Mit Klassifizierung SAP-Stammdaten richtig ordnen

Die stetig steigenden Datenmengen in SAP ERP-Systemen stellen eine große Herausforderung für das Stammdatenmanagement dar. Trotzdem nutzen nur wenige Unternehmen die Klassifizierungsfunktion, um ihre SAP-Stammdaten zu verwalten. Klassifizierung basiert auf dem SAP Klassensystem. 

Damit steht ein Werkzeug zur Verfügung, um bestimmte Objekte (zum Beispiel Artikel oder Betriebe) in einem Ordnungssystem zusammenzufassen. Es hat die Aufgabe, beliebige Objekte mit Merkmalen zu beschreiben und ähnliche Objekte in Klassen zu gruppieren, also zu klassifizieren, um sie anschließend leichter finden zu können.

Die Suche nach Objekten erfolgt mit Unterstützung der Klassen und der in der Klasse definierten Merkmalen, die bei der Objektsuche als Suchkriterien dienen. Das stellt sicher, dass aus Sicht der Merkmale identische oder ähnliche Objekte möglichst schnell wiedergefunden werden.

Hier einige Beispiel für die Klassifizierung von Daten in bekannten SAP Modulen:

• Materialwirtschaft (Materials Management, MM): Materialstamm, Artikelnummer, Lieferantenstamm, Chargen
• Instandhaltung (Plant Maintenance, PM): Stammdaten der Ausstattung (Equipment), Gegenstand/Ort der Wartung
• Projektsystem (Project System, PS): Netzwerk
• Qualitätsmanagement (Quality Management, QM): Prüfmerkmale, Prüfmethoden
• Dokumentenverwaltung (Document Management System, DMS):  Anwendungsübergreifende Prozesse

Eine Klassifizierung ist in nur drei Schritten erstellt:

1. Definieren einer Eigenschaft
2. Erstellen einer Klasse mit verschiedenen Klassenarten
3. Zuordnung der vorher definierten Eigenschaften zu einer Klasse

Eine Eigenschaft kann jedes physikalische oder chemische Merkmal des Objekts sein, zu dem die Informationen erfasst werden sollen. Ein Hersteller von Pumpen kann beispielsweise die Leistung der Pumpe (in PS) oder das Volumen definieren, das die Pumpe verarbeiten kann. Weitere Kenngrößen sind etwa das Material, aus dem die Pumpe besteht (zum Beispiel Eisen, Stahl oder Stahllegierung) oder das Material, das die Pumpe verarbeitet (zum Beispiel Klärschlamm, Gülle oder Sole).

Bei der Definition der Eigenschaft haben Anwender mehrere Optionen bei der Eingabe. Sie können beispielsweise einen Einzelwert, mehrere Werte, einen Wertebereich, einen negativen Wert oder die Anzahl der Merkmale, die Nachkommastellen und die Maßeinheit festlegen, die mit der Eigenschaft verbunden ist.

Eine Klasse kann beliebig definiert werden. Eine Klassenart kennzeichnet die Klasse eindeutig und kontrolliert ihre Anwendung. Die Klassenart für den Materialstamm ist zum Beispiel 001, Ausstattung ist 002, DMS 017 Charge 023.

Sind der Klassenart die relevanten Merkmale zugeordnet, wird die Klasse einem SAP-Objekt zugewiesen. Ein Beispiel: Sie erstellen die Klasse EQUIP mit der Klassenart 002 (für Stammdaten der Ausstattung) weisen ihr fünf Merkmale zu: Fördermenge, Kapazität, Drehgeschwindigkeit, Material und Auslastung. Für jede dieser Eigenschaften müssen Sie dann den entsprechenden Wert eingeben.

Die neu geschaffene EQUIP-Klasse wird dann einem SAP-Objekt für die Ausstattung verknüpft. Sobald die Klasse zugeordnet ist, kann der Benutzer alle Klassifizierungsdaten eingeben (siehe Abbildung 1).

Benutzer benötigen in der Regel nur ein oder zwei Stunden Schulung für die SAP-Klassifizierung, bevor sie diese selbstständig verwalten und auch bereits definierte Eigenschaften ändern können. Nutzer müssen Zeit für die Analyse und Bewertung der Stammdaten investieren, um herauszufinden, wie sie diese am besten mit den verschiedenen Klassifikationen zusammenbringen können. 

Dabei ist es sinnvoll, die Stammdaten in logisch relevante Abschnitte zu gliedern, bevor sie in die Klassifizierung integriert werden. Das vereinfacht die Änderung oder das Löschen von Informationen, wenn es beim Erstellen oder der Zuordnung der Klassifizierungsdaten zu Fehlern kam.