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Gespräche aus Teams und Zoom mit Tucan.ai transkribieren
Mit der Webanwendung Tucan.ai können Benutzer Meetings aus Zoom und Microsoft Teams mit KI transkribieren. Wir zeigen die Möglichkeiten und Grenzen des Tools.
Tucan.ai ist eine Webanwendung, die als Bot mit Microsoft Teams und Zoom verbunden werden kann, um Gespräche und Meetings zu transkribieren. Die Tucan.ai GmbH ist ein Berliner Unternehmen, das sich auf die Entwicklung von KI-basierten Lösungen zur Transkription und Analyse von Gesprächen spezialisiert hat. So ist die Lösung in der Lage, Besprechungen zu transkribieren und Informationen daraus effektiv nutzbar zu machen.
Besprechungen transkribieren, zusammenfassen und annotieren
Neben der vollständigen Transkription kann Tucan.ai Zusammenfassungen erstellen, welche die wichtigsten Informationen aus einem Meeting herausfiltern. Die Software ist zudem in der Lage, Meetings zu protokollieren, Notizen zu erstellen und analytische Annotationen zu verfassen.
Die Erstellung analytischer Annotationen aus Meetings, die über Plattformen wie Teams und Zoom geführt werden, bietet mehrere Vorteile. Erstens ermöglicht die präzise Dokumentation von Besprechungsinhalten eine effektive Nachverfolgung von Aktionspunkten und Entscheidungen. Das verbessert die Transparenz und Verantwortlichkeit innerhalb von Teams. Zweitens unterstützen solche Annotationen die Wissenskonservierung, indem sie wichtige Informationen festhalten und für zukünftige Referenzen zugänglich machen.
Drittens können durch die Analyse dieser Annotationen Muster und Trends in der Kommunikation und Entscheidungsfindung identifiziert werden, was zur Optimierung von Arbeitsprozessen beitragen kann. Viertens erleichtern sie die Integration neuer Teammitglieder, indem sie einen Überblick über vergangene Diskussionen und Entscheidungswege bieten. Schließlich dienen sie als Basis für maschinelles Lernen und Datenanalyse, um Einblicke in Teamdynamiken und Projektfortschritte zu gewinnen. Diese Annotationen stellen somit ein wertvolles Werkzeug für das Informationsmanagement und die Prozessoptimierung in Organisationen dar.
Tucan.ai setzt dabei auf KI-Funktionen, die Versprecher und Füllwörter intelligent herausfiltern können. Der Dienst speichert seine Daten auf Servern, die in Deutschland stehen. Generell gilt: Meetings, in denen mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird, sollten immer besonders sicher behandelt werden.
Tucan.ai zeichnet sich durch eine hohe Genauigkeit bei der Erkennung von Dialekten, Akzenten und Fachjargon aus. Die Anwendung unterstützt sowohl Cloud-basierte als auch On-Premises-Lösungen. Die Plattform bietet darüber hinaus verschiedene Funktionen wie automatische Wortprotokollierung, intelligente Spracherkennung, KI-generierte Zusammenfassungen, Sentiment-Analyse und die Möglichkeit, bis zu 20 Sprecher gleichzeitig zu erkennen.
Audiodateien mit Tucan.ai transkribieren
Neben der direkten Transkription von Meetings kann Tucan.ai Audiodateien transkribieren. Diese können dazu direkt hochgeladen werden. Dabei unterstützt der Dienst die Formate AAC, FLAC, M4A, MP3 und WAV sowie die Videoformate MP4, MOV und WMV.
Die Kosten des Dienstes hängen vom gebuchten Paket ab. Die Abrechnung erfolgt auf Minutenbasis. Das Large Language Model (LLM) des KI-Dienstes wurde mit Wörterbüchern trainiert. Daher kann es vorkommen, dass Fachbegriffe nicht immer korrekt erkannt werden. Auch eine nicht optimale Aussprache kann zu Problemen führen, obwohl Tucan.ai hier zuverlässig arbeitet.
Bei der Nutzung solcher Dienste sollte darauf geachtet werden, dass die KI ständig weitertrainiert wird und die verschiedenen Anbieter ihre Schnittstellen laufend modernisieren. Neben Deutsch versteht Tucan.ai zahlreiche andere Sprachen, darunter Englisch, Spanisch und Französisch. Fehlerquoten von rund fünf Prozent sind daher immer möglich. Dies ist jedoch ausreichend, um Texte zuverlässig zu transkribieren.
Benutzerfreundliche Oberfläche
Tucan.ai bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und kann dazu beitragen, die Produktivität zu steigern, da die Ergebnisse von Besprechungen jederzeit abrufbar sind. Es gehen keine Informationen aus Besprechungen verloren, was die Effektivität erhöht. Tucan.ai ist auch im Bereich der Markt- und Rechtsforschung tätig. Hier bietet das Unternehmen intelligente Kodierungs- und Archivierungslösungen an, die sich auf die Verarbeitung qualitativer Daten mittels künstlicher Intelligenz und natürlicher Sprachverarbeitung konzentrieren.
Basis für die Nutzung von Tucan.ai ist das Webinterface. Hier können die Besprechungsteilnehmer je nach Berechtigung auf die Besprechungsdaten zugreifen und Zusammenfassungen und andere Informationen abrufen. Tucan.ai transkribiert dabei nicht nur, sondern kann auch Fragen beantworten.
Interessant ist die Möglichkeit der Integration in Projektmanagement- und CRM-Tools. Auch hier kann Tucan.ai Daten aus Besprechungen extrahieren und automatisiert in die entsprechenden Bereiche der externen Software integrieren, so dass sie den Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Durch die Integration in Kundensysteme und -workflows auf Anfrage, einschließlich API-Unterstützung, kann Tucan.ai individuell an die spezifischen Anforderungen verschiedener Organisationen angepasst werden.
Nachteile von Spracherkennungslösungen
Beim Einsatz von Spracherkennungssystemen wie Tucan.ai gibt es allerdings auch eine Reihe von Herausforderungen und potenzielle Nachteile.
Obwohl KI-Systeme oft hohe Genauigkeitsraten aufweisen, können sie bei komplexen Sprachmustern, Dialekten, Akzenten und Fachjargon Schwierigkeiten haben. Dies kann zu Fehlinterpretationen oder ungenauen Transkriptionen führen.
KI-gestützte Transkriptionsdienste verarbeiten sensible Daten, die vertrauliche Informationen enthalten können. Trotz Versprechen, Datenschutzstandards wie die EU-DSGVO einzuhalten, bestehen Bedenken hinsichtlich der Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten, insbesondere wenn diese in der Cloud gespeichert werden. Die zunehmende Abhängigkeit von KI-Systemen kann zu einer Verdrängung traditioneller Fähigkeiten führen. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können sich blind auf die Technologie verlassen anstatt auf ihr eigenes Urteilsvermögen und ihre Fähigkeit, Notizen zu machen und Protokolle zu erstellen.
Die Implementierung und Wartung solcher Systeme kann zudem kostspielig sein. Obwohl KI-Systeme in der Lage sind, sich an bestimmte Sprachmuster anzupassen, sind sie in ihrer Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an individuelle Nutzerbedürfnisse oder spezifische Geschäftsanforderungen eingeschränkt. Diese Faktoren verdeutlichen, dass trotz der Fähigkeiten und Vorteile von KI-basierten Spracherkennungslösungen auch Einschränkungen berücksichtigt werden müssen. Tucan.ai gehört zu den leistungsfähigsten Lösungen in diesem Bereich, ist aber nicht fehlerfrei und kostenlos. Bei der Transkription vieler Sitzungen können die Kosten der Lösung durchaus steigen.
Alternative: Microsoft Teams Premium Intelligent Meeting Recap
Als Alternative zu Tucan.ai kann Microsoft Teams Premium mit der Funktion Intelligent Meeting Recap in Betracht gezogen werden. Diese Funktion verwendet KI-Modelle, um automatisch Zusammenfassungen von Besprechungen zu erstellen. Wichtige Punkte, Aufgaben und Verantwortliche werden hervorgehoben. Die Erweiterung bietet eine KI-gestützte Aufzeichnung und Transkription von Besprechungen. Zu den Funktionen gehören automatisch generierte Besprechungsnotizen, empfohlene Aufgaben und personalisierte Highlights. Ziel ist es, die Produktivität im Bereich Besprechungs- und Informationsmanagement zu steigern. Die Funktion ist Teil von Teams Premium, einer Zusatzlizenz, die Teambesprechungen persönlicher, intelligenter und sicherer macht.
Intelligent Meeting Recap in Teams Premium bietet außerdem personalisierte Zeitmarkierungen in den Aufzeichnungen, die anzeigen, wann der eigene Name erwähnt wurde, wann ein Bildschirm freigegeben wurde und wann man der Besprechung beigetreten oder sie verlassen hat. Es gibt auch Sprecher-Zeitmarken, die anzeigen, wer wann gesprochen hat, und es ermöglichen, direkt zu diesem Moment zu springen. Diese Funktionen sind Teil der Teams Premium-Lizenz und stehen in der Standardversion von Microsoft Teams nicht zur Verfügung.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Microsoft Teams Premium und Tucan.ai unterschiedliche Anwendungsbereiche haben. Während Tucan.ai auf die automatische Transkription und Analyse von Besprechungen spezialisiert ist, konzentriert sich Microsoft Teams Premium auf die Verbesserung des Besprechungserlebnisses innerhalb des Teams-Ökosystems. Bei der Auswahl der geeigneten Lösung sollten daher die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen eines Unternehmens oder Projekts berücksichtigt werden.
Airgram und Otter.ai versus Tucan.ai
Es gibt eine Reihe weiterer Tools, die bei der Verarbeitung und Transkription von Sitzungsdaten hilfreich sein können. Fireflies.ai ist ein Tool für die Aufzeichnung und Transkription von Besprechungen und macht die Aufzeichnungen durchsuchbar. Das Tool verfügt über eine Erweiterung namens AskFred, die eine Suchfunktion nach Schlüsselwörtern bietet. Obwohl sich Fireflies.ai auf die Bereitstellung von Transkripten konzentriert, bietet es derzeit keine automatisierten Zusammenfassungen oder To-Do-Listen.
Ein weiteres Tool, Otter.ai, ist für diejenigen interessant, die einen englischsprachigen Sitzungsassistenten oder Transkriptionsdienst suchen. Otter.ai wandelt Audio- und Videodateien in lesbaren Text um. Der Service unterstützt jedoch weniger Sprachen als Tucan.ai.
Airgram.io ist eine weitere Option, die sich als Toolbox für die Produktivität von Meetings versteht. Die Lösung bietet Live-Transkriptionen, um Notizen zu machen, Aufgaben zu definieren und besprochene Ideen weiterzuentwickeln. Dank HD-Videoaufzeichnung, zeitgesteuerter Notizen und Aufgaben ist es für den Benutzer einfach, alle relevanten Informationen im Auge zu behalten.
