Finanzierung von BC/DR-Planung und Resilienz sicherstellen
Einen umfassenden BC/DR-Plan zu erstellen, ist diffizil, und die Finanzierung dieser Services kann der IT-Resilienzstrategie Ihres Unternehmens eine weitere Hürde hinzufügen.
Es kann notwendig sein, Ihre bestehenden Business-Continuity-, Disaster-Recovery-, Security- und andere auf Resilienz ausgerichteten Aktivitäten um etwas zu erweitern, das zusätzliche Mittel erfordert.
Diese Erweiterung bedeutet in der Regel eine Investition in BC/DR- und Resilienzressourcen. Diese Ressourcen können spezielle BC/DR-Planungssoftware, erweiterte Datensicherung, zusätzliche Hardware oder Beratungsdienste umfassen.
Falls nicht genügend Geld im Unternehmensetat vorhanden und die Genehmigung durch das Management nicht wahrscheinlich ist, kann es notwendig sein, eine Investition in diese Ressourcen in die Wege zu leiten.
Die folgenden Tipps sollen bei der Identifizierung, Rechtfertigung, Finanzierung und Beschaffung von Ressourcen zur Unterstützung des BC/DR-Plans und der damit verbundenen Resilienzbemühungen helfen.
Aktuelle Geschäftsanforderungen und -aktivitäten verstehen
Falls sich Ihre Aktivitäten auf BC/DR und verwandte Themen konzentrieren, denken Sie daran, dass Ihre Arbeit auf die Bedürfnisse des Unternehmens ausgerichtet sein muss. Wenn Sie feststellen, dass sich die Investition, die Sie tätigen möchten, positiv auf das Unternehmen und die Erreichung seiner Ziele auswirkt, ist das ein guter Anfang.
Um eine bessere Vorstellung von Ihren Geschäftsanforderungen zu erhalten, werfen Sie einen genaueren Blick darauf, wie die Aktivitäten Ihres Unternehmens durchgeführt werden. Werden Ihre Tätigkeiten hauptsächlich mit manuellen Aufgaben durchgeführt, unterstützt durch Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen und Grafiksoftware?
Möglicherweise verwenden Sie ein älteres System, und die Ergebnisse sind weniger positiv. Welche Arten von Änderungen haben Sie identifiziert, die die Ergebnisse Ihres Teams verbessern werden? Welche zusätzlichen Ressourcen werden benötigt, um das Unternehmen dorthin zu bringen, wo es sein sollte? Die Antworten auf diese Fragen zu kennen, ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, den Fokus des BC/DR-Plan abzuschätzen.
Sobald Sie ein oder mehrere Produkte oder Dienstleistungen identifiziert haben, von denen Sie und Ihr Team glauben, dass sie Ihren Erfolg steigern können, bestimmen Sie, wie sich diese Investitionen auf Ihre Arbeitsweise auswirken werden. Dokumentieren Sie Punkte wie Ihre aktuellen und gewünschten Vorgänge mit einer Gap-Analyse und verwenden Sie die Ergebnisse, um die Art des Produkts zu identifizieren, die am sinnvollsten ist.
Optionen evaluieren
Im Laufe der Durchführung der oben genannten Aktivität ist es auch eine gute Idee. zu untersuchen, wie sich der vorgeschlagene BC/DR-Plan auf andere etablierte Faktoren wie Cybersicherheit und Risikomanagement auswirken kann. Werden sie von dieser Wahl profitieren, oder werden sie Änderungen in ihren Verfahren vornehmen müssen?
Sobald Sie die Art des BC/DR-Plans identifiziert haben, der die internen Bedürfnisse am besten unterstützt, finden Sie heraus, welche Produkte und Dienstleistungen verfügbar sind, die diese Anforderungen unterstützen können.
Hierfür gibt es viele Möglichkeiten, von der Nutzung einer Suchmaschine zur Identifizierung von Optionen bis hin zur Überprüfung von Forschungsberichten von Unternehmen wie Gartner, KPMG und Deloitte. Forschungsberichte liefern analytische Erkenntnisse, die hilfreich sein können, wenn Sie Begründungserklärungen für die Präsentation für das Management erstellen.
Holen Sie Angebote von ausgewählten Anbietern ein und erstellen Sie Tabellen, die Anbieter nach verschiedenen Kriterien vergleichen, wie zum Beispiel. Funktionen, Garantien, Wartung, Installation, Schulung, Dokumentation, Akzeptanztests und Preis.
Finanzielle Auswirkungen und Beschaffung diskutieren
Als nächstes treffen Sie sich mit jemandem aus der Finanz- oder Buchhaltungsabteilung Ihres Unternehmens, um zu verstehen, wie das Unternehmen die vorgeschlagenen Investitionen aus finanzieller Sicht bewertet. Diese Unterhaltung hilft Ihnen, einen ersten Vergleich der Wettbewerber und ihrer Preise durchzuführen. Wenn Sie die Kandidaten auf fünf oder weniger einschränken müssen, sollte diese Diskussion nützlich sein. Es kann Ihnen auch helfen, Dokumente besser auf die Prüfung durch die Finanzabteilungen vorzubereiten.
In den meisten Unternehmen wird jemand oder eine Abteilung mit der Verwaltung des Beschaffungsprozesses beauftragt. Dies ist wichtig, damit die Mitarbeiter keine Assets selbst kaufen und möglicherweise einen höheren Preis zahlen. Die Beschaffungsabteilung ist auch wichtig, beispielsweise bei Regierungsbehörden, da sie sicherstellt, dass die Beschaffungspolitik und -verfahren korrekt eingehalten werden.
Bestimmen Sie Budget und Prioritäten
Wenn Sie Ihr eigenes Budget verwalten, wissen Sie, was für Beschaffungen zur Verfügung steht. Persönlich haben Sie möglicherweise die Option, Artikel bis zu einem bestimmten Betrag zu erwerben. Wenn das, was Sie beschaffen möchten, über Ihrer Unterschriftsberechtigung liegt, müssen Sie wahrscheinlich einen detaillierteren Genehmigungsprozess durchlaufen. Möglicherweise können Sie Mittel von einer Kostenstelle auf eine andere verlagern, um die Investition zu decken, die Sie tätigen möchten.
Der andere Teil Ihrer BC/DR-Plan-Investition ist die Finanzierung, die für Ihr Projekt außerhalb Ihrer Abteilung zur Verfügung stehen könnte. Diese Mittel können für Investitionen und andere außerbudgetäre Posten verwendet werden. Für diese Fälle stehen Sie möglicherweise im Wettbewerb mit anderen Kollegen um die Finanzierung, so dass Ihr Vorschlag klar und präzise sein und den Antrag im bestmöglichen Licht darstellen muss.
IT-Resilienz ist ein wichtiger Teil des Schutzes Ihres Unternehmens und der Vorbereitung auf eine reibungslose Wiederherstellung, aber viele Unternehmen zögern immer noch, Geld für etwas auszugeben, das sie hoffentlich nie brauchen werden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Vorschlag betont, was ohne einen BC/DR-Plan passieren kann.
Ein weiterer Aspekt des Wettbewerbs um außerbudgetierte Finanzierungen besteht darin, festzustellen, ob es bereits Prioritäten des Unternehmens für die Art und Weise gibt, wie Investitionsmittel investiert werden können. Hier kann das Beschaffungsteam oder eventuell die Finanzabteilung helfen.
Den Vorschlag in der Genehmigungshierarchie voranbringen
In Anbetracht der Tatsache, dass Ihr Investitionsvorschlag mit anderen Anträgen auf Finanzierung konkurriert, können Sie Ihrer Sache helfen, indem Sie Folgendes tun:
Vorbereitung einer prägnanten und gut dokumentierten Beschaffungsanfrage
Organisation des Angebots in einem Format, das das Unternehmen für die Bewertung von Investitionen verwendet
wenn Sie die Möglichkeit haben, Ihren Vorschlag dem Management vorzulegen, sollten Sie vorbereitet sein und die Unterlagen korrekt sein
Ihren unmittelbaren Vorgesetzten oder Leiter Ihrer operativen Abteilung bitten, bei Bedarf zur Verfügung zu stehen, um Ihnen zu helfen, die Vorzüge Ihres Vorschlags zu verteidigen
bereit sein, neue Alternativen und Vorschläge zu finden, wenn Ihr Vorschlag abgelehnt wird
Wenn Ihr Vorschlag abgelehnt wird, versuchen Sie zu fragen, warum, und verwenden Sie diese Informationen, um Ihren nächsten Versuch zu verbessern.
Sobald Sie die Art des BC/DR-Plans identifiziert haben, der die internen Bedürfnisse am besten unterstützt, finden Sie heraus, welche Produkte und Dienstleistungen verfügbar sind, die diese Anforderungen unterstützen können.
Als Teil Ihres Investitionsvorschlags sollten Sie bereit sein, einen Business Case für Ihre geplante Investition zu erstellen. Fragen Sie die Personen, mit denen Sie sich zuvor getroffen haben, nach Vorschlägen, wie Sie am besten einen Business Case erstellen können.
Stellen Sie sicher, dass Sie gegeneinander abwägen, wie BC/DR dem Unternehmen zugute kommt gegenüber möglichen Nachteilen oder Risiken der Investition. Erwägen Sie, eine ROI-Analyse durchzuführen, um festzustellen, wie Ihre geplante Investition in einen BC/DR-Plan einen Mehrwert für das Unternehmen bringt und wie schnell es dies im Laufe der Zeit tun wird.
Dem Management den Vorschlag präsentieren
Unabhängig von Ihrer gesamten Vorbereitung müssen Sie in der Lage sein, dem Management den Wert Ihrer geplanten Investition nachzuweisen. Wenn Sie die von uns noch einmal aufgeführten Schritte wiederholen, können Sie einige zusätzliche Daten finden, die Ihnen helfen können, Ihren Fall zu verbessern.
Bringen Sie Ihre Präsentationsfähigkeiten auf den neuesten Stand, insbesondere wenn Sie eine Präsentation vor dem Vorstand des Unternehmens oder einer Gruppe von Führungskräften halten, die Investitionen bewerten. Bringen Sie Mitglieder Ihres Teams mit, um Unterstützung zu haben und Fragen zu beantworten.
Bevor Sie diese neue BC/DR-Software oder diesen Notfallbenachrichtigungsdienst erhalten können, müssen Vorbereitungen getroffen werden. Resilienz ist Investitionen wert, aber das allein reicht nicht aus, um die erforderlichen Mittel zu erhalten. Vielleicht ist der beste Vorschlag, sich mit Experten aus verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens zu treffen, die Sie bei der Durchführung der verschiedenen Phasen des Investmentprozesses unterstützen können.
