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Tipp

Hybride Arbeitsplätze: Szenarien für die UC-Kostenbestimmung

Wenn IT-Entscheidungsträger ihre Budgets für hybride Arbeitsplätze bewerten, bilden drei Endbenutzerszenarien die Grundlage für Investitionen in UC- und Collaboration-Technologie.

Jon Arnold
von
Zuletzt aktualisiert:24 Okt. 2022

Für die meisten Unternehmen wird hybrides Arbeiten nicht nur neu sein, sondern auch eine notwendige Anpassung an die Realitäten eines Arbeitsplatzes nach COVID-19 darstellen. Es gibt kein Patentrezept für ein ausgewogenes Verhältnis, denn einige Unternehmen nehmen das hybride Arbeitsmodell an, während andere nur zögerlich damit umgehen. Hinzu kommt eine wackelige Wirtschaft, in der sich die Unternehmensleiter mit größeren Problemen auseinandersetzen müssen, zum Beispiel mit einer nachlassenden Nachfrage, steigenden Kosten und anhaltenden Engpässen in der Lieferkette.

Dieser Hintergrund ist wichtig, wenn es um Investitionsentscheidungen in Bezug auf Unified Communications (UC) und Collaboration-Technologien geht. Diese Angebote können zwar einen erheblichen geschäftlichen Nutzen bringen, sind aber kein Allheilmittel, um den Erfolg des hybriden Arbeitsmodells sicherzustellen. UC-Entscheidungsträger müssen realistische Erwartungen an sie stellen. Unabhängig davon, wie effektiv eine UC-Plattform ist, ist sie nur einer von vielen Faktoren, die das hybride Arbeiten vorantreiben. Sie muss von IT-Leitern als Teil einer ganzheitlichen Strategie betrachtet werden.

In diesem Sinne liegt der Schwerpunkt hier auf der Frage, wie das Budget für Collaboration-Technologien zur Unterstützung hybrider Arbeitsformen aussehen sollte. Es gibt keinen Präzedenzfall für Investitionen in Collaboration-Technologien im Rahmen des hybriden Modells. Der richtige Ausgangspunkt besteht darin, die Bedürfnisse der Endbenutzer für drei grundlegende Szenarien zu ermitteln.

1. Büroarbeitsplätze für Angestellte

Dies ist das bekannteste Szenario, bei dem Büroangestellte an einem Schreibtisch oder Arbeitsplatz sitzen. Viele moderne Büros haben sich für eine offene Arbeitsumgebung entschieden, indem sie persönliche Arbeitsplätze zugunsten von Gemeinschaftsräumen mit langen Tischen oder nomadischen Formen der Arbeitsplatzorganisation abgeschafft haben. Unabhängig von der Art der Einrichtung bleiben viele Arbeitsformen singulär und erfordern keine teambasierte Interaktion.

Mit der hybriden Arbeit ist dies nur noch eine Arbeitsform. IT-Entscheider müssen erkennen, wie sich die individuelle Arbeit im Büro von den beiden anderen Szenarien unterscheidet. Bei diesem Szenario ist zu beachten, dass es bei der Arbeit am Schreibtisch oder am Arbeitsplatz in erster Linie um Kommunikation und nicht um Zusammenarbeit geht. Der UC-Bedarf liegt hier eher in der Eins-zu-Eins-Interaktion oder der Verwaltung von Arbeitsabläufen.

Viele der hierfür benötigten Endgeräte und Hardware sind bereits vorhanden: PC, Tischtelefon, Mobilgerät. Die Hauptinvestition fließt lediglich in UC- oder UCaaS-Lizenzen . Auf der Grundlage des SaaS-Modells wird die Budgetierung eine einfache Angelegenheit zur Verwaltung der monatlichen Abonnementkosten für jeden Benutzer sein.

Dieses Modell bietet sowohl der IT-Abteilung als auch den Managern der Geschäftsbereiche Kostensicherheit. Dabei ist jedoch zu bedenken, dass der Bedarf an UC-Funktionen je nach Art der Mitarbeiter und der Art ihrer Tätigkeit variieren wird. Die meisten UCaaS-Anbieter bieten mehrere Preisstufen an, die sich nach dem Funktionsumfang richten, so dass man sich ein genaues Bild von der Gesamtinvestition machen muss.

2. Heimarbeitsplätze

Dies ist das neue Element, das die hybride Arbeit mit sich bringt, und in den meisten Fällen handelt es sich um eine neue Art des Arbeitens. Während sich die Art der Arbeit nicht wesentlich vom ersten Szenario unterscheidet, fehlt es in der häuslichen Umgebung oft an den Merkmalen des Büros. Hier sind Investitionen erforderlich, die über UCaaS-Lizenzen hinausgehen.

In einigen Fällen muss die IT-Abteilung neue Endpunkte und Geräte bereitstellen, in anderen Fällen sind Upgrades erforderlich, um die heutigen UC-Anwendungen zu unterstützen. Ältere Geräte verfügen möglicherweise nicht über ausreichende Funktionen, insbesondere Consumer-Produkte, die nicht für geschäftliche Anforderungen konzipiert sind. Das Gleiche gilt für Breitbanddienste und möglicherweise für Mobilfunktarife, da für die Arbeit von zu Hause aus Konnektivität in Unternehmensqualität erforderlich ist.

Die Höhe der Investitionen hängt von den allgemeinen Plänen Ihres Unternehmens für hybrides Arbeiten ab. Wenn beabsichtigt ist, dass die meisten Mitarbeiter die meiste Zeit von zu Hause aus arbeiten, dann werden die Anforderungen zur Unterstützung dieser Angestellten eher dauerhaft als gelegentlich sein. Dies würde Investitionen in mehr und hochwertigere Endgeräte erfordern, um die Heimarbeit mit der Arbeit im Büro vergleichbar zu machen.

In Fällen, in denen der Umfang der Heimarbeit begrenzt ist, wird es für die Arbeitnehmer einfacher sein, mit dem auszukommen, was sie bereits benutzen, so dass weniger Anpassungen auf ihrer Seite erforderlich sind. Bedenken Sie jedoch, dass Heimarbeit mehr als nur einzelne Aufgaben oder Arbeitsabläufe umfasst. Die Mitarbeiter werden in dieser Umgebung auch zusammenarbeiten, und in den meisten Fällen werden neue Geräte und Endpunkte benötigt, um dies angemessen zu unterstützen.

3. Besprechungsräume im Büro

Dieses Szenario ergibt sich aus dem letzten Punkt des obigen Abschnitts. Es gibt zwei grundlegende Arbeitsweisen: Einzel- und Teamarbeit. Das erste Szenario bezog sich auf die Einzelarbeit im Büro. Wenn es jedoch um die Zusammenarbeit in Teams geht, werden andere Arbeitsbereiche benötigt. Hier kommen die Besprechungsräume ins Spiel.

Einige Arbeitsplätze erfordern nur wenig teambasierte Arbeit, aber viele andere Tätigkeiten sind zunehmend kollaborativ, so dass Besprechungsräume ein wichtiger Bestandteil des modernen Büros sind. Die heutige Technologie, insbesondere UC, macht die Zusammenarbeit einfacher und besser als je zuvor, daher müssen IT-Leiter ausreichende Ressourcen für die Einrichtung und Unterstützung von Besprechungsräumen bereitstellen.

Collaboration ist heute fließend geworden. Teams jeder Größe treffen sich regelmäßig oder auf Ad-hoc-Basis. Dies bedeutet, dass die IT-Abteilung einen flexibleren Ansatz bei der Investition in Büroräume verfolgen muss, die sowohl für kleine als auch für größere Teams geeignet sind. Und nicht nur das: Diese Räume müssen auch für Remote-Teilnehmer geeignet sein, von denen viele von zu Hause aus arbeiten.

Da der Erfolg hybrider Arbeitsformen in hohem Maße davon abhängt, dass ein Gleichgewicht zwischen Büro- und Heimarbeitsplätzen hergestellt wird, kommt diesen Besprechungsräumen eine entscheidende Rolle zu. Sie ermöglichen nicht nur die Zusammenarbeit des gesamten Teams, sondern bilden auch eine wichtige Brücke zwischen Zuhause und dem Büro, was zu einer stärkeren Kultur im gesamten Unternehmen beiträgt.

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