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Nachteile von Microsoft Office 365 im Vergleich zu On-Premises-Versionen
Der Umstieg auf Office 365 befreit IT-Abteilungen von lästigen Wartungsarbeiten. Allerdings warten damit auch gleich mehrere Probleme auf die Admins.
IT-Abteilungen geben bereitwillig die Wartung und Unterstützung von E-Mail-Servern auf, wenn sie sich stattdessen auf die Bereitstellung von Services für Mitarbeiter und Kunden konzentrieren können, die diesen einen Mehrwert bieten. Geht diese Rechnung bei Microsoft Office 365 auf?
Microsoft fördert mit Office 365 diese Entwicklung, indem es die IT bei einer Reihe von On-Premises-Dienstleistungen entlastet und diese selbst übernimmt. Alles, was Unternehmen machen müssen, ist, Microsoft zu vertrauen und diese Dienste extern ausführen zu lassen.
Aber während einige IT-Entscheidungsträger bereit sind, die Plattform für sich arbeiten zu lassen, sind andere zu dem Schluss gekommen, dass eine Reihe von Office-365-Features Probleme für Dienste wie Exchange, SharePoint und Skype For Business schaffen können. Damit stellt sich die Frage nach potenziellen Office-365-Nachteilen und wie man diesen ausweichen kann.
Fakt ist: Office 365 im Jahr 2017 leistet mehr als noch vor zwei Jahren. Die Plattform ist gereift und enthält eine deutlich höhere Anzahl an Features wie Data Loss Prevention (DLP), Office Groups, eDiscovery und Planner. Die wichtigste Frage aber ist, ob das Cloud-basierte Office 365 einen besseren Job macht als sein lokales Äquivalent – unabhängig davon, wie viele interessante Features es bietet.
Keine Kontrolle über Office 365 Uptime
Einige IT-Führungskräfte, die die Plattform noch nicht einsetzen, äußern Bedenken wegen der verfügbaren Betriebszeit und sind verunsichert bei der Frage, was zu tun ist, wenn die Plattform nicht verfügbar ist oder sie die Verbindung zum Service verlieren. Bei der lokalen On-Premises Exchange-Bereitstellung kann das Exchange-Team eine detaillierte Einschätzung liefern, was den Ausfall verursacht hat und wie lang es bis zur Wiederherstellung dauert.
Viele IT-Führungskräfte und Admins fragen: Wen kann ich anrufen, wenn unsere E-Mails in Office 365 nicht mehr verfügbar sind? Und was sagt man den Führungskräften, wenn sie fragen, wann die E-Mails wieder online sein werden? Diese Bedenken sind durchaus angebracht und betreffen alle Online-Serviceangebote. Das IT-Team hat keine Kontrolle über einen Ausfall und kann diesen auch nicht selbst beseitigen, was einer von vielen inhärenten Office-365-Nachteilen ist. Auf der anderen Seite berichtete Microsoft im dritten Quartal 2016 über 99,99 Prozent Verfügbarkeit. Das kann im Vergleich zu Betriebszeiten vor Ort beruhigend sein.
E-Mail-Backups enden bei 30 Tagen
Office 365 sichert E-Mails nicht länger als 30 Tage. Alle gelöschten E-Mails, Postfächer oder Inhalte, die älter als einen Monat sind, sind weg. Weil es für viele Unternehmen beunruhigend oder sogar außerhalb der Compliance ist, E-Mails für nur 30 Tage zu sichern, müssen IT-Abteilungen mit Drittanbieter-Backup-Dienstleistern zusammenarbeiten, um diese Lücke zu schließen.
Dabei sollte man Ausfallsicherheit und Uptime für die Sicherung nicht verwechseln, da sonst Datenverlust droht. Datenschutz- und Verfügbarkeitsprodukte wie Veeam Software, AvePoint und Spanning Backup for Office 365 beseitigen diese Office-365-Nachteil.
Resilienz und Uptime sind nicht gleich Konnektivität
Mehrere Early Adopters berichteten von Problemen mit der Datenkonnektivität, die Anwender mit Office 365 hatten. Die Plattform stützt sich stark auf die Zuverlässigkeit der Internetverbindung, um Dienste für ihre Endbenutzer bereitzustellen. Wenn ein Unternehmen nicht über eine redundante Internetverbindung verfügt, wird es ernsthafte Schwierigkeiten haben, falls die primäre Internetverbindung offline ist.
Auch die Bandbreite macht Probleme. Office 365 erfordert eine bestimmte Bandbreite, basierend auf der Anzahl der Benutzer in einem Büro. Wenn Upload- und Download-Geschwindigkeiten nicht den Mindestanforderungen entsprechen, muss man mit unglücklichen Benutzern rechnen, die sich mit verzögert zugestellten Anhängen und E-Mail-Downloads herumärgern.
Lizenzen können außer Kontrolle geraten
Office 365 ist in verschiedenen Paketen für verschiedene Arten von Abonnenten verfügbar. Eine schlechte Lizenzplanung führt dazu, dass Unternehmen für Nutzerabonnements wesentlich mehr zahlen, als sie eigentlich müssten.
Jede der Versionen für Unternehmen und mittelständische Betriebe wird mit einer Reihe von Dienstleistungen zu fixen Preisen gebündelt. Manche der Optionen liefert Office 365 ProPlus, das Word, Excel, PowerPoint und einige andere Produktivitäts-Tools enthält. Diese können lokal installiert werden. Andere Pakete bieten nur individuelle Dienste wie zum Beispiel Exchange Online oder SharePoint Online an.
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Die Office-365-Planung erfordert eine Kosten- und Anforderungsbewertung.
Einige Benutzer mit bestimmten Profilen benötigen nur wenige Services, aber IT-Abteilungen lizenzieren oft Pakete, ohne auf die Benutzerprofile zu achten, die sie haben. Zum Beispiel brauchen einige Nutzerrollen in Unternehmen nur Zugang zu E-Mails und einen webbasierten E-Mail-Client. Der Enterprise 1 (E1) Plan ist hier übertrieben. Der Unterschied in den Kosten liegt zwischen vier bis sechs US-Dollar pro Benutzer und Monat. Kauft man für Hunderte von Benutzern unnötig teure Lizenzen, sind die Kosten erheblich.
Office 365 kickt Sie aus der Sandbox
Eine zentralisierte Verwaltung klingt eher wie ein Vorteil und weniger wie ein Nachteil von Office 365. Doch das ist nicht unbedingt der Fall und eine Zentraladministration kann auch zu Unfällen führen. Der Luxus, eine Sandbox zur Verfügung zu haben, in der Konfigurationsänderungen getestet werden können, verschwindet, sobald die IT auf Office 365 umgestiegen ist.
Das kann ein erheblicher Nachteil sein: Ein Administrator mit einem lokalen Exchange Server kann einen Snapshot des Servers aufnehmen und Änderungen anwenden, um die Auswirkungen zu testen, bevor diese Aktionen in der Produktion ausgeführt werden.
In Office 365 ist es einfach, einen Fehler zu machen, der schwer zu beheben ist. Änderungen an E-Mail-Richtlinien und Regeln zur Vermeidung von Datenverlusten können nicht rückgängig gemacht werden. IT-Abteilungen können diesen schwerwiegenden Office-365-Nachteil nur mit der entsprechenden Change Management Policy und angemessenen Plattformschulungen abschwächen.
Zu viel Auswahl
Mehr Features und Optionen können zu schlechter Akzeptanz und sogar Konfusion führen. Setzen Sie deshalb keine neuen Funktionen ohne gute Gründe ein. Zum Beispiel hat eine Gruppe von IT-Vertretern in einer großen Rechtsanwaltskanzlei vereinbart, mehrere neue Features zurückzuhalten, bis ein Komitee über deren Nutzen, Planung und Schulung entschieden hat. Diese Firma legte Wert auf Anwendungsunterstützung, Systemadministration, Sicherheit und Compliance sowie Enterprise Content Delivery, um neue Features zu bewerten, bevor die IT-Führung Entscheidungen trifft.
Die meisten Organisationen stehen vor Herausforderungen, weil sie keine geeigneten Maßnahmen ergreifen, um Teams in Hinblick auf die volle Leistungsfähigkeit und Verwaltung von Office 365 adäquat zu schulen. Microsoft bietet zahlreiche Ressourcen, die die Plattform erklären und zeigen, wie sie zu verwalten ist. Aber IT-Teams können auch entscheiden, dass formale Schulungen nicht notwendig sind.
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