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Lexoffice: Die kaufmännische Cloud-Lösung für kleine Firmen
Lexoffice ist ein Cloud-Dienst für Auftragsbearbeitung und Buchhaltung. Er richtet sich an kleine Unternehmen, Start-ups und Selbstständige. Der Beitrag stellt die Lösung vor.
Lexoffice bietet eine automatische Buchhaltung aus der Cloud. Es ist keine lokale Installation notwendig, um Belegerfassung und Buchhaltung abzuwickeln. Es lassen sich zudem zahlreiche Funktionen, darunter Lohnbuchhaltung und Zeiterfassung, integrieren.
Dabei besteht für Lexoffice keine Mindestvertragslaufzeit, die Bezahlung erfolgt monatlich. Die Preise liegen zwischen rund fünf und 22 Euro pro Monat, davon abhängig, welche Funktionen benötigt werden. Zusätzliche Funktionen lassen sich freischalten, indem das jeweilige Abonnement gewechselt wird. Zur Verfügung stehen die Abonnements S, M, L und XL. Eine Liste mit den Unterschieden und Preis ist auf einer Übersichtsseite von Lexoffice zu sehen.
Weboberfläche sowie Mobile Apps
Lexoffice kann über den Webbrowser genutzt werden, es gibt zudem Apps für iOS und Android. In der Weboberfläche stehen alle Funktionen zentral bereit. Grundsätzlich bieten alle Editionen von Lexoffice Zugang für Steuerberater sowie Kunden- und Lieferantenverwaltung. Auch ein Modul für Banking und Finanzen ist bei allen Editionen enthalten.
Die Entwickler integrieren regelmäßig neue Funktionen und schalten diese entsprechend den Abonnements frei. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten. Die aktuellen Neuerungen sind jeweils in der Timeline von Lexoffice zu sehen. Ein Vorteil von Lexoffice besteht darin, dass die Lösung keine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung als Buchhalter benötigt. Alle notwendigen Aufgaben lassen sich intuitiv umsetzen. Da in den meisten Fällen der Steuerberater im Hintergrund Zugriff hat, lassen sich falsch zugeordnete Belege schnell korrigieren und in Zukunft richtig einpflegen.
Das Schreiben von Rechnungen und das Pflegen von Kunden und Lieferanten ist übersichtlich und einfach gehalten, das gilt ebenso für das Homebanking. An vielen Stellen gibt es Unterstützung bei der Eingabe und Datenpflege sowie beim Durchführen von Aktionen wie Mahnungen oder andere Tätigkeiten. Rechnungen können Anwender mit Lexoffice direkt per E-Mail versenden, ohne diese zuerst herunterladen zu müssen. Dazu sind Lösungen wie Datev Unternehmen online nicht in der Lage.
Einstieg in Buchhaltung und Auftragsverarbeitung
Nach dem Abschließen eines Abonnements können Anwender von Lexoffice sofort mit ihrer Arbeit beginnen und Daten einpflegen. Da die Einrichtung nicht kompliziert ist, sind die Stammdaten zeitnah eingetragen und durch Eingabehilfen sind die ersten Geschäftsvorfälle schnell abgeschlossen.
Lexoffice richtet sich eher an kleine Unternehmen im Dienstleistungssektor. Es fehlen Funktionen wie eine automatisierte Lagerhaltung oder Preisstaffeln sowie das Gewähren von Kreditlimits. Wer diese Funktionen benötigt, wird es mit Lexoffice schwer haben. Dafür ist das Programm hilfreich beim Ausgestalten und Schreiben von Rechnungen. Diese sind schnell erstellt und viele Bestandteile der Rechnungen, die rechtlich notwendig sind, fügt Lexoffice automatisch ein. Auch Bankverbindungen, Datum und andere Bestandteile von Rechnungen integriert Lexoffice automatisch und verknüpft dabei Produkte und Kunden, die sich direkt im Rechnungsformular auswählen lassen.
Durch das Homebanking-Modul erkennt Lexoffice die Bezahlung von Rechnungen und kann die dazu notwendigen Buchungsvorgänge automatisch verknüpften. Das erleichtert die Zusammenarbeit mit Finanzamt und Steuerberater.
Belegerfassung und -Verwaltung
Lexoffice kann digitale Belege direkt verarbeiten, zum Beispiel die internen Rechnungen oder eingepflegte PDF-Dateien. Externe Belege können durch die Scanfunktion der App von Lexoffice direkt in das System eingefügt werden. Hier kann mit einer Texterkennung (OCR) in vielen Fällen eine automatische Zuordnung des Beleges erfolgen. Falsch oder nicht erkannte Informationen lassen sich manuell korrigieren. Beim Buchen berücksichtigt Lexoffice den zugrundeliegenden Beleg und integriert diesen in den jeweiligen Buchungssatz. Das ist wichtig für die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt und Steuerberater.
Die Buchhaltung umfasst die Anlagenbuchhaltung, die vor allem für kleinere Unternehmen geeignet ist. Zahlreiche Immobilien sind damit nicht integrierbar, aber für das eigene Anlagenvermögen können die Funktionen ausreichen. Beim Erfassen von Belegen erkennt die Software zum Beispiel geringwertige Wirtschaftsgüter oder Anlagen und kann diese automatisiert erfassen.
Auswertungen
Wenn alle Daten richtig eingepflegt und alle Belege erfasst werden, ist es mit Lexoffice möglich, die eigenen Zahlen im Blick zu behalten. Es gibt keine komplexen Buchungsmasken, da Lexoffice ohnehin auf die Buchung der Belege fokussiert ist, die auf verschiedenen Wegen in das System gelangen können. Im Dashboard ist auf einen Blick zu sehen, wie hoch die aktuellen offenen Rechnungen sind, welche Umsatzsteuerzahlungen anstehen und wie das Verhältnis zwischen Einnahmen und Ausgaben ist. Der Jahresabschluss ist auf Basis von Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) möglich.
Die Cloud-Software für Buchhaltung und Abrechnungen ist für kleine Betriebe, Freiberufler und Selbstständige ein praktisches Werkzeug. Einrichtung und Bedienung sind einfach gehalten und durch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater lassen sich Buchungen rechtskonform durchführen.
Die digitalisierte Erfassung von Belegen erleichtert die Arbeit und verbessert die Übersicht. Das Produkt ist einfach zu bedienen und lässt sich flexibel erweitern. Da eine monatliche Änderung oder Kündigung möglich ist, kann jederzeit flexibel gewechselt werden. Die Verwaltung von Kunden und Produkte ist nicht sehr umfassend, reicht aber der Kundengruppe meistens aus.
