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Knigge für Videokonferenzen: 14 Tipps für den Erfolg
Zu den Tipps für die Umgangsformen gehören das Tragen angemessener Kleidung, die Wahl eines geeigneten Hintergrunds und die Stummschaltung, wenn Sie nicht sprechen.
Videokonferenzen und das Modell der Arbeit von zu Hause aus sind heute an vielen Arbeitsplätzen die Normalität. Plattformen wie Zoom und Microsoft Teams sind zu einem Teil der täglichen Konversation geworden und stehen in Konkurrenz zu den sozialen Medien. Videokonferenzen haben einige Vorteile. Zu den beiden größten gehören die Senkung der Telefonrechnung und die Möglichkeit, Gespräche aufzuzeichnen und zu transkribieren. Zoom nutzt den Dienst Otter.ai, während Microsoft Teams über eine integrierte Transkriptionsfunktion verfügt.
Videokonferenzen erlebten ihren Durchbruch im Jahr 2020, als die COVID-19-Pandemie die Menschen dazu zwang, von zu Hause aus zu arbeiten. Und es dauerte nicht lange, bis Geschichten über peinliches oder schlechtes Verhalten bei Videoanrufen bekannt wurden.
Benimm-Tipps für Videokonferenzen
1. Verwenden Sie kein Video
Es mag widersprüchlich klingen, aber wenn Sie einen Videoanruf initiieren, sollten Sie sich fragen: Ist Video überhaupt notwendig? Zu den Anwendungsfällen für Videokonferenzen gehören Personalbeschaffung, Schulungen, Zusammenarbeit mit Kunden sowie Verkaufspräsentationen und Verhandlungen. Wenn Sie nur ein einfaches Gespräch führen wollen, sollten Sie sich die Mühe und den Bandbreitenverbrauch von Video ersparen und nur Sprache verwenden.
2. Informieren Sie die Menschen in Ihrem Umfeld, dass Sie an einem Meeting teilnehmen
Sie haben wahrscheinlich noch andere Personen in Ihrem Haushalt, etwa Mitbewohner, Ehepartner, Kinder und so weiter. Teilen Sie allen mit, dass Sie an einer arbeitsbezogenen Konferenzschaltung teilnehmen und nicht unterbrochen werden sollten, es sei denn, es handelt sich um einen medizinischen Notfall oder einen Brand.
3. Verwenden Sie gute Technik
Webcams unterscheiden sich in Preis und Qualität. Eine Webcam, die 100 Euro oder mehr kostet, ist in der Regel besser als ein 30-Euro-Produkt. Ein höherer Preis bedeutet auch eine höhere Videoauflösung, Rauschunterdrückung, weniger Pufferung und andere Funktionen.
Die Mikrofone in Webkameras sind oft sehr unzureichend. Es gibt viele Nachrüstmikrofone in Studioqualität zu vernünftigen Preisen. Diese Mikrofone werden am Schreibtisch befestigt, haben eine bessere Qualität und sind geräuschunterdrückend.
4. Stellen Sie sicher, dass Ihre Technologie richtig funktioniert
Jede Videokonferenzsoftware verfügt über integrierte Testfunktionen für Audio und Video. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um zu prüfen, was andere sehen, und passen Sie die Audiopegel bei der Ersteinrichtung und danach regelmäßig an.
Wenn Sie einen Ehepartner haben, der von zu Hause aus arbeitet, oder Kinder, die an einem Fernkurs teilnehmen, können gleichzeitige Videostreams die Internetbandbreite belasten. Erkundigen Sie sich bei Ihren Mitbewohnern, ob sie sich in einer Konferenzschaltung befinden, um einen Stau zu vermeiden. Bitten Sie die anderen auch darum, YouTube oder Netflix für die Dauer Ihres Anrufs nicht zu streamen. Wenn das Problem häufig auftritt, sprechen Sie mit Ihrem Internetanbieter, um die Bandbreite Ihres Anschlusses zu erhöhen.
5. Achten Sie auf den Bildausschnitt
Suchen Sie sich einen geeigneten Ort für Ihr Videogespräch. Nutzen Sie ein Büro zu Hause, wenn Sie eines haben, oder einen Esstisch oder eine ruhige Veranda. Vermeiden Sie Badezimmer, unordentliche Kinderzimmer und Räume mit Unmengen schmutziger Wäsche. Wenn Sie eine unordentliche Umgebung nicht vermeiden können, ist es in den meisten Videokonferenzprogrammen möglich, den Hintergrund unscharf zu machen oder einen virtuellen Hintergrund zu wählen.
Bei unruhigem Hintergrund (etwa bunt gefüllte Bücherregale oder viele Pflanzen) Ihrem Zimmer hat die Videosoftware aber oft Probleme, ihre Person sauber freizustellen und in den virtuellen Hintergrund einzufügen. Das sieht dann unschön aus und funktioniert nur bei möglichst einheitlichen Fläche, etwa einer weißen Wand, perfekt.
Achten Sie außerdem darauf, dass die Kamera auf Augenhöhe und in angemessener Entfernung von Ihnen angebracht ist. Auch dies sollten Sie vor Beginn der Konferenz testen, um sicherzustellen, dass Sie in die Kamera schauen und einen klaren Hintergrund haben.
6. Sorgen Sie für die richtige Beleuchtung
Auch dies sollten Sie vor Ihrem Treffen testen. Stellen Sie die Beleuchtung nicht direkt hinter sich auf, sonst wirken Sie verwaschen. Stellen Sie eine Lampe zu einer oder beiden Seiten auf, damit Sie gleichmäßig beleuchtet werden. Schließen Sie außerdem die Jalousien im Raum, um zu verhindern, dass das Sonnenlicht den Raum zu hell macht.
7. Tragen Sie für Meetings geeignete Kleidung
Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, könnten Sie oft im Schlafanzug arbeiten, vergessen, sich die Haare zu bürsten oder sehen anderweitig ungepflegt aus. Wenn Sie jedoch an einer Videokonferenz teilnehmen, bei der Sie sichtbar sein werden, sollten Sie sich wie bei einer persönlichen Besprechung im Büro verhalten. Duschen Sie, pflegen Sie sich und kleiden Sie sich professionell. Sie können die Jogginghose und das T-Shirt später anziehen.
8. Seien Sie pünktlich bei Meetings
Ihre Kollegen sind sehr beschäftigt. Vielleicht haben Sie eine Telefonkonferenz mit einem leitenden Angestellten, dessen Zeitplan sehr eng ist. Wenn Sie sie nicht 15 Minuten auf ein persönliches Gespräch warten lassen würden, dann lassen Sie sie auch nicht auf einen Videoanruf warten.
9. Stellen Sie sich bei der Telefonkonferenz vor
Die meisten Anrufe finden unter Kollegen statt, die sich kennen, aber gelegentlich ist auch ein Neuling dabei. Nehmen Sie sich die Zeit, sich vorzustellen, damit man weiß, wer Sie sind und warum Sie dabei sind.
10. Denken Sie daran, sich stumm zu schalten, wenn Sie nicht sprechen
Idealerweise sollten Sie für Ihre Videokonferenzsoftware eine Push-to-Talk-Taste einrichten. Alle Programme verfügen über diese Funktion, mit der andere Sie nur hören können, wenn Sie eine Taste auf der Tastatur gedrückt halten. Zumindest aber sollten Sie – vor allem, wenn Sie nicht viel sprechen – die Stummschaltefunktion nutzen, wenn Sie nicht sprechen. Dadurch vermeiden Sie, dass Hintergrundgeräusche andere während der Besprechung ablenken.
11. Schalten Sie Ihr Telefon aus
Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn mitten im Kino das Telefon klingelt. Es sorgt für Irritationen bei allen Anwesenden, während der Besitzer krampfhaft versucht, den Übeltäter zum Schweigen zu bringen. Ein klingelndes Telefon, das Zirpen einer Textnachricht oder einer E-Mail ist eine ebenso große Ablenkung während eines Videoanrufs. Stellen Sie Ihr Telefon nicht nur stumm, sondern schalten Sie es aus. Anrufe und SMS können warten.
12. Kein Multitasking während des Meetings
Dies fällt unter die Verhaltensregeln für persönliche Besprechungen. Sie würden in einem Besprechungsraum keine E-Mails abrufen oder SMS versenden, denn das ist unhöflich gegenüber dem Redner. Bei Gesprächen von zu Hause aus sollte das nicht anders sein.
13. Planen Sie im Voraus, wenn Sie Ihre Kamera teilen müssen
Wenn sich zwei Personen eine Kamera teilen müssen, sollten Sie sie vorher testen. Sie sollten nahe beieinander sitzen, aber auf den Platz des anderen Rücksicht nehmen. Wenn zwei Personen im Bild sind, muss die Kamera weiter nach hinten geschoben werden, was ein Problem sein kann, wenn sie auf einem Laptop installiert ist.
14. Schalten Sie die Kamera aus, wenn die Besprechung beendet ist
Ein Fauxpas von Telefonbenutzern ist es, etwas Peinliches zu sagen, bevor man den Hörer auflegt. Das Äquivalent zur Videokonferenz ist, etwas zu sagen, bevor man die Verbindung trennt. Achten Sie darauf, dass Sie am Ende einer Besprechung die Taste zum Trennen der Verbindung drücken. Gehen Sie nicht einfach davon aus, dass Sie aus dem Gespräch ausgestiegen sind. Schalten Sie außerdem Ihre Kamera und Ihr Mikrofon aus. Und wenn Sie können, trennen Sie die Webcam von Ihrem Computer. So wird sichergestellt, dass keine versehentlichen Übertragungen stattfinden.
