten, Partner, Mitarbeiter)
• Artikel (gekaufte oder verkaufte Waren)
• Transaktionen (Rechnungen, Bestellungen, Chancen)

Daten können auf drei Arten in NetSuite eingebracht werden: Durch Integration mit Drittanbietersystemen wie Shopify oder Salesforce, manuelle Dateneingabe durch Mitarbeiter oder durch Hochladen von CSV-Dateien. Die Lösung ermöglicht es Anwendern, die Daten zu analysieren und Berichte zu erstellen, um die Rentabilität von Produktlinien zu bewerten oder Rechnungen zu verfolgen.

Anpassungen und Erweiterungen für NetSuite

NetSuite ERP stellt einige Anpassungsmöglichkeiten durch Custom Scripting und Workflows bereit. SuiteScript erlaubt die Erstellung benutzerdefinierter Skripte zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Das Workflow-Management erleichtert die Erstellung und Verwaltung von Geschäftsprozessen.

Zudem können Unternehmen ihre NetSuite-Installation durch SuiteApps erweitern, die im SuiteApp-Marketplace verfügbar sind. Diese Erweiterungen bieten zusätzliche Funktionen und optimieren die Leistungsfähigkeit des ERP-Systems.

Abrechnungsmodelle und Inventarauffüllung in NetSuite

Da NetSuite eine Cloud-Anwendung ist, können Unternehmen kurzfristig auf eine Instanz zugreifen und mit der Nutzung beginnen. Unternehmen, die bisher mit QuickBooks, Excel-Tabellen oder manuellen Prozessen gearbeitet haben, müssen sich allerdings bewusst sein, dass der Wechsel zu einem ERP-System wie NetSuite umfangreiche Veränderungen beinhaltet. Ein klarer Plan für das Änderungsmanagement ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die neuen Prozesse akzeptieren und umsetzen.

Mit NetSuite können komplexe Abrechnungsmodelle, wie die Kombination aus festen und nutzungsbasierten Gebühren, verwaltet werden. Dies schließt die automatische Berechnung von Provisionen für Vertriebsmitarbeiter sowie die sofortige Auswirkung auf Gewinn- und Verlustrechnung und Cashflow ein. Die Erstellung von Berichten und gespeicherten Suchabfragen unterstützen wiederholbare Suchen, um relevante Daten in Listenform darzustellen. Dies ist hilfreich, um Verkaufsaufträge oder die Rentabilität verschiedener Produktkategorien zu analysieren.

Ein weiteres Feature ist die Handhabung von Bestellungen, bei der Mitarbeiter Bestellanforderungen einreichen, die von Vorgesetzten genehmigt werden, bevor die Rechnungen der Lieferanten verarbeitet und Zahlungen initiiert werden.

Die Inventarauffüllung in NetSuite erfolgt über ein konfiguriertes Bestellpunktsystem, das automatisch Bestellungen erstellt, wenn der Lagerbestand niedrig ist. Die Verfolgung von Kundenbestellungen und Zahlungen wird erleichtert, indem Verkaufsauftragsformulare in Rechnungen umgewandelt und überfällige Rechnungen auf dem Dashboard angezeigt werden. Schließlich ermöglicht die Bankabstimmung in NetSuite, die Barmittelbestände des Unternehmens mit den Bankkonten abzugleichen, um Unregelmäßigkeiten und Betrug zu erkennen.

Relationale Datenbank verknüpft alle Daten in NetSuite

NetSuite nutzt eine relationale Datenbank, wodurch alle Dateneinträge miteinander verknüpft sind. Zum Beispiel sind alle Verkaufsaufträge eines Kunden mit dessen Kundendatensatz verbunden. Das Dashboard in NetSuite ist rollenbasiert und zeigt benutzerspezifische Informationen je nach zugewiesenen Berechtigungen und Aufgaben des Nutzers. Finanzteams können zum Beispiel offene Rechnungen einsehen, während Vertriebsteams einen Überblick über ihre Pipeline und Kundenverträge erhalten. Die globale Suchfunktion ermöglicht es, jede Datenbankeinträge zu finden und detaillierte Ansichten einzelner Datensätze zu erhalten, wobei Präfixe und Platzhalter verwendet werden können, um die Suche zu verfeinern.

Die Benutzeroberfläche ist individuell anpassbar, wobei verschiedene Fenster, sogenannte Portlets, zur Verfügung stehen, die spezifische Funktionen wie KPI-Messgeräte oder Shortcuts anzeigen. Eine zentrale Rolle spielt das dunkle Navigationsmenü, das als Center bezeichnet wird und je nach Benutzerrolle verschiedene Registerkarten für unterschiedliche Aufgaben zur Verfügung stellt.

Die Formulare in der ERP-Lösung sind an die jeweiligen Geschäftsprozesse angepasst und können für unterschiedliche Datensatztypen unterschiedliche Felder und Layouts bieten. Ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsprozesse ist der Order-to-Cash-Prozess, der Verkaufsaufträge, Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung und Zahlungseingang umfasst.

Oracle NetSuite integriert eine Vielzahl vorgefertigter Berichte, insbesondere für finanzielle Übersichten wie Gewinn- und Verlustrechnungen. Diese Berichte sind dynamisch und interaktiv, sodass Benutzer detaillierte Einblicke in die zugrunde liegenden Daten erhalten. Benutzer können Berichte nach verschiedenen Kriterien filtern und die Ergebnisse als Excel- oder PDF-Dateien exportieren.

Ein weiteres leistungsfähiges Werkzeug ist gespeicherte Suche, die benutzerdefinierte Abfragen und Berichte erlaubt. Diese Suchanfragen sind anpassbar und bieten detaillierte Einblicke in spezifische Geschäftsmetriken.

Für Unterstützung und detaillierte Anleitungen steht schließlich das NetSuite-Portal SuiteAnswers zur Verfügung, das eine umfassende Sammlung von Artikeln und Hilfestellungen bereithält.

KI in NetSuite

Eine wichtige Neuerung in jüngster Zeit ist die Integration künstlicher Intelligenz (KI) in NetSuite. Diese Erweiterung zielt darauf ab, Geschäftsprozesse zu automatisieren. Die KI-Technologie wurde entwickelt, um komplexe Aufgaben wie die Generierung von Texten und die Verwaltung von Daten zu erleichtern.

Zusätzlich zur KI-Integration gibt es eine überarbeitete Benutzeroberfläche (UI). Diese integriert KI-Funktionen, um Anwendern Unterstützung und Empfehlungen zu bieten, was die Navigation und die Informationsverarbeitung innerhalb des Systems vereinfacht.

NetSuite Analytics Warehouse bietet wiederum erweiterte KI-Datenanalysefunktionen, die es Unternehmen gestatten, detaillierte Einblicke in ihre Geschäftsdaten zu gewinnen. Die Analytics-Plattform unterstützt Unternehmen dabei, große Datenmengen zu verwalten und zu analysieren, um Erkenntnisse zu gewinnen.