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KPIs: Leistungsindikatoren verbessern die Backup-Performance
KPIs können sicherstellen, dass IT-Teams die Anforderungen des Unternehmens erfüllen. Ein KPI für Backups zeigt den Kunden und dem Management eine effektive Data Protection.
Unternehmen führen Backups und Recovery traditionell nach bestimmten Verfahren durch. Mit zunehmender Reife der IT-Abteilungen müssen sie jedoch ihre bestehenden Ansätze auf ihre Leistungsfähigkeit hin überprüfen.
Firmen sollten eine spezifische analytische Metrik – den Key Performance Indicator (KPI) – festlegen, deren Einbeziehung in die Datensicherungs- und Wiederherstellungsprozesse die Gesamtergebnisse verbessern kann. Noch wichtiger ist, dass die Verwendung eines Backup-KPIs das Bewusstsein und die Akzeptanz der Geschäftsleitung für Datensicherungs- und Wiederherstellungsaktivitäten erhöhen kann.
Leistungsindikatoren
Ein Leistungsindikator misst, wie gut etwas im Vergleich zu einer Reihe von Metriken abschneidet. Ziel ist es, die IT-Abteilung bei der Definition und Bewertung des Erfolgs bei der Durchführung von Backup- und Recovery-Aktivitäten zu unterstützen. Durch die Festlegung von Leistungszielen wird es einfacher, den Fortschritt bestimmter Aktivitäten zu überwachen.
IT-Teams können diesen KPI ermitteln, indem sie die Frage beantworten: Was ist für die Organisation in Bezug auf die Leistung der Datensicherung und -wiederherstellung wirklich wichtig? Eine Organisation kann den Backup-KPI auf Einhaltung überwachen, indem sie zum Beispiel die von den Backup-Systemen generierten statistischen Daten untersucht.
Elemente wie ein Leistungsmaßstab, ein Leistungsziel und ein Zeitrahmen helfen dabei, ein messbares Ziel für einen KPI zu schaffen. Ein relevanter KPI für die Datensicherung wäre zum Beispiel Reduzierung der durchschnittlichen Datensicherungszeiten um 15 Prozent im Jahr 2020. Das Unternehmen kann dann die vom Datensicherungssystem gelieferten Leistungsdaten überwachen und sie mit den KPI-Anforderungen vergleichen.
Geschäftliche Beweggründe für KPIs
Unternehmen verwenden KPIs häufig, um den Wert von schwer messbaren Aktivitäten zu ermitteln. Dazu können die Vorteile von Führungsentwicklung, Kundenbindung, Kundenservice und Kundenzufriedenheit gehören. Beim Backup und Recovery messen KPIs die Leistung der Sicherungs- und Wiederherstellungsaktivitäten einer IT-Abteilung anhand spezifischer und messbarer Ziele.
KPIs sind auch aus Sicht der Rechnungsprüfung nützlich. Jeder KPI kann als Kontrolle betrachtet werden, die dann mit einer Audit-Methode untersucht werden kann. Die Ergebnisse von KPI-Audits können ein wichtiger Beweis für das Engagement des Unternehmens für sichere Datensicherung und -wiederherstellung sein. Ein Backup-KPI kann eine wichtige Kennzahl für bestehende und potenzielle Kunden sein und eine weitere Möglichkeit, den Ruf des Unternehmens zu stärken.
Identifizierung des Backup-KPIs
IT-Abteilungen haben in der Regel Leistungsziele für die Datensicherung und -wiederherstellung. Diese können in KPIs umgewandelt werden. Zu den wichtigsten Voraussetzungen für die Ermittlung von KPIs gehören die folgenden:
- Einen vordefinierten Technologieprozess haben.
- Legen Sie die Anforderungen für diesen Technologieprozess fest.
- Messen Sie die Ergebnisse des Prozesses und vergleichen Sie sie mit den festgelegten Zielen.
- Untersuchen Sie Abweichungen und ändern Sie Prozesse oder Ressourcen, um die Ziele zu erreichen.
Bei der Identifizierung eines KPI für die Datensicherung ist der vordefinierte Technologieprozess das Backup. Die Anforderungen sind vollständige, sichere und aktuelle Backups von Daten. Um die Ergebnisse zu messen und mit den gesetzten Zielen zu vergleichen, muss festgestellt werden, ob die Ergebnisse der Backups mit den vom Unternehmen festgelegten Leistungskennzahlen übereinstimmen. Schließlich sollten Sie untersuchen, was das IT-Team benötigt, um die gewünschte Backup-Leistung zu erreichen, und die Ressourcen und Prozesse entsprechend anpassen.
Viele Unternehmen verwenden SMART-Kriterien, um einen Backup-KPI zu formulieren. Das bedeutet, dass die Kennzahl einen bestimmten Zweck für das Unternehmen oder die IT-Abteilung hat, dass sie messbar ist, um einen Wert für die Kennzahl zu erhalten, dass sie definierte Leistungsziele hat, die erreichbar sind, dass sie relevant für die Messung und das Management ist und dass sie zeitgebunden ist, das heißt, dass die Werte und Ergebnisse für einen vordefinierten und relevanten Zeitraum angezeigt werden.
KPIs kategorisieren
Rohdatensätze, die ein Unternehmen anhand von Leistungskennzahlen analysiert, werden als Indikatoren bezeichnet. KPI-Kandidaten lassen sich in folgende Unterkategorien einteilen:
- Quantitative Indikatoren, die als Zahl dargestellt werden können.
- Praktische Indikatoren, die eine Schnittstelle zu bestehenden Unternehmensprozessen bilden.
- Richtungsweisende Indikatoren, die angeben, ob eine Organisation besser wird.
- Aktionsfähige Indikatoren, die eine Organisation ausreichend kontrollieren kann, um Veränderungen herbeizuführen.
- Finanzielle Indikatoren, um zu bewerten, ob das System im Vergleich zu seinen Kosten einen Wert darstellt.
Das Erreichen von KPIs für die Datensicherung zeigt den Erfolg der Sicherungs- und Wiederherstellungsaktivitäten. Diese Kennzahlen sind für CIOs und das IT-Management wichtig und werden auch als Schlüsselkontrollen im IT-Auditprozess verwendet.
Herausforderungen bei der Verwendung von KPIs
Der Einsatz von KPIs kann für Unternehmen teuer oder schwierig werden. KPIs wie zum Beispiel die Mitarbeitermoral lassen sich möglicherweise nur schwer – oder gar nicht – quantifizieren. Wenn ein Unternehmen einmal einen KPI erstellt hat, kann es außerdem schwierig werden, ihn an sich ändernde Anforderungen anzupassen, da historische Vergleiche verloren gehen können. Umgekehrt kann ein Unternehmen einen fragwürdigen KPI erstellen, nur weil keine historischen Daten vorhanden sind.
Unternehmen stützen sich bei der Erstellung von Backup-KPIs in der Regel auf endliche Metriken. Dies erleichtert die Verwendung bei der Messung von Backup und Recovery. Ein Backup-KPI, der nur auf unternehmensinternen Praktiken basiert, kann jedoch zu Problemen führen. So kann es für eine IT-Abteilung schwierig sein, ihre Leistung mit der Performance ähnlicher Unternehmen zu vergleichen. Um dieses Problem zu vermeiden, könnte eine Organisation KPIs und andere Benchmarks auf der Grundlage von Unternehmen mit ähnlichem Hintergrund oder Geschäftsmodell erstellen.
Die schnellere Verfügbarkeit von Daten ist für viele Unternehmen ein Wettbewerbsfaktor und -vorteil. Nutzen Sie KPIs und regelmäßige Analysen von Backup-KPI-Daten, um sicherzustellen, dass eine Organisation diese wichtigen Wettbewerbsvorteile aufrechterhalten kann.
